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Numérisation et archivage des documents

fond ambiance bleu - site web edilink - spécialiste éditique et services numériques pour les entreprises et syndics

Gestion externalisée et numérisation des archives dormantes

Numérisation et archivage des documents : un enjeu majeur pour les entreprises désireuses de disposer d’un système de consultation de données efficient lorsque les archives physiques deviennent vite un fardeau !

Les entreprises conservent des archives obligatoires qui représentent des centaines de cartons et classeurs encombrant leurs structures internes. En cas de besoin, rechercher une pièce précise devient complexe et chronophage. En externalisant la gestion de vos archives dormantes, vous bénéficiez de nombreux avantages.

Pourquoi archiver ET numériser ses documents ?

Comment bien conserver ses archives dormantes ?

La conservation de vos archives dormantes doit passer par un tiers de confiance et de proximité. Ainsi, vous assurez de mettre vos documents électroniques en sécurité et d’avoir une meilleure traçabilité. Avec une bonne politique d’archivage, vous réduisez les risques de perdre un document important et vous augmentez la sécurité de vos documents dans des locaux dédiés.

Pour bien conserver vos documents et support de gestion, portez une attention particulière à l’espace de stockage pour pouvoir y accueillir toutes les données actuelles et futures. Côté syndic, l’accumulation d’archives peut aller très vite. En effet, vous devez conserver de nombreux documents sur plusieurs années pour chacune de vos copropriétés gérées afin de respecter vos délais juridiques. La recherche et la consultation de document papier peuvent s’avérer complexes et coûteuses pour votre activité de syndic. Passer à une solution de documents numériques avec un stockage des données par un professionnel du secteur peut nettement améliorer votre gestion administrative de biens.

Trouver un endroit de stockage optimal pour archiver vos documents

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Sec

Service archive numérique et physique - Bien conserver ses archives dans un endroit ventilé - solution 2 en 1 Edilink

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Archive numérique et physique conservées dans un endroit entièrement privé et sécurisé - Edilink votre partenaire de gestion documentaire pour TOUT !

Sécurisé

Consultez vos archives dormantes en quelques clics et accédez à vos flux de documents en un temps reccord...

… Edilink s’occupe du reste ! Bénéficiez d’une prestation de services clés en main et économique alliant archivage physique et numérique des documents

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NUmérisation et archivage des documents

ACCÉDER RAPIDEMENT À VOS FICHIERS

L'archivage électronique par Edilink

Une gestion documentaire simple, économique et sécurisante

Edilink stocke et numérise dans un cloud privé tous vos documents administratifs et courriers à conserver.

On transforme votre papier en numérique.

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logo-smart-archives partenaire Edilink pour l'archivage et le stockage de documents

L'archivage physique par Edilink

Une offre d'archivage unique créée en partenariat avec Smart Archives

Libérez vos locaux en externalisant vos documents importants.

Vos documents physiques sont stockés chez notre partenaire Smart Archives. Le délai de prise en charge des archives peut atteindre 10, 20 ou 50 ans selon la nature des documents.

Avec Edilink, vos archives seront numérisées, stockées dans un cloud privé, puis classées. Ainsi, la consultation et le téléchargement des fichiers sera possible depuis une simple connexion internet.

Enfin, Edilink déposera vos documents physiques à son archiviste agréé si vous ne souhaitez plus être encombré dans vos locaux.

POURQUOI CHOISIR EDILINK POUR la numérisation et l'archivage de ses DOCUMENTS ?

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Conciergerie digitale qui simplifie votre quotidien et automatise vos processus

paiement au consentement recueilli

Prix fixe annuel très concurrentiel

Sécurité des données certifiée

Sécurité des données confirmé et stockage certifié

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Interface intuitive pour des équipes opérationnelles rapidement

Une offre de services
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Prise en charge de vos archives physiques

Vous souhaitez passer à un SAE (Système d’Archivage électronique) ? Edilink s’occupe de la récupération de vos archives, de la préparation à la dépollution des documents : agrafes, reliures, classeurs, etc,.

Les documents sont ainsi libérés de toutes entraves et sont placés dans des séparateurs et des dossiers. Puis, ils sont numérisés et indexés sur notre plateforme d’archivage sécurisée. Et le tout en toute confidentialité.

Retrouvez toutes vos archives : documents commerciaux, pièces comptables, documents fiscaux, sociaux, gestion du personnel… sur un espace client unique et sous une nouvelle forme : la dématérialisation de documents

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Gestion simplifiée de vos archives numérisées

Elles sont ensuite stockées dans un cloud personnel. Vous pourrez les consulter via l’interface de stockage numérique, accessible à partir d’une simple connexion internet.

La recherche est instantanée. Vous pouvez consulter, télécharger, restituer et envoyer vos documents aux demandeurs en cas de besoin.

Numérisation et archivage par Edilink : comment ça marche ?

Edilink - récupère vos archives papiers et les numérise
Nous récupérons vos archives directement chez vous
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Edilink - récupère vos archives papiers et les numérise
archive numérique - traitement de vos documents avant numérisation et mise a disposition sur le cloud privé sécurisé - edilink
Nous dépolluons l'ensemble de vos documents : agrafe, trombone, etc.
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numeriser ses documents avec Edilink - Archiviste professionnel
Nous numérisons vos documents en respectant votre classement
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numeriser ses documents avec Edilink - Archiviste professionnel
nous securisons et vous ouvrons vos accès de récupération d'archives en ligne - edilink - archiviste
Nous sécurisons vos archives dans un cloud privé
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Nous ouvrons vos accès de récupération en ligne
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nous securisons et vous ouvrons vos accès de récupération d'archives en ligne - edilink - archiviste
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Remise des archives papiers à notre archiviste (smart archives)
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On rapporte les archives chez vous
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Destruction des archives par un destructeur industriel sécurisé et certifié classe 3
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FAQ

Tous les documents émis ou reçus par une entreprise dans l’exercice de son activité doit être conservés durant une certaine durée minimum. Ces délais sont obligatoires et peuvent faire l’objet de contrôle. La durée varie selon la nature des documents et les obligations légales qui s’y rapportent.

Voici quelques exemples concrets de délais légaux de conservation

  • Facture client : 10 ans 
  • Contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers : 30 ans
  • Bulletins de paie : 5 ans
  • Archive comptable Trésor public : 10 ans

Privilégier un partenaire de confiance et de proximité agréé, proposant u accompagnement sur le long terme et des services inclus tels que la conservation sécurisée, la gestion et l’ordonnancement des archives, le respect des obligations légales d’archivage… Notre expertise orientée syndicat des copropriétaires et de gestion de courrier nous permet de vous accompagner sur toute la ligne et de vous apporter des conseils personnalisés sur le classement de vos archives. 

En externalisant le stockage de vos documents, vous allez réduire vos frais de location au M² du lieu de conservation, les achats de fourniture de bureau et d’archivage ou encore els coûts de gestion et de recherche des documents. Aussi, vous allez faire gagner un temps non négligeable à votre masse salariale pour se concentrer sur des tâches plus stratégiques pour votre entreprise. 

Quelles sont les différences entre GED, SAE et coffre-fort numérique ?

La GED, la SAE et le coffre-fort numérique sont des outils de gestion électronique de documents. Cependant, chacun d’entre eux a des caractéristiques uniques qui les différencient. La GED est axée sur la gestion des documents au quotidien au sein d’une organisation, tandis que la SAE est utilisée pour la gestion des archives à long terme avec une forte valeur probante. Le coffre-fort numérique, quant à lui, est un système de stockage de documents électroniques qui permet de stocker des documents importants et sensibles. L’élément clé qui distingue ces outils de gestion est la valeur probante, qui est la capacité d’un document à prouver quelque chose devant un tribunal ou autre instance légale. Pour stocker au mieux vos archives numériques, nous vous conseillons de faire appel à un spécialiste de l’archivage électronique comme Edilink pour garantir l’intégrité des documents.

Contrairement à l’archivage papier, la dématérialisation des documents est une solution d’archivage permettant la sauvegarde des documents sur le long terme. Les documents électroniques ont la même valeur légale que les documents papier. Confiez le stockage des documents numériques de votre société à Edilink pour plus de simplicité au quotidien.

Vous souhaitez en savoir plus sur notre solution 2 en 1 : numérisation et archivage des documents ?

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    Et si Edilink révolutionnait la façon dont vous gérez vos courriers de gestion ?