Envoyer une lettre recommandée électronique (LRE) certifiée eIDAS

Tous les opérateurs postaux français proposent un service d’expédition de lettres recommandées via Internet. L’entreprise postale se charge de l’impression, de la mise sous pli et de l’expédition.

Le procédé est rapide et simple : il suffit de télécharger son document, de renseigner les coordonnées du ou des destinataires, de valider. Le service postal imprime le courrier qui sera remis par un facteur au domicile de son destinataire.
En France, il existe deux offres de recommandé :

• Le recommandé papier
• Le recommandé électronique ou LRE

Oui, Edilink gère les deux dans un même workflow.

Edilink opère ses lettres recommandées électroniques en interne via Stampee, sa plateforme certifiée eIDAS.

La qualification eIDAS est entrée en vigueur depuis janvier 2019. Les périmètres de qualification varient selon les prestataires.
Retrouvez tous les prestataires éligibles sur le site : webgate.ec.europa.eu/tl-browser/#/tl/FR

Comme pour une lettre recommandée postale La Poste, le destinataire est contraint de s’identifier pour récupérer son recommandé électronique.
Cette vérification d’identité se déroule de la même manière que dans un bureau de poste. Son atout majeur : plus besoin de se déplacer ! L’identification numérique à distance ne prend que quelques secondes seulement.

Pour ce faire, il faut dans un premier temps, cliquer sur le lien de l’e-mail de l’avis de passage envoyé par notification électronique. Puis, photographier sa pièce d’identité. Ensuite, enregistrer une courte vidéo selfie en répétant les 3 chiffres demandés.

Une fois la première lettre recommandée effectuée en ligne, le destinataire peut faire une demande de code à usage unique.

L’avis électronique is the new recommandé électronique ?”*
Pas vraiment…

L’avis électronique est un nouveau procédé mis en place pour répondre aux besoins spécifiques des syndics de copropriété. Il permet plus de flexibilité que la lettre recommandée électronique sur certains points.

Notamment : L’avis électronique est plus simple, vous n’avez pas à demander d’auto-identification lors de la réception de sa convocation d’AG, de son PV d’AG, ou de sa mise en demeure.

Vous êtes informé de chaque étape de l’envoi : la transmission, la réception et la négligence si l’avis n’est pas reçu dans un délai de 21 jours, au format dématérialisé.

Un autre point à ne pas négliger au niveau de l’utilisation de ce procédé.

* »L’avis électronique est le nouveau recommandé électronique »

L’avis électronique ne peut être utilisé que dans les cas spécifiques suivants :

• La notification des convocations d’AG aux copropriétaires
• L’envoi des PV d’Assemblée générale
• L’envoi des mises en demeure en copropriété.
• Pour toute autre communication réglementée, les syndics se tourneront vers la lettre recommandée, version papier ou version dématérialisée.

Cette dernière doit être qualifiée eIDAS pour une valeur probante.

L’eIDAS, Electronic IDentification Authentication and trust Services, est un règlement de l’UE sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein de l’Union Européenne.

Dernier point, l’approbation pour l’envoi d’avis électroniques doit se faire au préalable comme pour le recommandé électronique.

• Pour les destinataires particuliers et administrations : le consentement est obligatoire avant d’envoyer une lettre recommandée électronique (LRE). Celui-ci doit être obtenu par écrit et à une date exacte. Il est valable sans limite de temps pour tous les futurs envois à ce même destinataire.

• Pour les entreprises et professionnels : le consentement n’est pas obligatoire. Cependant, il est conseillé de l’obtenir pour vérifier l’adresse email et s’assurer que le destinataire consulte sa boîte email. Edilink, vous accompagne en ce sens en vous proposant des campagnes d’emailing ou mailing courrier personnalisé à votre image. N’hésitez pas à nous contacter pour plus d’informations. 

Le consentement est obligatoire lorsque le destinataire est un particulier. Il permet de lier une identité à une adresse mail.

2 principaux moyens s’offrent à vous pour qu’il soit conforme :

1. Depuis un lien personnalisé en provenance de Stampee ou tout autre prestataire tiers certifié comme AR24 ; vous ferez parvenir par e-mail à vos destinataires
2. ou manuellement, dans le cadre d’une validation par écrit.

Dans tous les cas, vous devez pouvoir prouver le consentement tacite de votre correspondant pour le passage à la dématérialisation.

Aussi, le Nom et le Prénom du destinataire doivent être obligatoirement renseignés avant d’effectuer un envoi de courrier en LRE. Si le destinataire est une entreprise, il est préférable de notifier un dirigeant (prénom et nom) et de renseigner la raison sociale de l’entreprise.

Enfin, assurez-vous que vos destinataires sont bien équipés et bien renseignés pour recevoir la première LRE.

NON, il n’est pas nécessaire de doubler la LRE par un recommandé papier. La date de première présentation est celle de l’avis de passage envoyé par mail.

Deux choix s’offrent à vous :

• Soit, les personnes de l’indivision consentent à être notifiées sur une même adresse mail
• Soit, chaque membre de l’indivision consent à être notifié sur son adresse mail

Dans ce 2ème cas, il sera nécessaire d’envoyer plusieurs LRE pour éviter tout risque de report d’une AG par exemple.

Non, AR24 achemine plus de 15 000 LRE par jour avec un taux d’accusé réception proche de 80%. Chaque notification est accompagnée d’un SMS envoyé par Edilink. AR24 est identifié comme achemineur du recommandé grâce aux informations que vous aurez donné lors du recueil des consentements et grâce au service SMS de Edilink qui vous permet d’être notifié de l’arrivée de la convocation.