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Envoyer une lettre recommandée électronique

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L'envoi de courrier recommandé en ligne accessible à tous

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Comment ça marche, concrètement ?

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AR24 se place en numéro 1 avec une offre certifiée, moins cher et bien rodé ! Ar24 propose la solution la plus fiable et c’est donc tout naturellement qu’Edilink, prestataire postal hybride pour les entreprises s’est associé à AR24. Un partenariat qui nous a paru comme une évidence.

Michael Assor, Chef d'entreprise chez Edilink

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Edilink rapatrie toutes les information remontées par AR24 et les conserve sur votre espace client sécurisé et hébergé pour une durée de 10 ans.

Aussi, vous avez la possibilité de les télécharger au format d’un clic sur votre serveur afin de les conserver autant que vous voulez. 

Quelle que soit la nature de votre projet, avec Edilink vous n’êtes jamais seul. Plus qu’une solution d’externalisation du courrier, en choisissant Edilink, bénéficiez d’un vrai service sur mesure, co-construit avec vous selon vos projets et vos exigences. 

Assistance en ligne gratuite et formation utilisateur sur demande

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FAQ

Tous les opérateurs postaux français proposent un service d’expédition de lettres recommandées via Internet. L’entreprise postale se charge de l’impression, de la mise sous pli et de l’expédition.

Le procédé est rapide et simple : il suffit de télécharger son document, de renseigner les coordonnées du ou des destinataires, de valider. Le service postal imprime le courrier qui sera remis par un facteur au domicile de son destinataire.
En France, il existe deux offres de recommandé :

La loi ELAN supprime les 15 jours de délais supplémentaires. En effet, la loi ELAN renforce la sécurité des envois de lettre recommandée électronique (appelée aussi de LRE), en imposant que tous les envois disposent de la certification européenne eIDAS et d’une authentification forte pour une identité numérique encore plus sécurisée.

La qualification eIDAS est entrée en vigueur depuis janvier 2019. Les périmètres de qualification varient selon les prestataires.
Retrouvez tous les prestataires éligibles sur le site : webgate.ec.europa.eu/tl-browser/#/tl/FR

Comme pour une lettre recommandée postale la Poste, le destinataire est contraint de s’identifier pour récupérer son courrier recommandée électronique.
Cette vérification d’identité se déroule de la même manière que dans un bureau de Poste. Son atout majeur : plus besoin de se déplacer ! L’identification numérique à distance ne prend quelques secondes seulement.

Pour ce faire, il faut dans un premier temps, cliquer sur le lien de l’email de l’avis de passage envoyé par notification @ar24.fr, Puis, photographier sa pièce d’identité. Ensuite, enregistrer une courte vidéo selfie en répétant les 3 chiffres demandés.

Une fois la première lettre recommandée électronique effectuée, le destinataire peut faire une demande de code à usage unique.

L’avis électronique is the new recommandé électronique ?”*
Pas vraiment…

L’avis électronique est un nouveau procédé mis en place pour répondre aux besoins spécifiques des syndics de copropriété. Il permet plus de flexibilité que la lettre recommandée électronique sur certains points.

Notamment : L’avis électronique est plus simple, le destinataire n’a pas à s’identifier lors de la réception de sa convocation d’AG, de son PV d’AG, ou de sa mise en demeure.

Vous êtes informé de chaque étape de l’envoi : la transmission, la réception et la négligence si l’avis n’est pas reçu dans un délai de 21 jours, au format dématérialisé.

Un autre point à ne pas négliger au niveau de l’utilisation de ce procédé.

*”L’avis électronique est le nouveau recommandé électronique”

L’avis électronique ne peut être utilisé que dans les cas spécifiques suivants :

  • La notification des convocations d’AG aux copropriétaires
  • L’envoi des PV d’Assemblée générale
  • L’envoi des mises en demeure en copropriété.
  • Pour toute autre communication réglementée, les syndics se tourneront vers la lettre recommandée, version papier ou version dématérialisée.

Cette dernière doit être qualifiée eIDAS pour une valeur probante.

L’eIDAS, Electronic IDentification Authentication and trust Services, est un règlement de l’UE sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein de l’Union Européenne.

Dernier point, le recueil de consentement pour l’envoi d’avis électroniques doit se faire au préalable comme pour le recommandé électronique.

LE CADRE LÉGAL ET JURIDIQUE

Suite à l’entrée en application du décret n° 2020-834 du 2 juillet 2020 pris pour l’application de l’ordonnance n° 2019-1101 du 30 octobre 2019 portant réforme du droit de la copropriété des immeubles bâtis et relatif à diverses mesures concernant le fonctionnement de la copropriété, les syndics de copropriété peuvent transmettre, par voie électronique certaines communications courantes en copropriété.

Rappel du décret n° 2020-834 qui définit le cadre juridique de l’avis électronique :

« Art. 64-2.-Pour l’application de l’article 42-1 de la loi du 10 juillet 1965, toutes les notifications et mises en demeure peuvent également être faites soit par lettre recommandée électronique dans les conditions prévues par les articles R. 53 à R. 53-4 du code des postes et des communications électroniques, soit au moyen d’un procédé électronique mis en œuvre par l’intermédiaire d’un prestataire de services de confiance qualifié et garantissant l’intégrité des données, la sécurité, ainsi que la traçabilité des communications, dans les conditions prévues aux articles 64-5 à 64-9. »

Ce que dit le RGPD :

Le consentement n’est pas un concept nouveau, puisqu’il était déjà inscrit dans la loi Informatique et Libertés. Le RGPD complète néanmoins sa définition et précise cette notion sur certains aspects, afin de permettre aux personnes concernées d’exercer un contrôle réel et effectif sur le traitement de leurs données.

Le consentement est défini comme « toute manifestation de volonté, libre, spécifique, éclairée et univoque par laquelle la personne concernée accepte, par une déclaration ou par un acte positif clair, que des données à caractère personnel la concernant fassent l’objet d’un traitement”.

Enfin l’article L100 du Code des postes et des communications électroniques : lors de l’envoi eIDAS, vous devez obtenir le consentement de votre destinataire non professionnel à recevoir vos communications électroniques à une adresse email donnée. Ce consentement est une étape indispensable qui doit précéder vos envois à destination de tout destinataire non professionnel ou administration. Le recueil du consentement n’est pas nécessaire pour un destinataire professionnel (entreprise).

Le consentement est obligatoire lorsque le destinataire est un particulier. Il permet de lier une identité à une adresse mail.

2 principaux moyens s’offrent à vous pour recueillir un consentement valide : 

  1. Depuis un lien personnalisé en provenance de AR24 que vous ferez parvenir par email à vos destinataires
  2. Manuellement, dans le cadre d’une validation par écrit.
  3. Pour les avis électroniques certifiés, Edilink met en place un service de recueil de consentement unitaire ou de masse. Contactez-nous pour en savoir plus sur nos solutions dédiées aux Syndics. 

Dans tous les cas, vous devez pouvoir prouver le consentement tacite de votre correspondant pour le passage à la dématérialisation.

Aussi, le Nom et le Prénom du destinataire doit être obligatoirement renseigné avant d’effectuer un envoi de courrier en LRE. Si le destinataire est une entreprise, il esr préférable de notifier un dirigeant (prénom et nom) et de renseigner la raison sociale de l’entreprise.

Enfin, assurez vous que vos copropriétaires sont bien équipés et bien renseignés pour recevoir la première LRE.

Deux choix s’offrent à vous :

  • Soit, les personnes de l’indivision consentent à être notifiées sur une même adresse mail
  • Soit, chaque membre de l’indivision consent à être notifié sur son adresse mail

Dans ce 2ème cas, il sera nécessaire d’envoyer plusieurs LRE pour éviter tout risque de report d’une AG par exemple.

NON, il n’est pas nécessaire de doubler la LRE par un recommandé papier. La date de première présentation est celle de l’avis de passage envoyé par mail

Non, AR24 achemine plus de 15 000 LRE par jour avec un taux d’accusé réception proche de 80%. Chaque notification est accompagnée d’un SMS envoyé par Edilink. AR24 est identifié comme achemineur du recommandé grâce aux informations que vous aurez donné lors du recueil des consentements et grâce au service SMS de Edilink qui vous permet d’être notifié de l’arrivée de la convocation

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