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Avis d’expert : l’externalisation du courrier des syndics

Entreprise à taille humaine experte dans la gestion de courrier externalisé pour les syndics de copropriété, Edilink accompagne ses clients dans le pilotage de leurs courriers administratifs, du papier à l’électronique ! Notre Président Directeur Général, Michael Assor prend la parole dans le magazine spécialisé Informations-Entreprise .

Publirédactionnel : Février 2023
 

L'externalisation du courrier des Syndics

Pourquoi l’externalisation du courrier est-elle devenue un enjeu majeur pour les syndics ?

Michaël ASSOR : Pour comprendre toute la valeur ajoutée d’une telle offre, il convient tout d’abord d’identifier ce qui compose le quotidien d’un syndic. 

Prenons un exemple : un syndicat gérant 10 000 lots doit en moyenne traiter plus de 30 000 pages chaque trimestre lors de l’envoi de ses appels de fonds. De l’impression à l’envoi, il faut en moyenne 3 à 4 jours, ainsi que plusieurs employés, pour arriver à bout d’une telle tâche.

En externalisant l'envoi du courrier, un syndic gagne mécaniquement du temps !

Gestion et traitement des envois de convocation d’Assemblée Générale, appels de fonds, mises en demeure, et plus encore : peu importe le document, et en tant qu’entreprise de Facility Management, Edilink met ainsi à la disposition des syndics une solution 100% compatible avec tous les logiciels métiers du marché – un système automatisé, qui va permettre en quelques secondes et en quelques clics denvoyer du courrier simple ou en recommandé aux destinataires.

Dans les faits, nous prenons donc purement et simplement en charge les tâches chronophages de nos clients, afin que ces derniers puissent se concentrer sur des sujets à plus forte valeur ajoutée.

Vous abordez justement la flexibilité de votre solution. Pouvez-vous préciser votre propos ?

Michaël ASSOR : Bien entendu ! Depuis sa création en 2014, le leitmotiv d’Edilink a toujours été de s’adapter à ses clients, et non l’inverse. Dans ce sens, nous avons construit notre solution de gestion de courrier afin qu’elle puisse s’intercaler avec l’ensemble des dispositifs de nos clients.

95% de nos clients étant des syndics, c'est toute l'entreprise Edilink qui a une culture syndic. Du commercial à la facturation en passant par la production, tout notre staff est sensible aux impératifs et aux obligations légales de nos clients

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Nous comprenons et maîtrisons tous leurs enjeux en termes de responsabilité. Pour ce faire, nous avons orienté notre production pour être en phase avec la législation. Dans les faits, cela veut surtout dire que nous priorisons les envois de convocation d’AG pour que nos clients puissent être dans les délais légaux de 21 jours ouvrés. Ainsi, tous les envois de convocation déposés sur notre plateforme avant 11h00 partent le jour même.

Au-delà d'une promesse, c'est une vraie tranquillité d'esprit pour nos clients

Au-delà de la notion de gain de temps, en quoi l’externalisation du courrier permet-elle de générer des économies ?

Michaël ASSOR : Avant de répondre à votre question, il convient de préciser mon précédent propos. Lorsque j’aborde la notion de « gain de temps », je fais ici référence au processus d’externalisation en tant que tel, mais pas seulement ! Chaque utilisateur doit avant tout profiter d’outils au diapason des enjeux.

L'externalisation n'est rien sans une prise en compte précise des besoins, qui plus est lorsque l'on aborde la question immobilière

Par exemple, un syndic doit envoyer chaque année tout un ensemble d’éléments de communication. Je fais ici référence aux appels de fonds, aux assemblées générales, aux procès-verbaux et plus encore ! Ces obligations, nous les abordons à bras le corps en mettant à la disposition des utilisateurs des critères d’envoi personnalisables. Une fois connecté à leur espace client, ils pourront ainsi télécharger simplement leurs fichiers avant de nous les transmettre et nous nous occupons de tout le reste : impression, mise sous pli, affranchissement, dépôt de poste, scan des AR, suivi, archivage…

Concernant la question des économies, et depuis la loi Elan portant sur l’Evolution du Logement, de l’Aménagement et du Numérique, les syndics peuvent refacturer leurs frais d’affranchissement de courriers aux propriétaires d’immeubles. Ainsi, tous les mois une facture par immeuble sera établie aux SDC* avec le détail des envois réalisés sur le mois.

 

Nos clients vont automatiquement gagner un temps précieux au niveau de la comptabilité et les copropriétaires vont gagner en transparence tout en bénéficiant de tarifs postaux 50% moins chers.

avis d'expert l'externalisation du courrier des syndics avec Edilink - Ne plier plus vos courriers
En 2023, vous avez mieux à faire que de plier du papier

Coté syndic, les économies d’échelles sont très importantes et notre solution viendra rapidement en substitution de frais récurrents et importants pour l’entreprise comme : l’achat de papier, d’enveloppes, les consommables, la machine à affranchir … sans parler du plus important qui est le gain de temps pour les collaborateurs qui ont mieux à faire que de plier du papier en 2023.

syndic de copropriété : refacturer simplement vos frais de timbres à vos copropriétaires - Automatisation - refacturation affranchissement automatique

Enfin, nous travaillons en partenariat avec la société AR24 pour la gestion et l’envoi des courriers recommandés en mode électronique. 

La bonne nouvelle est que cet envoi coute ZERO à nos clients syndics, car les frais sont imputables aux copropriétés.

Depuis quelques années, la question de la digitalisation de l’envoi de courrier prend en effet une place prépondérante. Comment Edilink aborde-t-elle ce nouveau paradigme ?

Michaël ASSOR : Depuis la Loi Alur, promulguée en 2014, il est possible de communiquer certaines pièces de manière électronique. Je fais notamment référence à la fameuse LRE (lettre recommandée électronique). Si la question de la réception de la LRE posait problème à l’époque, la période Covid-19 a poussé le législateur à simplifier le processus afin de faciliter le travail des syndics. Aujourd’hui, un seul avis simplifié électronique fait foi.

Résultat : Un taux d’acceptation multiplié par trois depuis 2019 !

Consentement eIDAS - certification - AR24 et EDILINK

Ainsi, et comme évoqué précédemment, notre partenariat avec AR24 nous permet d’aborder le sujet de la dématérialisation de l’envoi de courrier en créant une solution gagnante-gagnante à la fois pour le co-propriétaire avec un coût du timbre divisé par 3, et pour les syndics, ces derniers n’ayant plus de dépense papier à effectuer.

Au-delà de la Lettre Recommandée Electronique, l’ADN d’Edilink est résolument tourné informatique. Si la création de nos propres API permet d’illustrer notre savoir-faire, notre réelle expertise réside dans notre faculté à accompagner nos clients syndics dans le déploiement de cette solution – de les conseiller, afin de privilégier des dispositifs adaptés à leur typologie.

Quels sont vos projets d'avenir ?

Aujourd’hui, nous nous positionnons comme l’expert du courrier sortant.

Demain, nous serons présentés comme des experts courrier 360° pour les entreprises et syndics de copropriété !

Nous souhaitons continuer à développer des solutions verticales dédiées aux syndics. Ceci étant dit, nous nous positionnons avant tout comme une entreprise au service de ses clients. Dans ce sens, notre priorité reste de créer de la valeur ajoutée afin d’automatiser les tâches chronophages, en travaillant sur l’espace client, sur des offres d’outils statistiques, etc.

Aujourd’hui, nous nous positionnons comme l’expert du courrier sortant, demain, nous proposerons des solutions innovantes consacrées aux problématiques liées à la gestion du document dans l’entreprise, comme une solution pour le courrier entrant ou encore une offre d’archivage et de numérisation, affaire à suivre !

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