Les convocations et procès-verbaux d’Assemblées Générales, sont issus du courrier des syndics. Ce terme désigne l’ensemble des courriers envoyés par un syndic de copropriété, généralement aux copropriétaires d’un immeuble ou d’un ensemble d’immeubles.
Ce courrier est utilisé pour informer les copropriétaires des décisions prises lors des Assemblées Générales, des appels travaux prévus dans l’immeuble, des changements dans les règles de la copropriété, des informations financières, etc.
Les convocations et procès-verbaux peuvent être envoyés de deux façons :
Cela dépendra des préférences des copropriétaires et des règles de la copropriété. D’ailleurs, depuis le 9 avril 2024, la loi a déclaré que les notifications d’AG peuvent par défaut être envoyées par voie électronique, sans recueil de consentement au préalable des copropriétaires.
En premier lieu, découvrez dans cet article les 5 préoccupations actuelles des Syndics en matière d’envoi de convocations et procès-verbaux d’AG. Puis, nous verrons dans un second temps quelle est la place aujourd’hui du courrier postal. Enfin, vous clotururons par les différents modes d’envoi possible et leurs avantages.
Edilink décrypte !
En matière de syndic de copropriété, les préoccupations concernant l’envoi des convocations et des procès-verbaux varient selon plusieurs facteurs. Voici les principales préoccupations des Syndics et Administrateurs de Biens :
Les administrateurs de biens doivent se conformer aux lois régissant l’envoi des convocations et des procès-verbaux, en respect de la législation en vigueur. Par exemple, la loi exige un délai de 21 jours entre l’envoi des convocations et la tenue de l’assemblée générale. Le syndic doit organiser au moins une assemblée générale par an, et chaque fois qu’il le juge nécessaire, réunissant tous les copropriétaires. Avant la loi du 9 avril 2024, les convocations aux AG pouvaient être envoyées par avis électronique simple (ERE) si le syndic obtenait un consentement clair, explicite et horodaté. Aujourd’hui, la tendance s’est inversée. Si un copropriétaire ne souhaite pas recevoir sa convocation par voie électronique, il doit en informer son syndic. La loi stipule que le syndic doit simplement informer ses copropriétaires des moyens disponibles pour refuser les envois électroniques.
La sécurité des communications est une préoccupation croissante pour les syndics de copropriété, voire devenue une priorité incournable du secteur de l’immobilier. Face à l’augmentation des cyberattaques et des violations de données, les syndics doivent assurer la confidentialité des informations échangées. En effet, la gestion de documents sensibles, tels que les procès-verbaux d’assemblées générales, les notifications légales ou encore les informations financières, nécessite une protection renforcée. Utiliser des canaux sécurisés pour l’envoi des documents critiques est essentiel. Les partenaires technologiques et prestataires de services doivent offrir des solutions conformes aux normes de protection des données, comme le RGPD et être membres d’organismes de confiance tels que la Fédération Nationale des Tiers de Confiance du Numérique (FNTC). Cela garantit non seulement la sécurité des communications, mais renforce également la confiance des copropriétaires.
L’accessibilité et la facilité d’utilisation des outils numériques sont des préoccupations majeures pour les syndics. L’utilisation des canaux de communication accessibles et conviviaux peut être une priorité. Edilink répond à ces besoins avec un extranet innovant permettant de suivre toute la vie des courriers postaux et électroniques envoyés par le syndic. Cet espace offre une maîtrise totale des consommations et un accès détaillé aux factures émises directement pour le compte d’un immeuble (refacturation directe par SDC). Ce super outil est particulièrement apprécié par les comptables et les ADB, renforçant ainsi la transparence et l’efficacité des processus administratifs pour les syndics et copropriétaires.
Certains syndics peuvent chercher à optimiser leurs processus en adoptant des solutions numériques pour l’envoi des convocations et procès-verbaux. Cela peut inclure l’utilisation de plateformes en ligne, de signatures électroniques, etc.
Choisir un prestataire postal orienté dématérialisation du courrier des syndics est un atout pour assurer la réussite de sa transition numérique.
Edilink propose toujours plus de services numériques pour s’adapter aux évolutions du marché des Syndics : LRE, avis électronique pour les notifications d’AG, suivi d’acheminement électronique pour les PV… Découvrez-les en fin d’article.
L’envoi traditionnel de convocations et de procès-verbaux par courrier postal peut entraîner des coûts importants. L’envoi de courrier par voie électronique est un moyen de réduire les coûts du cabinet puisque 100% de la prestation est facturable directement à la SDC.
Faites le choix de l'externalisation de votre courrier sortant pour assurer votre sécurité et sérénité.
En France, le courrier postal est encore largement utilisé pour envoyer et recevoir des lettres et des colis.
Cependant, avec l’avènement de l’internet et des technologies de communication numérique, l’utilisation du courrier postal a diminué au fil des années.
De nombreuses entreprises et particuliers utilisent désormais des moyens de communication électronique pour envoyer et recevoir des messages et des documents. En somme, cela a entraîné une baisse de la demande pour les services postaux traditionnels.
Malgré cela, le courrier postal reste un moyen important de communication en France, en particulier dans certaines régions ou pour certains types de courrier, comme les documents officiels et le courrier des syndics régit par la loi et le Code de la copropriété.
La convocation à l’Assemblée Générale est une étape importante dans la vie d’une copropriété. En effet, c’est lors de cette réunion que les copropriétaires prennent les décisions importantes concernant la gestion et l’administration de l’immeuble ou de l’ensemble d’immeubles. La Loi sur la copropriété (Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965) prévoit des dispositions concernant la convocation de l’assemblée générale des copropriétaires.
Selon l’article 17 de la loi, la convocation de l’assemblée générale doit être faite par écrit et envoyée aux copropriétaires au moins 21 jours avant la date de l’assemblée pour laisser suffisamment de temps aux copropriétaires pour préparer et participer à l’assemblée. Depuis la loi Elan de 2014, les convocations pour une AG peuvent être envoyées électriquement. Seulement, les copropriétaires devaient comme vu plus haut et cela avant la mise à jour de la réglementation du 9 avril 2024 donner en amont leur consentement de manière claire et explicite. Avec Edilink, les syndics récoltaient jusqu’à 30% de retours des consentements pour l’envoi électronique et assurez votre conformité avec la réglementation en vigueur.
Aujourd’hui, la tendance s’est inversée. C’est aux Copropriétaires de faire les démarches de “refus” face à l’envoi par défaut des courriers électroniques. Par conséquent, Edilink a transformé son service de recueil de consentement par un service de gestion de vos préférences d’envoi. En tant que Syndic, vous avez l’obligation de communiquer les moyens qui s’offrent à vos coprorpiétaires pour demander le refus des envois par voie électronique?? On vous accompagne de bout en bout dans cette démarche.
Vous souhaitez en savoir plus sur nos services de gestion des préférences d’envoi pour les copropriétaires et d’avis électronique ?
Il n’y a pas d’obligation légale pour les syndics de copropriété d’envoyer leur courrier par voie postale simple ou par courrier recommandé ou encore d’utiliser un système de suivi de courrier.
Cependant, il vous est recommandé d’envoyer le courrier par voie postale dans certains cas, notamment lorsque le courrier contient des informations importantes ou confidentielles, ou lorsque la réception du courrier est cruciale pour la gestion de votre copropriété.
L’utilisation d’un système de suivi de courrier est une bonne idée pour s’assurer que votre courrier a bien été reçu par le destinataire. Aussi, cela vous évite d’éventuels litiges ou contestations. Toutefois, il est important de vérifier vos règles de copropriété pour savoir si l’utilisation de courriers postaux et de systèmes de suivi est autorisée.
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En tant que Syndic, vous avez souvent recours à l’envoi de courrier pour convoquer les assemblées générales et envoyer les procès-verbaux aux copropriétaires. Vous devez envoyer la convocation d’AG à vos copropriétaires assez longtemps avant la date de l’assemblée générale. Ainsi, chaque copropriétaire peut consulter l’ordre du jour, se préparer et participer à l’assemblée. Vous pouvez l’envoyer par voie postale, par Lettre Recommandée Electronique ou par avis électronique (plus simple, plus économique).
Découvrez le principe de l’avis électronique simple.
L’Avis Electronique est un nouveau procédé électronique conçu spécialement pour les syndics de copropriété. L‘avis électronique a pour objectif de simplifier encore plus les processus d’envoi et de réception des courriers réglementés. Découvrez la différence entre avis électronique et lettre recommandée électronique.
Avec l’électronique, l’envoi et la réception du courrier sont instantanés et 100% refacturables à la SDC. Ce nouveau mode d’envoi permet aux Cabinet de Syndics de réduire considérablement ses charges et frais de gestion.
Après l’AG, vous devez envoyer aux copropriétaires les procès-verbaux. Les procès-verbaux sont des comptes rendus écrits des décisions prises lors des assemblées générales de copropriété. Vous devez envoyer vos PV aux copropriétaires pour les informer des décisions prises et des sujets qui ont été discutés lors de la réunion. Il est important que les procès-verbaux soient envoyés dans les délais prévus par la loi (1 mois après l’Assemblée Générale). Laissant ainsi aux copropriétaires suffisamment de temps pour en prendre connaissance et s’y conformer.
Désormais, vous pouvez envoyer vos Procès-verbaux par acheminement électronique suivi.
Plus sécurisant qu’un simple e-mail, ce nouveau mode d’envoi est encore peu généralisé. Pourtant, il présente de nombreux atouts :
Pour en savoir plus, découvrez notre solution d’avis d’acheminement électronique venant en remplacement de vos procès-verbaux envoyés aux copropriétaires non opposants par courrier simple.
Courrier dématérialisé
Découvrez les nouvelles façons d’envoyer vos convocations et Procès-verbaux d’AG et comment obtenir le consentement des copropriétaires pour l’envoi électronique, sans rien faire.
