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Envoi de convocations et PV d’AG : Quelles sont les préoccupations actuelles des syndics pour les assemblées générales de copropriété ?

Convocations des copropriétaires et Procès-verbaux d'Assemblées Générales : introduction

Les convocations et procès-verbaux d’Assemblées Générales, sont issus du courrier des syndics. Ce terme désigne l’ensemble des courriers envoyés par un syndic de copropriété, généralement aux copropriétaires d’un immeuble ou d’un ensemble d’immeubles.

Ce courrier est utilisé pour informer les copropriétaires des décisions prises lors des Assemblées Générales, des appels travaux prévus dans l’immeuble, des changements dans les règles de la copropriété, des informations financières, etc. 

Les convocations et procès-verbaux peuvent être envoyés de deux façons :

  1. soit par courrier postal
  2. soit par courrier électronique

Cela dépendra des préférences des copropriétaires et des règles de la copropriété.

Dans cet d’article, découvrez dans un premier temps, quelles sont les préoccupations actuelles des Syndics en matière d’envoi de convocations et procès-verbaux d’AG. Dans un second temps, nous verrons quelle est la place aujourd’hui du courrier postal ? Et dans un troisième temps, quels sont les nouveaux modes d’envoi ?

Edilink décrypte !

5 préoccupations actuelles des Syndics sur l'envoi des convocations et Procès-verbaux d'AG

En matière de syndic de copropriété, les préoccupations concernant l’envoi des convocations et des procès-verbaux varient selon plusieurs facteurs. Voici les principales préoccupations des Syndics et Administrateurs de Biens : 

Le respect de la réglementation pour une convocation à l'assemblée générale

Les syndics de copropriété doivent veiller à respecter les dispositions légales en matière d’envoi des convocations et procès-verbaux, en conformité avec la loi et les règlements en vigueur.

La sécurité des communications avec tous les copropriétaires

La sécurité des communications est une préoccupation croissante. Les syndics sont de plus en plus nombreux à utiliser des moyens sécurisés pour l’envoi des documents afin de garantir la confidentialité des informations sensibles liées à la copropriété.

L'accessibilité et la facilité d'utilisation

Si le syndic a de plus en plus d’intérêt pour la facilité d’accès aux documents pour tous leurs copropriétaires, l’utilisation des canaux de communication accessibles et conviviaux peut être une priorité. 

En tant qu’Expert de solutions éditique, Edilink a récemment mis en place récemment un extranet client dédié à ses clients Syndic  pour accéder facilement à toute l’information SDC (outil de facturation en ligne) et aux remontés statistiques d’envoi. 

La transition vers l'e-mail et numérique

Certains syndics peuvent chercher à optimiser leurs processus en adoptant des solutions numériques pour l’envoi des convocations et procès-verbaux. Cela peut inclure l’utilisation de plateformes en ligne, de signatures électroniques, etc. 

Choisir un prestataire postal orienté dématérialisation du courrier des syndics est un atout pour assurer la réussite de sa transition numérique. 

La réduction des coûts

L’envoi traditionnel de convocations et de procès-verbaux par courrier postal peut entraîner des coûts importants. L’envoi de courrier par voie électronique est un moyen de réduire les coûts du cabinet puisque 100% de la prestation est facturable directement à la SDC.

Faites le choix de l'externalisation de votre courrier sortant pour assurer votre sécurité et sérénité.

Quelle place pour le courrier postal ?

En France, le courrier postal est encore largement utilisé pour envoyer et recevoir des lettres et des colis.

Cependant, avec l’avènement de l’internet et des technologies de communication numérique, l’utilisation du courrier postal a diminué au fil des années. 

De nombreuses entreprises et particuliers utilisent désormais des moyens de communication électronique pour envoyer et recevoir des messages et des documents. En somme, cela a entraîné une baisse de la demande pour les services postaux traditionnels.

Malgré cela, le courrier postal reste un moyen important de communication en France, en particulier dans certaines régions ou pour certains types de courrier, comme les documents officiels et le courrier des syndics régit par la loi et le Code de la copropriété.

Quelle place pour le courrier des syndics envoi convocations et procès-verbaux d'AG

Code de la copropriété VS l'envoi de courrier des Syndics

La convocation à l’Assemblée Générale est une étape importante dans la vie d’une copropriété. En effet, c’est lors de cette réunion que les copropriétaires prennent les décisions importantes concernant la gestion et l’administration de l’immeuble ou de l’ensemble d’immeubles. La Loi sur la copropriété (Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965) prévoit des dispositions concernant la convocation de l’assemblée générale des copropriétaires.

Selon l’article 17 de la loi, la convocation de l’assemblée générale doit être faite par écrit et envoyée aux copropriétaires au moins 21 jours avant la date de l’assemblée pour laisser suffisamment de temps aux copropriétaires pour préparer et participer à l’assemblée. Depuis la loi Elan de 2014, les convocations pour une AG peuvent être envoyées électriquement. Seulement, les copropriétaires doivent donner en amont leur consentement de manière claire et explicite. Avec Edilink, récoltez jusqu’à 30% de retours des consentements pour l’envoi électronique et assurez votre conformité avec la réglementation en vigueur. 

 

L'obligation de l'envoi en recommandé pour les copropriétaires : un principe toujours d'actualité ?

Il n’y a pas d’obligation légale pour les syndics de copropriété d’envoyer leur courrier par voie postale simple ou par courrier recommandé, ou d’utiliser un système de suivi de courrier.

Cependant, il vous est recommandé d’envoyer le courrier par voie postale dans certains cas, notamment lorsque le courrier contient des informations importantes ou confidentielles, ou lorsque la réception du courrier est cruciale pour la gestion de votre copropriété.

L’utilisation d’un système de suivi de courrier est une bonne idée pour s’assurer que votre courrier a bien été reçu par le destinataire. Aussi, cela vous évite d’éventuels litiges ou contestations. Toutefois, il est important de vérifier vos règles de copropriété pour savoir si l’utilisation de courriers postaux et de systèmes de suivi est autorisée.

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Les nouveaux modes d’envoi des courriers des syndics

Envoyer des Convocations d'AG (assemblée générale des copropriétaires)

En tant que Syndic, vous avez souvent recours à l’envoi de courrier pour convoquer les assemblées générales et envoyer les procès-verbaux aux copropriétaires. Vous devez envoyer la convocation d’AG à vos copropriétaires assez longtemps avant la date de l’assemblée générale. Ainsi, chaque copropriétaire peut consulter l’ordre du jour, se préparer et participer à l’assemblée. Vous pouvez l’envoyer par voie postale, par Lettre Recommandée Electronique ou par avis électronique (plus simple, plus économique).

Découvrez le principe de l’avis électronique.

 

L'avis électronique : la nouvelle norme

L’Avis Electronique est un nouveau procédé électronique conçu spécialement pour les syndics de copropriété. Lavis électronique a pour objectif de simplifier encore plus les processus d’envoi et de réception des courriers réglementés. Découvrez la différence entre avis électronique et lettre recommandée électronique. 

Avec l’électronique, l’envoi et la réception du courrier sont instantanés et 100% refacturables à la SDC. Ce nouveau mode d’envoi permet aux Cabient de Syndics d’optimiser ses charges. 

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Envoyer des Procès-verbaux suite à une assemblée générale

Après l’AG, vous devez envoyer aux copropriétaires les procès-verbaux. Les procès-verbaux sont des comptes rendus écrits des décisions prises lors des assemblées générales de copropriété. Vous devez envoyer vos PV aux copropriétaires pour les informer des décisions prises et des sujets qui ont été discutés lors de la réunion. Il est important que les procès-verbaux soient envoyés dans les délais prévus par la loi (1 mois après l’Assemblée Générale). Laissant ainsi aux copropriétaires suffisamment de temps pour en prendre connaissance et s’y conformer.

 

L'avis d'acheminement électronique : la nouvelle norme

Désormais, vous pouvez envoyer vos Procès-verbaux par avis d’acheminement électronique. Plus sécurisant qu’un simple e-mail, ce nouveau mode d’envoi est encore peu généralisé. Pourtant, il présente de nombreux atouts :

  • L’automatisation des envois
  • La suppression du risque de perte de données et d’erreurs de transmission
  • La refacturation simplifiée de vos frais à la copropriété. 

Pour en savoir plus, découvrez notre solution d’avis d’acheminement électronique venant en remplacement de vos procès-verbaux envoyés aux copropriétaires non opposants par courrier simple.

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Courrier dématérialisé

Découvrez les nouvelles façons d’envoyer vos convocations et Procès-verbaux d’AG et comment obtenir le consentement des copropriétaires pour l’envoi électronique, sans rien faire.

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