Depuis la loi du 9 avril 2024, l’envoi électronique des convocations et procès-verbaux d’AG est devenu le mode par défaut pour les syndics de copropriété.
Ce changement de cadre ne dispense pas de vigilance. Les délais légaux restent à respecter. La valeur probante des envois doit être garantie. Tous les copropriétaires doivent rester en capacité de recevoir leurs documents (y compris ceux qui demandent le papier). Et, le coût de ce poste reste un sujet de fond.
Ce guide détaille les 4 points à surveiller pour gérer cette obligation sans mauvaise surprise.
Envoyez dans les délais légaux, avec preuves, sans y penser
Convocations et Procès-verbaux : une obligation qui structure l'année du syndic
Chaque assemblée générale de copropriété donne lieu à deux envois obligatoires vers l’ensemble des copropriétaires :
- la convocation,
- puis le procès-verbal une fois l’AG tenue.
Ces envois sont encadrés par le Code de la copropriété et depuis 2024, par une réforme qui a changé leur mode d’envoi par défaut.
Le sujet dépasse la seule question du « papier ou électronique » : c’est un point de contact légal avec chaque copropriétaire, qui doit rester fiable, accessible à tous et maîtrisé en coût. A commencer par le choix du prestataire postal qui gère matériellement ces envois.
Voici les 4 points à surveiller une fois ce choix fait.
1. Le respect des délais légaux
La convocation doit parvenir aux copropriétaires au moins 21 jours avant la tenue de l’assemblée générale (délai qui peut être réduit à 8 jours en cas d’urgence).
Une fois l’AG tenue, le procès-verbal doit être envoyé à l’ensemble des copropriétaires dans un délai d’un mois.
Le procès-verbal doit être envoyé dans le mois qui suit l’assemblée générale. C’est le délai légal à respecter, quel que soit le mode d’envoi : papier ou électronique.
Depuis la loi du 9 avril 2024, le calendrier d’envoi n’est plus le seul point à vérifier. : Le décret du 22 décembre 2025 est venu préciser les conditions concrètes de l’envoi électronique (un simple e-mail ne suffit plus, l’adresse doit être celle communiquée à cet effet).
Pour le détail juridique complet de ces deux textes, voir nos deux articles dédiés ci-dessus.
Sécurisez dans vos process interne (ou celui de votre prestataire), le suivi des deux échéances. 21 jours avant l’AG, 1 mois après, avec une preuve de date d’envoi opposable en cas de contestation.
2. La sécurité et la valeur probante des envois
Un copropriétaire qui contesterait n’avoir jamais reçu sa convocation ou son procès-verbal peut, dans certains cas, faire annuler les décisions prises en assemblée.
La preuve de l’envoi (et si possible de la réception) est donc un enjeu juridique direct pour le syndic, pas un simple détail de gestion.
C’est le rôle de l’avis électronique simple (ou ERE). Contrairement à un e-mail classique, il génère une preuve de dépôt et de mise à disposition du document, avec horodatage. Pour les envois qui nécessitent une preuve juridique renforcée (mise en demeure par exemple), la lettre recommandée électronique (LRE) reste l’outil de référence, avec la même valeur légale qu’un recommandé papier avec accusé de réception.
Vérifiez que votre solution d’envoi (interne ou prestataire) génère une preuve de dépôt horodatée pour chaque convocation et chaque PV, pas seulement un envoi « à l’aveugle« .
3. L'accessibilité pour tous les copropriétaires
Le passage à l’électronique par défaut ne signifie pas que le papier disparaît. Chaque copropriétaire garde la faculté de demander à tout moment un retour au format papier. C’est est un droit, pas une option laissée à la discrétion du syndic. L’obligation du syndic a changé de nature : elle porte désormais sur la gestion des préférences d’envoi (savoir qui a demandé le papier, et le respecter canal par canal) plutôt que sur le recueil d’un consentement préalable à l’électronique.
Cette vigilance est particulièrement importante pour les copropriétés avec une population de copropriétaires âgés ou peu à l’aise avec le numérique : un syndic qui ne suit pas correctement les préférences d’envoi s’expose au même risque de contestation qu’un envoi non prouvé (voir point 2).
Mettez en place un dispositif qui distingue, pour chaque copropriétaire, son canal préféré (électronique par défaut ou papier sur demande) et qui reste facile à mettre à jour en cours d’année.
Pour le détail pratique de mise en œuvre : comment communiquer ce changement et gérer les refus au quotidien, rendez-vous sur notre guide en 3 étapes pour réussir l’adoption de l’avis électronique (Etape 2)
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4. La maîtrise des coûts
Le passage à l’électronique a un effet direct sur le coût de ces envois : moins de copropriétaires sur le papier, c’est moins de frais d’impression, de mise sous pli et d’affranchissement à chaque convocation et chaque PV.
Ce sujet mérite un traitement à part entière. C’est pourquoi, nous vous avons préparé un guide dédié aux syndics de copropriété sur les 5 astuces pour réduire les coûts d’envoi de vos courriers d’AG. Retrouvez-y en détail les leviers concrets, avec un forfait dédié (SyndicZen+) qui permet de neutraliser la part variable de ce coût pour les convocations et PV d’AG.
FAQ - Convocation et pv d'ag pour un syndic de copropriété
Quel est le délai pour envoyer le procès-verbal d'une assemblée générale ?
Qu'est-ce que l'avis électronique simple (ERE)
Un copropriétaire peut-il refuser l'envoi électronique ?
Comment réduire le coût d'envoi des convocations et PV d'AG ?
Pour aller plus loin
Cet article fait le point sur ce qu’un syndic doit surveiller dans la gestion de ses convocations et PV d’AG.
Pour aller plus loin sur un point précis : le cadre légal complet de la réforme 2024, le détail du décret de 2025, ou le guide complet pour réduire vos coûts de courrier syndic, des liens vers chacun de ces sujets se trouvent dans les sections correspondantes ci-dessus.
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