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Avis d’expert : l’envoi dématérialisé pour les syndics
Différents moyens sont mis à votre disposition pour envoyer vos convocations d’Assemblées Générales et Procès-Verbaux. Entre lettre recommandée simple et suivie, lettre recommandée électronique (LRE) ou encore avis électronique, quelle solution choisir ?
Dans cet article, découvrez les nouvelles façons d’envoyer vos convocations d’AG et comment obtenir le consentement des copropriétaires pour l’envoi électronique, sans rien faire.
En exclusivité
Retrouvez toutes les questions de nos clients posées lors du live et nos réponses précises en fin d’article.
Sommaire
Introduction
Edilink organise régulièrement avec son partenaire AR24 des webinaires sur les envois numériques dédiés aux syndics. Dans ce live, nous avons présenté aux syndics, toutes les clés pour digitaliser leurs envois facilement tout en conservant la même valeur juridique et à moindre coûts.
Un Webinar animé par AR24 et Edilink avec Caroline Drouart Responsable Partenariats et Jonathan Zerbit Directeur Associé chez Edilink.
A propos d'AR24
AR24, partenaire d’Edilink pour l’envoi de courrier dématérialisé
Premier service français de lettres recommandées 100% électroniques qualifiées eIDAS. AR24 offre un service d’envoi de lettre recommandée électronique (LRE) certifié en ligne : fiable, pratique, rapide, économique et écologique !
Un seule promesse : vous permettre de réduire vos coûts postaux et de vous recentrer sur des tâches à fortes valeur ajoutées.
A propos de nous
Edilink est prestataire postal depuis 2014 aussi bien pour l’envoi papier qu’électronique. Sa plateforme a été pensée pour les Syndics et construite en étroite collaboration avec ses clients directs, pour répondre au mieux à leurs attentes et problématiques du quotidien. Aujourd’hui, nos services postaux sont proposés à plus de 250 clients syndics et c’est plus de 3 000 utilisateurs qui se connectent au quotidien pour nous transmettre leurs documents à imprimer, mettre sous pli, affranchir, envoyés par la Poste ou encore par voie dématérialisée.
Chez nous, tout est géré en interne. Avec la certification eIDAS d’AR24 vos recueils sont conformes à la règlementation et rentrent parfaitement dans le cadre juridique.
Un partenariat solide
Edilink, Expert de l'externalisation du courrier des entreprises et des Syndics de copropriété est depuis plus de 4 ans partenaire d'AR24. En plus des envois de courriers papiers et lettres recommandées, Edilink s'occupe des envois LRE, avis électroniques et recueil de consentement pour ses clients. Un service à valeur ajoutée puisqu'Edilink, fait le dispatche entre envoi papier et électronique. Vous n'avez plus rien à faire c'est un réel succès !
Bénéficiez de nombreux avantages avec l'envoi dématérialisé
Gain financier : Aucun frais de timbres à payer + économie liée à nos process de massification
Gain de temps :
dû à l'automatisation des process de gestion de courrier sortant
Une plateforme web intuitive et sécurisée très facile à prendre en main et disponible 24H/24, 7j/7
Au niveau du cadre règlementaire, il faut savoir que la Lettre Recommandée Electronique, nommée LRE est le stricte équivalent du recommandé papier de part l’article L.100 du Code des Postes et des Communications Electroniques depuis le 1er janvier 2019, avec des avantages précieux comme l’envoi instantané..
La LRE garantit une identification de l’envoyeur à l’envoi et du destinataire à la réception. Tous les envois doivent légalement ou contractuellement être effectués par LRAR.
A retenir :
👉Tous les envois en recommandés papiers peuvent se faire via la LRE, Lettre Recommandée Electronique
Vous pouvez utiliser l’avis électronique pour vos convocations d’AG et PV. Elle est dédiée aux syndics. Vous avez une valeur juridique et vous gagnez du temps au niveau des délais d’acheminement postaux.
Etude comparative des coûts :
Aussi, en passant par l’avis électronique, vos coûts sont considérablement réduits. A titre de comparaison, pour l’envoi de 1 000 LRAR (Lettre Recommandée avec Accusé de Réception), cela représente en moyenne 9 jours de travail et près de 12 000 € 🤕
Un envoi par avis électronique vous coûtera en moyenne 4 à 5 moins cher et aucune ressource interne est nécessaire.
Vous souhaitez passer à l'avis électronique et refacturer vos frais SDC d'un clic ?
Pourquoi choisir l'avis électronique ?
Un acheminement simplifié
Des démarches plus rapides et plus souples pour les Syndics et les copropriétaires.
Avec l’avis électronique, vous avez un suivi et un archivage en temps réel. En plus, vous réduisez vos coûts et vous gagnez un temps considérable puisque vous pouvez envoyer vos avis électroniques 24h24 ,7j/7.
Aussi, pour le destinataire il peut le réceptionner à partir de n’importe quel appareil et à tout moment.
A retenir :
👉 L’avis Electronique ne nécessite pas de reconnaissance d’identité face à la caméra à la réception, comme l’impose la Lettre Recommandée Electronique. Un gain de temps et des procédures moins strictes permettant de convertir plus facilement vos destinataires à l’avis électronique.
La transmission et l'horodatage
Retrouvez toutes vos preuves d’envoi et de lecture d’un coup d’oeil.
L’avis électronique est transmis dans nos serveurs sécurisés et est horodaté. Instantanément, le destinataire reçoit son avis de passage dans sa boite mail. C’est l’avis de passage transmis par mail qui fait courir les délais légaux. Une preuve de première présentation horodatée est alors générée.
La réception
Le destinataire à 21 jours pour cliquer sur le lien mis à disposition dans sa boîte mail et pour accuser réception de votre envoi.
Le destinataire est relancé 4 fois durant cette période et de manière automatique pour optimiser les chances d’ouverture du courrier. Si le destinataire n’ouvre pas votre pli durant cette période, alors les effets juridiques sont identiques à ceux liés à une non réclamation de lettre recommandée “papier”.
Le suivi des envois
- Pour la LRE, les preuves générées sont stockées pendant 10 ans
- Pour l’avis électronique via AR24, les preuves sont générées et stockées pendant 1 an. Et, 5 ans pour l’avis Electronique si vous passez par Edilink.
Le stockage est sécurisé et administré par AR24 en France et sur votre espace client Edilink dédié.
Vous pouvez à tout moment télécharger les preuves au format PDF sur AR24 ou avec Edilink. Il est également possible de suivre vos envois en temps réels.
Lire aussi : suivre d’un clic ses courriers recommandés en ligne avec Edilink
L'envoi dématérialisé Edilink : c'est 100% d'économies pour votre cabinet de Syndic grâce à la refacturation directe SDC
Le recueil de consentement
Le consentement est obligatoire si vous souhaitez notifier vos copropriétaires. Pour ce faire, Edilink vous propose de recueillir le consentement de vos copropriétaires de manière automatisé.
Pour les consentements, Edilink utilise exclusivement l’outil mis à disposition par AR24, outil fiable et aux normes sur la protection des données.
AR24 met à disposition un lien qui permet de contacter directement vos copropriétaires par email pour recueillir leur consentement afin de recevoir ses futures convocations et procès verbaux en recommandés électroniques.
💡 Pour les personnes à l’étranger, le recueil par AR24 vous permettra d’optimiser considérablement vos coûts.
Comment récupérer le consentement de vos copropriétaires ?
Les consentements de vos destinataires peuvent être récupérés avant l’envoi de vos lettres recommandées par tout moyen conférant une date exacte.
3 façons de récupérer vos consentements pour l’avis électronique :
- sur le site d’AR24 en direct
- Avec Edilink, pour bénéficier d’un seul et même outil pour tout !
- En Assemblée Générale, mais cela reste la solution la moins pratique pour vous
Liste de consentement recueillie modifiable à tout moment
Réponses enregistrées, classées et horodatées