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Avis d’expert : l’envoi dématérialisé pour les syndics

Les courriers dématérialisés pour les Syndics de Copropriété : quelle solution choisir ?

Différents moyens sont mis à votre disposition pour envoyer vos convocations d’Assemblées Générales et Procès-Verbaux. Entre lettre recommandée simple et suivie, lettre recommandée électronique (LRE) ou encore avis électronique, quelle solution choisir ? 

Dans cet article, découvrez les nouvelles façons d’envoyer vos convocations d’AG et comment obtenir le consentement des copropriétaires pour l’envoi électronique, sans rien faire.

En exclusivité

Retrouvez toutes les questions de nos clients posées lors du live et nos réponses précises en fin d’article.

Sommaire

Introduction

Edilink organise régulièrement avec son partenaire AR24 des webinaires sur les envois numériques dédiés aux syndics. Dans ce live, nous avons présenté aux syndics, toutes les clés pour digitaliser leurs envois facilement tout en conservant la même valeur juridique et à moindre coûts.

Un Webinar animé par AR24 et Edilink avec Caroline Drouart Responsable Partenariats et Jonathan Zerbit Directeur Associé chez Edilink.

AR24 envoi de recommandé électronique -avis électronique Partenaire Edilink

AR24 partenaire Edilink

Consentement eIDAS - certification - AR24 et EDILINK

A propos d'AR24

AR24, partenaire d’Edilink pour l’envoi de courrier dématérialisé

Premier service français de lettres recommandées 100% électroniques qualifiées eIDAS. AR24 offre un service d’envoi de lettre recommandée électronique (LRE) certifié en ligne : fiable, pratique, rapide, économique et écologique !

Un seule promesse : vous permettre de réduire vos coûts postaux et de vous recentrer sur des tâches à fortes valeur ajoutées.

A propos de nous

Edilink est prestataire postal depuis 2014 aussi bien pour l’envoi papier qu’électronique. Sa plateforme a été pensée pour les Syndics et construite en étroite collaboration avec ses clients directs, pour répondre au mieux à leurs attentes et problématiques du quotidien. Aujourd’hui, nos services postaux sont proposés à plus de 250 clients syndics et c’est plus de 3 000 utilisateurs qui se connectent au quotidien pour nous transmettre leurs documents à imprimer, mettre sous pli, affranchir, envoyés par la Poste ou encore par voie dématérialisée.

Chez nous, tout est géré en interne. Avec la certification eIDAS d’AR24 vos recueils sont conformes à la règlementation et rentrent parfaitement dans le cadre juridique.

 

Un partenariat solide

Edilink, Expert de l'externalisation du courrier des entreprises et des Syndics de copropriété est depuis plus de 4 ans partenaire d'AR24. En plus des envois de courriers papiers et lettres recommandées, Edilink s'occupe des envois LRE, avis électroniques et recueil de consentement pour ses clients. Un service à valeur ajoutée puisqu'Edilink, fait le dispatche entre envoi papier et électronique. Vous n'avez plus rien à faire c'est un réel succès !

Bénéficiez de nombreux avantages avec l'envoi dématérialisé

economisez grâce à un prestataire de service spécialiste en éditique et gestion documentaire électronique
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Gain financier : Aucun frais de timbres à payer + économie liée à nos process de massification

Externaliser courrier pour gestion rapide et envoi express
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Gain de temps :
dû à l'automatisation des process de gestion de courrier sortant

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Sécurisez et suivi en temps réels tous vos courriers meme en ecopli avec edilink - massification d'envoi

Une plateforme web intuitive et sécurisée très facile à prendre en main et disponible 24H/24, 7j/7

La lettre recommandée électronique

Au niveau du cadre règlementaire, il faut savoir que la Lettre Recommandée Electronique, nommée LRE est le stricte équivalent du recommandé papier de part l’article L.100 du Code des Postes et des Communications Electroniques depuis le 1er janvier 2019, avec des avantages précieux comme l’envoi instantané..

La LRE garantit une identification de l’envoyeur à l’envoi et du destinataire à la réception. Tous les envois doivent légalement ou contractuellement être effectués par LRAR. 

A retenir : 

👉Tous les envois en recommandés papiers peuvent se faire via la LRE, Lettre Recommandée Electronique

L'avis électronique

Vous pouvez utiliser l’avis électronique pour vos convocations d’AG et PV. Elle est dédiée aux syndics. Vous avez une valeur juridique et vous gagnez du temps au niveau des délais d’acheminement postaux.

Etude comparative des coûts : 

Aussi, en passant par l’avis électronique, vos coûts sont considérablement réduits. A titre de comparaison, pour l’envoi de 1 000 LRAR (Lettre Recommandée avec Accusé de Réception), cela représente en moyenne 9 jours de travail et près de 12 000 € 🤕

Un envoi par avis électronique vous coûtera en moyenne 4 à 5 moins cher et aucune ressource interne est nécessaire.

Vous souhaitez passer à l'avis électronique et refacturer vos frais SDC d'un clic ?

Pourquoi choisir l'avis électronique ?

Un acheminement simplifié

Des démarches plus rapides et plus souples pour les Syndics et les copropriétaires.

Avec l’avis électronique, vous avez un suivi et un archivage en temps réel. En plus, vous réduisez vos coûts et vous gagnez un temps considérable puisque vous pouvez envoyer vos avis électroniques 24h24 ,7j/7.

Aussi, pour le destinataire il peut le réceptionner à partir de n’importe quel appareil et à tout moment. 

 

A retenir : 

👉 L’avis Electronique ne nécessite pas de reconnaissance d’identité face à la caméra à la réception, comme l’impose la Lettre Recommandée Electronique. Un gain de temps et des procédures moins strictes permettant de convertir plus facilement vos destinataires à l’avis électronique.

La transmission et l'horodatage

Retrouvez toutes vos preuves d’envoi et de lecture d’un coup d’oeil.

L’avis électronique est transmis dans nos serveurs sécurisés et est horodaté. Instantanément, le destinataire reçoit son avis de passage dans sa boite mail. C’est l’avis de passage transmis par mail qui fait courir les délais légaux. Une preuve de première présentation horodatée est alors générée.

La réception

Le destinataire à 21 jours pour cliquer sur le lien mis à disposition dans sa boîte mail et pour accuser réception de votre envoi.

Le destinataire est relancé 4 fois durant cette période et de manière automatique pour optimiser les chances d’ouverture du courrier. Si le destinataire n’ouvre pas votre pli durant cette période, alors les effets juridiques sont identiques à ceux liés à une non réclamation de lettre recommandée “papier”. 

Le suivi des envois

  • Pour la LRE, les preuves générées sont stockées pendant 10 ans
  • Pour l’avis électronique via AR24, les preuves sont générées et stockées pendant 1 an. Et, 5 ans pour l’avis Electronique si vous passez par Edilink.

Le stockage est sécurisé et administré par AR24 en France et sur votre espace client Edilink dédié.

Vous pouvez à tout moment télécharger les preuves au format PDF sur AR24 ou avec Edilink. Il est également possible de suivre vos envois en temps réels

 

Lire aussi : suivre d’un clic ses courriers recommandés en ligne avec Edilink

L'envoi dématérialisé Edilink : c'est 100% d'économies pour votre cabinet de Syndic grâce à la refacturation directe SDC

Pourquoi utiliser AR24 via Edilink pour vos envois électroniques ?

Le recueil de consentement

Le consentement est obligatoire si vous souhaitez notifier vos copropriétaires. Pour ce faire, Edilink vous propose de recueillir le consentement de vos copropriétaires de manière automatisé.

Pour les consentements, Edilink utilise exclusivement l’outil mis à disposition par AR24, outil fiable et aux normes sur la protection des données.

AR24 met à disposition un lien qui permet de contacter directement vos copropriétaires par email pour recueillir leur consentement afin de recevoir ses futures convocations et procès verbaux en recommandés électroniques.

💡 Pour les personnes à l’étranger, le recueil par AR24 vous permettra d’optimiser considérablement vos coûts.

Comment récupérer le consentement de vos copropriétaires ?

Les consentements de vos destinataires peuvent être récupérés avant l’envoi de vos lettres recommandées par tout moyen conférant une date exacte.

3 façons de récupérer vos consentements pour l’avis électronique

  1. sur le site d’AR24 en direct
  2. Avec Edilink, pour bénéficier d’un seul et même outil pour tout !
  3. En Assemblée Générale, mais cela reste la solution la moins pratique pour vous 

Pourquoi choisir Edilink pour recueillir des consentements pour l'envoi d'avis électronique ?

liste recueil consentement modifiable
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Liste de consentement recueillie modifiable à tout moment

Transfert de document sécurisé - Edilink - Gestion courrier administratif et financier
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Réponses enregistrées, classées et horodatées

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Consentement en illimité

Nombre de destinataires illimité

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Remontées d'informations : acceptation, refus, demande en attente

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Ajout de contacts au fil de l'eau

paiement au consentement recueilli
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Paiement des consentements obtenus seulement

1. Comment Edilink récupère le consentement de vos copropriétaires ?

Une solution simple, rapide et économique 

Le recueil de consentement de masse

Edilink complète l’offre d’AR24 en proposant un emailing personnalisé à vos couleurs pour informer vos copropriétaires que vous souhaitez passer aux courriers électroniques. Aussi, vous pouvez tout à fait en profiter pour les sensibiliser sur l’écologie, l’accès et sur les coûts de revient.

Et, nous nous chargeons ensuite d’envoyer la campagne à vos destinataires. Le lien qui est généré par AR24 vous permet de récupérer en temps réel le consentement de chacun des copropriétaires. Un outil très pratique ! 

Le recueil de consentement automatique

Pour l’envoi de vos convocations, une adresse email est renseignée dans votre fichier txt, mais, votre copropriétaire ne vous a pas donné son consentement ? Edilink est capable d’automatiser des demandes de consentement lorsque vous envoyer vos convocations d’AG et PV par courrier. Une technique très efficace lorsque vous rentrez de nouveaux immeubles

Combien ça coûte ?

Tarif-Edilink-Recueil Consentement Avis-Electronique-Syndic - Seul les retours de vos copropriétaires pour l'avis électronique sont facturés

Tarif unitaire par consentement obtenu.

En moyenne, nos clients récupèrenet 40 à 50% de retour favorables de la part de leurs copropriétaires pour l’envoi dématérialisé des convocations d’AG et PV

Receuil de consentement de masse et remontées d'informations avec AR24 et EDILINK - Avis simplifié réduit considérablement vos charges passez à l'avis électronique simplifié avec nous pour vos convocations d'Assemblées Générales, Procès Verbaux et Mise en demeure Syndic

En résumé : 

👉Vous déposez une convocation sur notre plateforme de gestion de courrier sortant et automatiquement nous faisons partir vos demandes de consentement.

En un clic, nous automatisons 3 actions :

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Edilink partenaire de la poste pour la gestion et l'envoi de courriers administratifs et financiers des professionnels et administrations

Envoi de recommandé la Poste à vos copropriétaires

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Envoi électronique pour les propriétaires de biens qui ont donné au préalable leur consentement

Logo transparent Edilink-PNG Solution de gestion de courrier simplifie
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Recueil de consentement auprès de vos copropriétaires dans le cadre d'une convocation d'AG ou sur simple demande

Une vraie valeur ajoutée qui supprime les tâches lourdes et chronophages de votre quotidien. 

2. L'envoi instantané pour vos courriers papiers

Les convocations d’AG qui sont déposées sur notre interface web avant midi partent le jour même 🚀 

Cette réactivité de la part de notre centre de production éditique internalisé vous assure de respecter vos délais juridiques et de gagner en réactivité.

 

Découvrez ci-contre, la vidéo de présentation de nos équipes et centre de production internalisé

3. Répartition automatique des envois papiers et électroniques

Avec Edilink, vous envoyez tous vos documents dans un même fichier, en une fois et nous nous chargeons du reste, en commençant par la répartition des envois papiers et électroniques ou mails simples pour vos convocations d’AG et procès-verbaux.

4. Refacturation directe à la copropriété

Avec Edilink, bénéficiez d’une refacturation à l’immeuble simple, directe et automatique de tous vos frais d’affranchissement. Avec cette technique, vous pouvez espérer une économie jusqu’à 100% pour votre cabinet, notamment si vous passez à l’envoi électronique pour vos convocations d’AG et PV.

5. Outil de gestion unique

Toutes vos preuves de lecture et de dépôt au même endroit. 

👉 Quelques clics pour un max d’infos visibles sur un seul et même outil.

Edilink rapatrie toutes les informations remontées par AR24 (preuve de dépôt papier et électronique) directement sur votre plateforme. Cela permet d’unifier vos outils, de simplifier vos suivis et de disposer d’un reporting concis et précis.

Foire aux questions

Ils se sont posés la question lors de notre webinar, pourquoi pas vous ? 

Retrouvez l’ensemble de nos réponses concernant l’envoi dématérialisés des courriers des syndics

Les connecteurs et intégration pour nos clients Syndics

Oui ! On a des intégrations directes avec de nombreux logiciels. Concernant notre partenaire Gercop l’API est sortie en Juin 2023 !

Bien sûr ! On gère l’envoi électronique et papier. Ici, vous déposez vos documents directement sur votre logiciel métier Noeteem et nous imprimons tout votre courrier. Grâce à cette interopérabilité, vous n’utilisez qu’un seul et même logiciel. 

Vilogi prévoit une refonte totale de leur centre de diffusion. Aujourd’hui, tous les recommandés électroniques qui émanent du logiciel Syndic Vilogi passent directement par AR24. Par contre, sur la partie papier, on est 100% compatible avec Vilogi. Nous sommes déjà à une dizaine d’intégration avec Vilogi en moins de 4 mois pour le compte de nos clients. Cette connexion API vous permet notamment de faire de la refacturation par immeuble en directe.

Le recueil de consentement

Au niveau des avis électroniques, les preuves sont conservées sur une durée d’un an chez AR24 et 5 ans chez nous et les lettres recommandées électroniques jusqu’à 10 ans. 

Tout à fait, cela répond entièrement à la réglementation. AR24 a une vraie expertise et une veille sur le domaine juridique. Edilink, applique les textes d’AR24. N’hésitez pas à contacter AR24 pour plus de précision sur le sujet.

Oui totalement ! Généralement, chez Edilink on programme deux envois en accord avec le client. Les recueils sont également automatisés à chaque envoi de courrier “papier” pour vos convocations d’AG et procès-verbaux dès lors que nous connaissons l’adresse email de vos destinataires. 

Oui ! Nous vous proposons un service à la carte. C’est ce que nous appelons le recueil par envoi en masse. Vous nous fournissez une liste d’adresses emails et nous personnalisons l’emailing à votre image pour l’envoyer à vos copropriétaires.

Les conditions de l'offre Edilink

La preuve est conservée pour une durée d’un an via la solution AR24. Avec Edilink c’est 5 ans ! En effet, on rapatrie vos preuves sur votre espace client personnalisé et vous avez la possibilité de les télécharger sur votre serveur afin de les conserver autant que vous voulez. 

Oui totalement ! La plateforme Edilink vous permet de les télécharger d’un clic. Tout a été pensé pour vous simplifier la vie.

Le prix marketing est fixé à 1.50€ le recueil de consentement. Néanmoins, celui-ci peut varier selon plusieurs critères qui sont audités en amont par Edilink. Contactez-nous pour en savoir plus.

Oui totalement ! Selon vos scripts et projets, il est parfois préconisés de passer directement par AR24 ou par Edilink. Contactez nous pour auditer cela gratuitement. 

Vous avez d'autres questions ? On y répond sans attendre

Conclusion : l'envoi dématérialisé des Syndics

La gestion de vos courriers sortants, papiers et électroniques, on s’en occupe !

Edilink est là pour vous accompagner sur toute la ligne dans le cadre de votre gestion documentaire. Nous innovons en permanence pour vous proposer de nouveaux services associés tels que la facturation électronique, le bulletin de paie dématérialisé ou encore les campagnes SMS.

Notre mission est de vous faire faire des économies, vous faire gagner du temps et former au mieux vos équipes sur l’utilisation de nos services, le tout dans un cadre juridique légal strictement respecté.

N’hésitez plus, externalisez.

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