Notifications d'AG 100% numériques pour les syndics de copropriété : Bilan 1 an après !
Cet article analyse la nouvelle réforme du 9 avril 2024 sur l’envoi de courriers pour les notifications d’Assemblées Générales, un changement important pour les syndics et copropriétaires. La loi « habitat dégradé » n°2024-322 a fait de l’envoi électronique des convocations, procès-verbaux et mises en demeure la norme.
Nous allons explorer les implications de cette loi, les avantages qu’elle offre et ce qu’elle signifie pour l’avenir de la gestion immobilière.
Les intervenants :
Nous avons eu l’opportunité d’accueillir Maître Benjamin Naudin, avocat spécialisé en droit immobilier du cabinet Naudin dans le cadre de notre webinar du 9 avril 2025.
Replay : Notifications d’AG 100% numériques : mythe ou réalité depuis la mise à jour législative du 9 avril 2024 ?
Découvrez un extrait du replay
Dans cette courte vidéo, Maître Naudin répond à vos questions :
1️⃣ Avant et après la mise à jour législative : qu’est-ce qui change pour les Syndics et les Copropriétaires ?
2️⃣ L’envoi électronique : des économies substantielles ?
3️⃣ En tant que Syndic de copropriété, a-t-on le droit du faire du « profit » sur un envoi d’avis électronique ?
Contexte de la loi du 9 avril 2024 : L'envoi des notifications d'AG 100% par voie électronique, par défaut, aux copropriétaires
La loi du 9 avril 2024 a été introduite pour moderniser le système de notification dans le cadre des assemblées générales de copropriété. Avant cette loi, le consentement des copropriétaires était nécessaire pour envoyer des documents par voie électronique. Maintenant, l’envoi électronique est le mode d’envoi par défaut, ce qui simplifie considérablement le processus pour les syndics.
Caroline Drouard, Responsable des Partenariats pour AR24, partenaire historique d’Edilink, a souligné que cette évolution a été attendue depuis longtemps. Le but est de réduire les coûts et d’augmenter l’efficacité dans la gestion des copropriétés.
Les enjeux économiques et pratiques
Un des principaux avantages de cette loi est l’économie réalisée par les syndics. Lionel Causse, député et superviseur de la loi, fait remarquer que l’envoi électronique permet de réduire les frais d’affranchissement et d’imprimer des documents. Cela allège la charge financière des syndics et donc celle des copropriétaires, puisque les frais d’affranchissement sont légalement refacturables à l’immeuble.
Article : sur la maîtrise et réglementation des frais facturables à la SDC
Notifications d'AG par avis électronique :
Une double économie
Mr Benjamin Naudin, avocat spécialiste ajoute qu’une double économie est significative car grâce à l’envoi des courriers par avis électronique simplifié, les syndics ont un remboursement à 100% des envois effectués et c’est en plus 7 fois moins cher qu’un recommandé traditionnel.
Envoi postal VS Envoi électronique : une tendance inversée
Les statistiques montrent une augmentation significative des envois électroniques. Avant la loi, seulement 21% des convocations étaient envoyées par voie électronique. Après mise en œuvre, ce chiffre a grimpé à 44 % en quelques mois.
Service : Tout savoir sur l'avis électronique pour les courriers syndic
FAQ - Les questions fréquentes sur la loi du 9 avril 2024
De nombreuses questions se posent autour de l’application de cette loi. Un point crucial est de savoir si les syndics peuvent facturer des frais pour l’envoi électronique. Selon les experts, la loi ne permet pas de faire des marges sur ces envois, mais les frais d’affranchissement peuvent être refacturés.
Une autre préoccupation concerne le décret d’application de la loi. Bien que la loi soit en vigueur, le décret n’est pas encore publié, ce qui soulève des inquiétudes chez certains syndics. Cependant, selon les avocats, la loi est d’application immédiate, et il est donc essentiel de s’adapter rapidement à ces nouvelles exigences.
« La forme remporte sur le fond » affirme Maître Naudin Benjamin, avocat spécialiste en droit immobilier. Par conséquent, si vous avez la preuve que l’adresse e-mail du destinataire est réelle et que vous avez la preuve de délivrabilité, alors l’AG sera maintenue et vous êtes légalement « protégé ».
Selon l’article 42.1865 : il faut 21 jours préfixe de date à date, En d’autres termes, il faut 21 jours pleins et entiers.
Donc, l’Assemblée Générale doit courir a minima 22 jours avant la première présentation / transmission de la convocation d’AG.
Cas spécifique : Si le jour de l’envoi est suivi d’un jour férié, alors celle-ci est reportée au lendemain.
Les impacts de cette nouvelle loi sur les copropriétaires
Pour les copropriétaires, cette nouvelle législation représente un changement significatif. Depuis l’entrée en vigueur de la loi, ils n’ont plus besoin de donner leur consentement pour recevoir des documents par voie électronique. Toutefois, ils peuvent toujours demander à recevoir des documents par voie postale (courrier postal au format papier), s’ils le souhaitent.
Pour ce qui concerne la gestion et l’envoi du courrier sortant des syndics, ces derniers doivent se montrer proactifs pour informer les copropriétaires de leurs droits et options. Cela inclut l’envoi d’avis électroniques et la mise à jour des adresses électroniques dans leur base de données.
Les défis et résistances
Malgré les avantages évidents, certains copropriétaires, souvent plus âgés, peuvent être réticents à passer à la notification électronique. La transition vers le numérique nécessite un accompagnement pour s’assurer que tous les copropriétaires soient à l’aise avec le nouveau système.
Il est essentiel de communiquer clairement sur les avantages de l’envoi électronique, tels que la rapidité et la sécurité des notifications pour faciliter la gestion de copropriété. Les syndics doivent également être prêts à gérer les préoccupations des copropriétaires qui préfèrent le format papier.
Des solutions adaptées pour les Syndics
Edilink a développé une solution, appelée SyndicZen, pour aider les syndics à gérer cette transition vers la dématérialisation. Cette plateforme permet d’envoyer des convocations et des procès-verbaux de manière électronique tout en offrant des options pour ceux qui préfèrent le papier.
Les avantages de l'externalisation courrier avec Edilink
- Flexibilité : Choix entre documents électroniques (ex : lettre recommandée électronique) et documents papiers (envoi par voie postale).
- Rapidité : Les convocations d’AG partent le jour même avec Edilink
- Facilité d’utilisation : Système interconnecté permettant de gérer les adresses électroniques des copropriétaires.
- Coût réduit : Économie sur les frais d’envoi
- Accompagnement : Transition douce vers le numérique pour les syndics et les copropriétaires
Conclusion : vers un avenir numérique
La loi du 9 avril 2024 marque un tournant dans la gestion des copropriétés. Elle ouvre la voie à une gestion plus efficace, moins coûteuse et plus rapide. Les syndics et les copropriétaires doivent s’adapter à ces changements pour en tirer le meilleur parti.
Il est crucial de continuer à informer et à accompagner les copropriétaires dans cette transition numérique. Avec les bonnes solutions et un soutien adéquat, la gestion des copropriétés peut devenir plus fluide et moins chronophage.
Selon Maître Naudin, Avocat spécialiste en droit immobilier « cette transformation n’a pas encore pris effet à proprement parler ».
Pour preuve, le cabinet CP Rinaldi qui était notre invité du jour, a affirmé qu’il continuait tout de même à demander le consentement à ses copropriétaires pour l’envoi électronique des notifications d’AG afin d’éviter tout conflit d’intérêts. Néanmoins, son taux d’envois envoi électronique progresse chaque mois et devrait connaître une progression de 50 % dès le prochain trimestre (septembre 2025).
Bien que :
- Les copropriétaires subissent cette transition numérique
- Les syndics de copropriété restent prudents face aux changements
Le passage à l’électronique n’est pas seulement une obligation légale, mais aussi une opportunité de moderniser la gestion immobilière pour le bénéfice de tous.
Dématérialisez vos envois de courriers en copropriété et économisez dès aujourd'hui !
