Avis Electronique Simple pour les Syndics de Copropriété
Envoyez votre avis électronique simple en toute simplicité et sécurité.
Avec Edilink et sa solution Stampee, transmettez vos notifications d’AG dans un cadre conforme à la réglementation de la copropriété, suivez chaque e-lettre et retrouvez les preuves associées depuis votre espace client.
Une solution simple, économique, sécurisée
L’avis électronique simple est un procédé réglementé permettant aux syndics de copropriété d’envoyer certaines notifications de copropriété au format numérique. L’avis électronique permet d’effectuer valablement les notifications et mises en demeure concernées par la réglementation de la copropriété.
Le copropriétaire reçoit un email contenant un lien sécurisé pour consulter et télécharger ses documents. Contrairement à un email classique, l’avis est tracé et ici, réalisé par l’intermédiaire d’un prestataire de services de confiance qualifié.
🚀 Son atout ? Les démarches sont ultra-simplifiées. Nul besoin de disposer d’un smartphone, de photographier sa carte d’identité et de se munir d’une webcam pour prouver son identité.
En 1 clic et via l’équipement de son choix, il récupère sa lettre électronique.
Quels documents peut-on envoyer par avis électronique ?
L’avis électronique pour les syndics répond à trois usages principaux en copropriété :
Convocations d'assemblée Générale
Procès-verbaux d'assemblée générale
Mises en demeure en copropriété
Que prévoit la réglementation ?
Le décret n°2020-834 du 2 juillet 2020 favorise l’usage de l’avis électronique pour les convocations d’AG, les procès-verbaux et les mises en demeure, à condition de garantir la traçabilité et la sécurité des communications réglementées via un prestataire de confiance qualifié précisé par l’article 48.
Depuis la loi du 9 avril 2024, les notifications sont valablement réalisées par voie électronique. Le consentement préalable du copropriétaire n’est plus requis. Il garde néanmoins la faculté de solliciter, à n’importe quel moment, la réception par voie postale.
Depuis le 25 décembre 2025, les administrateurs de biens doivent également rappeler cette possibilité dans les avis d’appels de charges et les convocations aux assemblées générales.
Le délai juridique commence à courir le lendemain de la transmission de l’avis électronique, et non le jour où le copropriétaire ouvre le document.
Comment gérer les préférences d’envoi des copropriétaires ?
Le passage à l’avis électronique nécessite d’informer clairement les copropriétaires de leur possibilité de conserver les notifications au format postal et de tenir leurs préférences d’envoi à jour.
Pour faciliter cette transition, Edilink accompagne les cabinets de syndic dans la mise en place de campagnes emailing personnalisées et dédiées, envoyées aux copropriétaires au nom du cabinet.
Chaque campagne peut être adaptée à l’identité du syndic, à son message et à ses modalités de gestion.
Elle permet notamment :
✔️ D’informer les copropriétaires sur l’évolution des modes de notification,
✔️ De rappeler leur droit à continuer de recevoir leurs courriers par voie postale,
✔️ De recueillir ou de mettre à jour leurs préférences d’envoi,
✔️ De relancer les copropriétaires qui n’ont pas encore répondu.
Ces campagnes peuvent également être complétées par des SMS d’information ou de relance afin d’améliorer leur visibilité.
Une fois les préférences enregistrées, Edilink facilite la gestion des envois multicanaux en orientant chaque notification vers le canal approprié : électronique ou postal.
Cet accompagnement à la gestion des préférences d’envoi est proposé sans frais supplémentaires.
Ce qu'il faut retenir
- Aucun consentement préalable à recueillir.
- Le copropriétaire peut choisir de rester au format postal.
- Le cabinet doit l’informer de cette possibilité.
- L’avis doit être transmis par un prestataire de services de confiance qualifié.
- Les fichiers restent accessibles pendant 21 jours.
Comment ça marche ?
Envoyer un avis simplifié avec Edilink n’a jamais été aussi simple :
Transmettez vos documents
Déposez vos courriers depuis votre logiciel métier ou l'environnement Edilink 100% dédié et sécurisé.
Ajouter les destinataires
Importez votre liste de destinataires ou utilisez les données issues de votre logiciel métier.
Edilink organise l'acheminement
Les destinataires concernés reçoivent leur avis électronique via la technologie Stampee. Les copropriétaires ayant demandé à conserver le courrier papier, recevront l'avis par le réseau postal traditionnel.
Le copropriétaire consulte ses justificatifs
Il reçoit un email mentionnant l'objet et l’expéditeur, puis accède à son dossier grâce à un lien sécurisé.
Vous suivez les statuts d'envoi et les preuves
Depuis votre tableau de bord, vous visualisez la transmission, la consultation et les éventuels incidents de distribution.
Lorsqu’un destinataire n’a pas téléchargé sa pièce jointe, des relances sont adressées.
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Avis simplifié syndic : quelles preuves sont générées ?
Ici, nous vous présentons les preuves et remontées propres à l’avis électronique:
- Référence de l’envoi
- Preuve de dépôt
- Preuve de transmission
- Date et heure de transmission
- Incidents de distribution
- Statut de consultation
- Preuve de négligence
- Historique des actions
Avis électronique VS LRE : quelle différence ?
L’avis électronique simple est destiné à certains courriers réglementaires de la copropriété, notamment les convocations et les procès-verbaux d’AG.
La lettre recommandée électronique répond à d’autres usages nécessitant l’envoi d’un recommandé électronique qualifié au sens du règlement eIDAS.
Les deux procédés ne doivent donc pas être confondus : le choix dépend de la nature du document et du cadre juridique applicable.
Pour les autres courriers recommandés, découvrez notre solution de lettre recommandée électronique
Un prix unique
Avec Edilink, vous bénéficiez d’un tarif fixe par envoi, sans frais d’impression, de mise sous pli ou d’affranchissement postal.
2,90€
Une solution 100% refacturable
Les frais d’acheminement engagés pour l’envoi des documents peuvent être remboursés au syndic par le syndicat des copropriétaires, conformément aux modalités du contrat de syndic.
Vous disposez ainsi d’un coût prévisible, quel que soit le nombre de pages ou de pièces jointes incluses dans l’envoi.
Pourquoi choisir Edilink ?
Solution 100% maîtrisée
Edilink s’appuie sur sa propre solution Stampee, prestataire de services de confiance qualifié, garantissant l’intégrité, la sécurité et la traçabilité des communications.
Tous les flux au même endroit
Centralisez vos convocations d’AG, vos procès-verbaux, vos recommandés papier, vos LRE et vos avis électroniques auprès d’un interlocuteur unique.
Gestion multicanale
Edilink vous accompagne dans la gestion des copropriétaires ayant choisi la voie électronique et de ceux ayant demandé à conserver les envois postaux.
Des envois en masse
Importez vos destinataires, traitez plusieurs copropriétés et suivez vos campagnes depuis un environnement centralisé.
Une expertise syndic depuis + de 12 ans
Nos équipes connaissent les contraintes des syndics, les échéances liées aux AG et les problématiques de gestion des preuves.
Une facturation simplifiée
Les frais d’envoi peuvent être ventilés et affectés aux copropriétés concernées afin de simplifier votre gestion comptable.
D'autres solutions pour gérer vos envois en copropriété
Le consentement du copropriétaire est-il obligatoire ?
Non. Depuis la loi du 9 avril 2024, le consentement préalable n’est plus nécessaire. Le copropriétaire peut cependant demander à les recevoir par voie postale.
L'avis électronique a-t-il la même valeur qu'une LRE ?
Il ne s’agit pas du même procédé. L’avis électronique est juridiquement valable dans les usages prévus en copropriété. La LRE est une lettre recommandée électronique qualifiée pouvant être utilisée dans un cadre plus large.
Quand commence le délai de notification ?
Le délai commence à courir le lendemain de la transmission de l’avis électronique par le prestataire de services de confiance qualifié. Il ne dépend pas de l’ouverture du fichier par le copropriétaire. Le courrier est valable 21 jours respectant le règlement des copropriétés.
Que se passe-t-il si le copropriétaire n’ouvre pas son avis ?
Un rappel lui est adressé après 48 heures s’il n’a pas téléchargé sa pièce jointe. L’historique de l’envoi et de ses actions reste disponible dans les preuves associées.
Qu'est-ce qu'un avis de réception électronique ?
Un avis de réception électronique est une preuve numérique confirmant qu’un destinataire a bien reçu et parfois ouvert un courrier ou un document envoyé en ligne. Il contient généralement la date et l’heure de réception, l’identité ou l’adresse électronique du destinataire, ainsi que les informations permettant d’identifier l’envoi. Il constitue l’équivalent dématérialisé de l’avis de réception associé à un courrier recommandé.
Attention : sa valeur juridique dépend du service utilisé. Une lettre recommandée électronique qualifiée offre des garanties plus fortes d’identification, d’horodatage et de traçabilité qu’un simple email avec accusé de réception.
Combien de temps les preuves sont-elles conservées ?
La réglementation impose au prestataire de conserver l’historique de transmission et les éventuels incidents pendant au moins un an.
Peut-on envoyer une simple relance de charges par avis électronique ?
L’avis électronique doit être réservé aux notifications d’assemblées générales entrant dans son cadre réglementaire. Une relance amiable classique ne doit pas être présentée comme une mise en demeure si elle n’en respecte pas les conditions.
L’envoi peut-il être facturé à la copropriété ?
Les frais d’acheminement d’AG peuvent donner lieu à un remboursement au syndic par le syndicat des copropriétaires, selon les conditions prévues dans le contrat de syndic.
Découvrez l'avis électronique simple Edilink
Un expert vous présente le fonctionnement de l’avis électronique, le parcours destiné aux copropriétaires, le suivi des envois et les preuves disponibles.
