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Parole d'expert :
Maîtrise et règlementation des frais et charges refacturables aux SDC (syndic de copropriété)

Introduction 

La refacturation SDC allège la charge de travail des cabinets de syndic. Mais, certains copropriétaires pourraient percevoir cette démarche comme une intrusion dans leur vie privée financière.
C’est pourquoi, il est essentiel d’établir des mécanismes transparents pour éviter les malentendus et les conflits relatifs aux charges et aux dépenses communes. L’enjeu financier est également central car cette refacturation directe nécessite une gestion rigoureuse pour éviter les retards de paiement et assurer la stabilité financière de la copropriété. La communication et la coopération entre les membres sont donc essentielles pour garantir le succès de ce modèle et prévenir les tensions potentielles.
Enfin, la conformité aux règlements et aux lois régissant les copropriétés est cruciale pour éviter les problèmes juridiques.

Sommaire

Conforomité et respect de votre vie privée

parole expert pavillon dauphine - refacturation sdc syndic

La facturation directe peut alors simplifier la gestion financière, mais elle requiert une approche équilibrée et transparente pour préserver l’harmonie au sein de la copropriété.

Michael ASSOR, PDG d’Edilink est intervenu au Grand Débat de l’UNIS au Pavillon Dauphine le 20 novembre 2023 sur la thématique : Maîtrise et réglementation des frais refacturables aux SDC.

Découvrez ses propos en 3 axes et découvrez les moyens qui sont à votre portée dans le cadre d’une approche “gagnant-gagnant” sécurisée : 

  1. Comment faire des économies avec la refacturation SDC ?
  2. Comment ne plus avancer les frais de timbre ? 
  3. Mieux gérer sa comptabilité grâce à un extranet client intégré à sa solution d’externalisation de courrier 

Edilink est un prestataire Edilink professionnel qui accompagne les entreprises dans leurs activités liées à la gestion de courrier papier et électronique. Notre expertise métier est consacrée à 90% aux Administrateurs de Biens, Syndicats de copropriété et GRC.

Réglementation des facturations SDC:
de quoi parle-t-on ?

Affranchissement en copropriété : la loi ALUR

Depuis le 1er juillet 2015, la loi ALUR impose un contrat type de syndic. Dans l’article 7.1.5, il est stipulé la mention suivante : « L’envoi des documents afférents aux prestations du forfait donne lieu à remboursement au syndic des frais d’affranchissement ou d’acheminement engagés. ». 

Ainsi, le gestionnaire de la copropriété est autorisé à refacturer à ses copropriétaires les frais d’affranchissement (frais de timbre) ou d’acheminement (envoi électronique) pour la copropriété mandante. Il pourra soit dresser une facture de débours, soit adresser une facture de sous-traitance.

Il s’agit d’un remboursement des frais engagés et non de la possibilité de facturer des honoraires supplémentaires pour ce type d’intervention.

Qu'est-ce qu'une facture de débours ?

Refacturation SDC - Qu'est ce qu'une facture de debours ?

A la différence de frais avancés « classiques », le débours correspond à la refacturation de frais payés pour le compte ET au nom d’un tiers. Concrètement, on appelle débours, toute refacturation de frais engagés pour un tiers, au centime près, et dont les justificatifs sont établis au nom du tiers.

Les factures de débours sont exonérés de TVA. Comptablement, pour l’entreprise qui avance les frais, il s’agit simplement d’une avance de trésorerie qui sera ensuite remboursée.

D’un point de vue fiscal, pour que l’administration admette la qualification de débours, l’entreprise qui avance les frais, doit pouvoir produire à l’administration un mandat explicite lui permettant d’avancer des frais au nom et pour le compte du client.

Comment faire des économies avec la refacturation SDC ?

Quels sont les envois refacturables aux SDC ?

Les montants des envois de courrier doivent être pris en compte au centime près. Le syndic n’avance plus aucuns frais et maitrise à 100% sa refacturation postale.

Nombreux documents peuvent être refacturés à la copropriété. Découvrons leur nature : 

  • Convocation d’Assemblées Générales
  • Procès-verbal
  • Appel Travaux 
  • Appel de Fonds
  • Relance 
  • Mise en demeure
  • Mailing circulaire 
Refacturation des charges SDC - Quels sont les documents concernes

Si vous souhaitez également refacturer vos frais de gestion syndic dans le cadre des relances et mises en demeure, alors les frais de relance et de mise en demeure ne peuvent pas être inclus dans une facturation de débours.

Quels sont les moyens disponibles pour refacturer ses charges et frais SDC ?

Aujourd’hui, pour refacturer vos frais à la copropriété, deux options s’offrent à vous. La première, en gestion interne et la seconde, en sous-traitant. Découvrons chacune de ses options.

Refacturation SDC : gestion interne - de quoi parle-t-on ? comment gérer en interne, quelles sont les limites ?
fond ambiance bleu - site web edilink - spécialiste éditique et services numériques pour les entreprises et syndics

Gestion de la refacturation SDC
EN INTERNE

Si vous choisissez d’internaliser la gestion comptable de vos frais imputables à vos SDC vous devez alors réaliser une saisie journalière de tous vos envois avec le détail ci-dessous :

  • Date d’envoi 
  • Nature de l’envoi
  • Nombre de plis envoyés
  • Tarif d’affranchissement unitaire avec le choix du timbre
  • Total TTC
Vous devez également réaliser une facture de débours entre le cabinet et le SDC au centime près avec la mention “Facture de débours” sur chaque exemplaire transmis.
Refacturation SDC : Sous traitance - Pourquoi sous-traiter la gestion de ses factures impatubles aux SDC ?
fond ambiance bleu - site web edilink - spécialiste éditique et services numériques pour les entreprises et syndics

Gestion de la refacturation SDC
EN SOUS-TRAITANCE

En sous-traitant, vous n’avez plus aucune saisie manuelle à effectuer. Tout est automatisé et facturé en direct aux SDC. C’est le prestataire qui se charge de refacturer vos frais d’affranchissement au centime près et d’envoyer les factures à la copropriété.

En passant par un prestataire de services comme Edilink, il vous est également possible de refacturer en direct vos frais d’acheminement électronique à la copropriété. On appelle cela une facture de frais-annexes. 

Edilink capte l’information depuis votre logiciel Syndic, qu’importe son nom : clé, référence, numéro d’immeuble… Cela nous permet tous les mois de faire une facturation globale de tous vos frais et d’envoyer une facture mensuelle directement à vos SDC, en respectant les mentions légales obligatoires. 

En quoi l'avis électronique adressé aux copropriétaires permet de réaliser des économies ?

Pour économiser davantage sur vos frais de gestion, la meilleure option pour vous reste de convertir vos copropriétaires à l’envoi électronique. Des frais 100% refacturables à la SDC. Les lettres recommandées électroniques et les avis électroniques coûtent zéro aux cabinets.

syndic de copropriété : refacturer simplement vos frais de timbres à vos copropriétaires - Automatisation - refacturation SDC affranchissement automatique

Economisez jusqu'à 50% sur vos frais de gestion avec Edilink

Comment ne plus avancer les frais de timbre ?

Pour ne plus avancer vos frais de timbre, vous avez aujourd’hui deux options. La première, en refacturant directement les dépenses à la copropriété et la seconde, en mettant en place le prélèvement automatique directement sur le compte du SDC.

Découvrons ensemble chacune de ces deux options.

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REFACTURER DIRECTEMENT A LA COPROPRIETE

Bénéficiez d’un service de refacturation à l’immeuble simple, directe et automatique de tous vos frais d’acheminement. Tous les mois, une facture par immeuble sera établie au SDC avec le détail des envois réalisés sur le mois. 

Refacturation électrinqiue
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MISE EN PLACE DU PRELEVEMENT AUTOMATIQUE DES FACTURES D'ACHEMINEMENT

Il s’agit ici d’un compte global comme EDF ou encore VEOLIA pour les parties communes. 

Avec ce principe, vos comptables en interne n’auront plus à ressaisir tous les mois les frais engagés ou facture à payer. Peu importe le poids de votre courrier, le prestataire postal comptabilisera et refacturera l’ensemble de vos frais d’acheminement.

Outil de gestion : l'intérêt d'un extranet client ?

Récemment, Edilink a mis en place un extranet client pour vous donner davantage de visibilité sur vos frais d’affranchissement, ainsi que sur l’ensemble de votre parc de gestion des copropriétés.

Sécurité et Réactivité

Avec l’extranet client, le cabinet peut retracer toute la vie financières de ses SDC, compte client par compte client, en quelques clics seulement.

Sur cet espace, vous avez également des histogrammes intuitifs sur ce que vous avez envoyé comme courrier : convocation d‘AG, appel travaux, gérance, autres…

De plus, en cas de contrôle ou de demande d’un copropriétaire vous pouvez retrouver et télécharger vos factures payées ou à payer et l’ensemble des preuves d’envois.

Refacturation SDC : l'intérêt d'un extranet client ? Retracer toute la vie et la gestion de ses copropriétés en tant qu'Administrateur de bien.

Suivi et maîtrise des dépenses

Avec notre outil statistiques, vous pouvez repérer facilement la répartition de vos envois de courrier papiers et électroniques, ainsi que le taux de consentement que vous avez reçu. Nous sommes là pour vous accompagner dans cette démarche de dématérialisation pour minimiser davantage vos coûts.

La moyenne nationale aujourd’hui de l’envoi électronique est de l’ordre de 10-12%. D’ici 25, on estime que l’électronique passera la barre des 25%. 

Et vous où en êtes-vous dans votre transition numérique ?

Et vous, où en êtes-vous dans votre transition numérique et dématérialisation documentaire ?

Pour conclure

Pour conclure, choisir un sous-traitant pour refacturer ses frais aux SDC permet de bénéficier de nombreux avantages. 

Voici les principaux retenus par les clients Syndics Edilink :

timbres affranchissement industriel à -50% en passant par un prestataire postal alternatif comme Edilink

Améliorer nettement sa productivité

suivi acheminement électronique - syndic gestion du courrier

Fiabiliser ses processus opérationnels

Envoi express courrier moins chers avec edilink - services dédié aux entreprises et syndics

Améliorer la relation avec ses copropriétaires

Hebergement et stockage des courriers sur votre interface web de gestion de courrier jusqu'à 10 ans - Edilink

Assurer sa conformité

Economie - envoi et traitement document courrier pas cher - Edilink - Economie jusqu'à 50% sur frais d'affranchissement courrier la poste

Recueillir plus facilement des consentements pour le passage à l'avis électronique

Faites-vous accompagner pour simplifier la gestion administrative de vos courriers Syndic

Pour aller plus loin, découvrez aussi :

recueil-avis-electronique

Avis électronique Syndic

L'avis électronique permet aux gestionnaires de copropriétés de simplifier leurs démarches administratives et de réduire les charges liées à l’envoi de courriers. Obtenez facilement des consentements en utilisant notre solution automatisée de recueil lors de l'envoi de convocations d'AG.

Gestion de la facturation des frais refacturables SYNDIC en interne

Syndic : vos 5 préoccupations actuelles

En matière de syndic de copropriété, l'envoi des convocations et des procès-verbaux est une préoccupation qui varie selon plusieurs facteurs. Découvrez les principales préoccupations des Administrateurs de Biens

edilink certifié RGS pour l'envoi de facture électronique

Solution de facturation électronique

Passer à la facturation électronique pour fluidifier et simplifier vos processus internes, tout en restant conforme quoi qu’il advienne. Une solution adaptée à nos clients et revendeurs certifiée RGS**

paiement au consentement recueilli

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