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Avis électronique : une solution innovante pour les Syndics de Copropriété

L’avis électronique, appelé également ERE simple, est une solution numérique innovante et réglementée qui concerne exclusivement les Syndics de Copropriété.

Cette nouvelle technologie, proposée par Edilink en partenariat avec AR24, permet aux gestionnaires de copropriétés de simplifier leurs démarches administratives et de réduire les charges liées à l’envoi de courriers. 

Dans cet article, nous explorerons en détail les avantages et le fonctionnement de l’avis électronique, ainsi que sa réglementation.

Avis électronique simple - Une solution digitale innovante gagnante-gagnate

Qu'est-ce que l'avis électronique ?

L’avis électronique est une méthode d’envoi de courriers en format électronique, qui remplace le courrier recommandé papier (LRAR). Les documents syndics tels que les convocations d’assemblées générales, les procès-verbaux d’assemblées générales et les mises en demeure peuvent être envoyés par avis électronique. Grâce à cette solution, l’envoi et la réception des documents sont instantanés, ce qui permet de gagner du temps et d’améliorer l’efficacité des démarches administratives

Les bénéfices de l'avis électronique

L’utilisation de l’avis électronique présente de nombreux avantages pour les syndics de copropriété. 

Découvrez via les pictogrammes ci-dessous, les 4 principaux qu’Edilink, spécialiste de l’externalisation et de la dématérialisation documentaire a sélectionnés pour vous.

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Des économies financières significatives

Tout d’abord, l’envoi d’un courrier recommandé papier est une tâche chronophage et à faible valeur ajoutée pour les équipes. En moyenne, l’envoi de 1000 LRAR représente 9 jours de travail et plus de 12000€, en incluant les frais d’acheminement. Avec l’avis électronique, ces frais d’affranchissement sont supprimés et remplacés par un coût fixe et unique, nettement plus attractif.

En plus de permettre des économies financières significatives, l’avis électronique permet de recentrer les collaborateurs sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Un service client moderne et efficace

D’autre part, l’avis électronique est une solution innovante et pratique qui améliore considérablement votre relation avec les copropriétaires. Avec cette solution, les syndics de copropriété peuvent améliorer leur image en offrant un service plus moderne et plus efficace à leurs clients. De plus, avec l’avis électronique les preuves d’envoi et de réception, qui sont archivées instantanément en ligne.

L’avis électronique peut être utilisé pour l’envoi de divers documents syndics. Voici la liste des principaux documents qui peuvent être dématérialisés et envoyés par cette méthode :

      1. Convocations d’assemblées générales
      2. Procès-verbaux d’assemblées générales
      3. Mises en demeure

Il est important de noter que tout envoi dématérialisé nécessite d’avoir obtenu au préalable l’autorisation explicite et tacite de la part de votre copropriétaire. Ces envois doivent également être qualifiés eiDAS par l’ANSSI pour avoir une valeur juridique probante.

Plus rapide, plus écologique, plus sécurisé

Enfin, avec l’avis électronique, vous pouvez envoyer rapidement des informations importantes aux copropriétaires, telles que les dates des Assemblées Générales, les décisions prises lors des réunions et les travaux planifiés. En plus d’économiser du temps et des ressources, ils sont écologiques, réduisent la consommation de papier et permettent un archivage numérique immédiat et sécurisé des documents. 

AVIS ELECTRONIQUE ARCHIVAGE LONG EDILINK

Quels documents peut-on envoyer par avis électronique ?

L’avis électronique peut être utilisé pour l’envoi de divers documents syndics. Voici la liste des principaux documents qui peuvent être dématérialisés et envoyés par cette méthode :

      1. Convocations d’assemblées générales
      2. Procès-verbaux d’assemblées générales
      3. Mises en demeure

Il est important de noter que tout envoi dématérialisé nécessite d’avoir obtenu au préalable l’autorisation explicite et tacite de la part de votre copropriétaire. Ces envois doivent également être qualifiés eiDAS par l’ANSSI pour avoir une valeur juridique probante.

Comment fonctionne l'avis électronique ?

L’avis électronique fonctionne de manière simple et efficace. Une fois que votre cabinet de syndic a obtenu l’autorisation du copropriétaire, il peut envoyer ses documents par voie électronique. L’envoi et la réception sont instantanés, ce qui permet de gagner un temps précieux. De plus, grâce à cette solution, il n’est plus nécessaire de s’identifier pour accuser réception du document, ni de valider son identité physique auprès d’applications tierces, contraitement à la lettre recommandée électronique

Concernant les délais légaux, ils commencent à courir au lendemain du dépôt de l’avis électronique. Une preuve de première présentation horodatée est alors générée. En cas de non-réponse du copropriétaire, il n’est pas nécessaire d’envoyer une lettre recommandée. En effet, notre partenaire AR24 relance jusqu’à 4 fois votre copropriétaire en cas de non ouverture du mail ou de non réponse. 

preuve de dépot et de tranmission AR24 - courir délais légaux 21j avis électronique

Quels sont les coûts liés à l'avis électronique ?

Avec Edilink, l’avis électronique est facturé à un tarif fixe et unitaire de 2€75, quel que soit la taille de l’envoi et le nombre de pièces jointes. Il n’y a aucuns frais annexes, ni d’abonnement. Les frais d’acheminement sont refacturables à 100% et directement à la copropriété. Cette tarification attractive vous permet de réaliser des économies significatives tout en bénéficiant d’un service de qualité.

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La réglementation de l'avis électronique

L’avis comme l’envoi de recommandés électroniques (LRE) proposés par le prestataire de services, doivent être qualifiés eiDAS par l’ANSSI pour être juridiquement légale. Le décret 2020-834 du 2 juillet 2020 facilite les démarches d’envois aux copropriétaires, tout en conservant la même valeur juridique que le papier recommandé, à condition que cette méthode soit utilisée exclusivement pour les envois de convocations et procès-verbaux d’assemblées générales, ainsi que pour l’envoi d’une mise en demeure. Il est donc essentiel de se conformer à ces réglementations pour garantir la validité juridique des envois.

Edilink vous accompagne dans cette démarche en proposant un service clé en main, qui vous simplifie encore plus la vie.

Pourquoi choisir Edilink pour l'avis électronique ?

Edilink est un partenaire de confiance pour les syndics de copropriété. En collaboration avec AR24, Edilink offre une solution complète pour le recueil de consentement, l’envoi, le suivi et l’archivage des preuves d’avis électroniques. Grâce à notre expertise et à notre certification eiDAS, nous garantissons la conformité et la sécurité des envois. De plus, les avis électroniques sont stockés et archivés dans un datacenter privé détenu par Edilink, ce qui assure une protection optimale des données.

En résumé

L’avis électronique est une solution innovante et réglementée qui permet aux syndics de copropriété de simplifier leurs démarches administratives et de réduire les charges liées à l’envoi de courriers. Grâce à cette méthode, les syndics gagnent du temps, économisent des frais et améliorent leur image auprès de leurs clients. Il est important de se conformer à la réglementation en vigueur pour garantir la validité juridique des envois. En sélectionnant Edilink comme partenaire, les syndics de copropriété bénéficient d’un service de qualité et d’une solution complète pour l’envoi, le suivi et l’archivage des preuves d’avis électroniques.

Edilink, partenaire d’AR24 offre ce service à plus de ses 250 clients syndics pour assouplir leurs démarches juridiques et diminuer les charges de copropriété.

Ressources

Avis d'expert

FAQ

Toutes les questions que nos clients et prospects se posent sur l’avis électronique ainsi que nos réponses d’expert : cliquez ici 

Témoignage vidéo

Pour en savoir plus sur l’avis électronique, visionnez le Témoignage vidéo de AR24 et EDILINK : cliquez ici

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