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L’affranchissement de courrier est un poste important au sein d’une entreprise, tant en terme de coût, que de besoin en personnel. Il existe différentes manières de gérer son courrier d’entreprise pro. Dans un premier temps, nous découvrirons ensemble les 4 solutions de gestion de courrier proposées et leur coût de revient. Dans un second temps, nous verrons les astuces pour réduire ses frais d’affranchissement de courrier et réaliser jusqu’à 50% d’économies sur les frais internes.
Cette solution est possible si vous avez du temps, du personnel et un petit volume de courrier à envoyer à vos destinataires, car tout est réalisé manuellement.
Cela signifie que vous imprimez, mettez sous plis, notez les adresses sur les enveloppes et déposez le tout dans un bureau de Poste. Sans compter les problèmes occasionnels d’imprimante, le renouvellement du stock d’enveloppes et le temps de trajet pour aller à la poste, cette option est la plus longue en terme de traitement de courrier et la plus coûteuse.
Néanmoins, elle peut être idéale par les TPE ou sociétés qui gèrent moins de 100 courriers par mois.
Lorsque le courrier devient un peu plus important, une entreprise pense souvent qu’investir dans une machine à affranchir et/ou une machine de mise sous plis est la solution la plus rentable.
La société gagne du temps en effet sur l’affranchissement du courrier puisqu’une machine s’en charge. Elle peut également gagner du temps sur la mise sous plis.
Néanmoins, tous les coûts de fourniture : feuilles, enveloppes, impressions et les coûts liés aux ressources humaines peuvent vite faire monter la note… Sans compter les erreurs d’affranchissement et d’adressage qui peuvent retarder le traitement du courrier et donc l’arrivée de vos courriers chez vos correspondants.
De plus, la machine a affranchir à un coût non négligeable qu’il est important de prendre en compte.
Pour une expédition d'environ 30 courriers par jour, une pMAc, dit de Petite Machine à Affranchir Connectée, coûte environ 50€HT par mois.
Cette solution d’affranchissement de courrier est préconisée pour les ETI et entreprises Grands Comptes. En effet, elles envoient très régulièrement du courrier en masse.
Mais, cette solution à ses avantages et ses inconvénients.
Bien sûr, comme avantage on peut citer, des personnes dédiées à la gestion du courrier, l’investissement dans des machines professionnelles d’affranchissement, des plieuses, de mise sous plis, d’impression, permettant de disposer d’un service très réactif.
Hormis pour les grandes organisations, il est difficile d’imaginer qu’une PME ou une entreprise moyenne puissent investir autant pour la gestion de son courrier. En effet les investissement sont nombreux : un local dédié, l’investissement d’une machine, la masse salariale dédiée, etc … Cette option est valable pour les banques et les autres entreprises gérant un volume très important de courrier par jour.
On estime pour un grand volume d'envoi mensuel que les dépenses d'affranchissement sont supérieures à 1 500€. Aussi, il est nécessaire de disposer d'une timbreuse intelligente, appelée MAi, dont le coût de location est d'environ 200€HT par mois.
Avec les nouvelles technologies, les solutions d’externalisation de courrier en entreprise ont vu le jour il y a une dizaine d’années.
La Poste propose des tarifs préférentiels aux sociétés envoyant un certain nombre de plis quotidiens, à condition de pouvoir se doter de machines spécifiques. Par ailleurs, Internet permet de transmettre des informations simplement et quasi instantanément.
Une société comme Edilink, spécialiste en gestion de courrier postal et électronique investit dans des machines de dernières technologies, pour gérer l’ensemble des missions liées au courrier.
Avec un massificateur postal certifié au Courrier Industriel Premium, vous bénéficiez d’un tarif postal jusqu’à 50% moins cher et cela dès le 1er pli envoyé, et en toute confidentialité.
Comme vu plus haut, en passant par un prestataire de services pour la gestion externalisée de vos courriers, vous bénéficiez d’un prix industriel d’affranchissement dès le premier pli, lié à la massification postale certifiée. Cela vous permet de réduire considérablement vos frais d’affranchissement de courrier au quotidien.
Voici un exemple concret pour les convocations d’AG des Syndics de copropriété.
Avec un prestataire postal alternatif et certifié, bénéficiez d’un affranchissement courrier à 0,662€.
Tarif public eco pli 20 à 35 grs = 1,65 €
Tarif ecopli Edilink < 35 grs = 0,662 €
Affranchir son courrier au mauvais tarif pour un nombre très restreint de courrier, n’est pas impactant pour votre organisation. Cependant, ces petites sommes d’argent ccumulées et répétitives représentent plusieurs milliers d’euros perdus par les professionnels par an.
Mais alors, comment bien choisir son tarif d’affranchissement ?
L’envoi d’une lettre soulève souvent plusieurs interrogations en fonction des caractéristiques de l’envoi : quel tarif ? quel poids ? quelle destination ? avec ou sans accusé de réception ?
Pour une entreprise qui gère du courrier quotidiennement, tous ces critères se mélangent et sont parfois méconnus des personnes en charge de traiter les envois. En effet, il faut noter que le catalogue des tarifs postaux officiels de La Poste pour les entreprises, fait une soixantaine de pages. Il existe des centaines de tarifs différents selon l’envoi que vous souhaitez effectuer. Il est donc difficile de trouver une solution unique pour l’envoi des courriers professionnels.
Cette méconnaissance des tarifs peut faire perdre des milliers d’euros à une entreprise, uniquement sur les frais d’affranchissement courrier.
C’est pourquoi, opter pour un service courrier externalisé, comme proposé par Edilink devient incontournable et gagner du temps et réaliser un maximum d’économies sur ses frais d’affranchissement.
Economisez jusqu’à 50% sur vos frais d’affranchissement courrier et de gestion interne
Une connexion web à votre espace client depuis votre équipement et toute votre gestion de courrier est automatisée et gérée par nos soins. A travers cet même espace, suivez la vie de vos plis en temps réels et archiver vos preuves d’envoi.
Pour aller plus loin dans notre étude comparative, nous vous proposons de découvrir la répartition des frais d’une gestion documentaire internalisée VS une gestion doucmentaire externalisée.
Retrouvez notre FAQ en fin d’article. Si vous avez d’autres questions, n’hésitez pas à sonder nos équipes d’experts.
Vous souhaitez payer vos timbres moins chers toute l'année ? Externalisez !
Le coût de revient d’un contrat de maintenance pour une timbreuse varie fortement selon le concessionnaire que vous choisissez. Il est généralement inclus dans le prix de location de la machine à affranchir. C’est un point à prendre en compte lorsque vous étudiez et comparez les différents prestataires de services.
Chez Edilink, nous avons la solution pour vous. Grâce à notre expertise, la gestion de votre courrier est beaucoup plus souple et bien mieux contrôlée, vous permettant ainsi de bénéficier du meilleur prix pour chacun de vos envois. Par ailleurs, vous n’aurez plus besoin de vous poser de question concernant les tarifs, les envois et les suivis.
Une fois votre courrier créé, vous nous envoyez votre PDF. En un clic, votre courrier sera imprimé, mis sous pli, affranchi et envoyé. Nous nous occupons de toute votre gestion documentaire. Nous mettons à votre disposition un espace client dédié 100% personnalisé qui vous permet de faire des envois en masse ou des envois unitaires.
En nous confiant votre courrier, vous bénéficiez de nos tarifs « grand compte » vous permettant d’économiser jusqu’à 50% sur les frais d’affranchissement.
Grâce à nos tarifs de courrier industriel, nous permettons à nos clients de réaliser des économies considérables.
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