- Nos solutions
Gestion du courrier sortant
Gestion électronique des documents
- Nos expertises Syndics
Solutions de gestion documentaire pour les Syndics de copropriété
- Nous connaître
- Blog EdiMAG
Vous avez une question ?09 72 33 81 70
Gestion du courrier sortant
Gestion électronique des documents
Solutions de gestion documentaire pour les Syndics de copropriété
Gestion du courrier sortant
Gestion électronique des documents
Solutions de gestion documentaire pour les Syndics de copropriété
Numérisation et archivage des documents : un enjeu majeur pour les entreprises désireuses de disposer d’un système de consultation de données efficient lorsque les archives physiques deviennent vite un fardeau !
Les entreprises conservent des archives obligatoires qui représentent des centaines de cartons et classeurs encombrant leurs structures internes. En cas de besoin, rechercher une pièce précise devient complexe et chronophage. En externalisant la gestion de vos archives dormantes, vous bénéficiez de nombreux avantages.
La conservation de vos archives dormantes doit passer par un tiers de confiance et de proximité. Ainsi, vous assurez de mettre vos documents électroniques en sécurité et d’avoir une meilleure traçabilité. Avec une bonne politique d’archivage, vous réduisez les risques de perdre un document important et vous augmentez la sécurité de vos documents dans des locaux dédiés.
Pour bien conserver vos documents et support de gestion, portez une attention particulière à l’espace de stockage pour pouvoir y accueillir toutes les données actuelles et futures. Côté syndic, l’accumulation d’archives peut aller très vite. En effet, vous devez conserver de nombreux documents sur plusieurs années pour chacune de vos copropriétés gérées afin de respecter vos délais juridiques. La recherche et la consultation de document papier peuvent s’avérer complexes et coûteuses pour votre activité de syndic. Passer à une solution de documents aux formats numériques avec un stockage des données par un professionnel du secteur peut nettement améliorer votre gestion administrative de biens.
… Edilink s’occupe du reste ! Bénéficiez d’un service clé en main économique alliant archivage physique et numérisation d’archives
ACCÉDER RAPIDEMENT À VOS FICHIERS
Archivage de documents A4 d'entreprise économique et sécurisante
Edilink stocke et numérise dans un cloud privé tous vos documents administratifs et courriers à conserver.
On transforme votre papier en numérique.
Une offre d'archivage unique créée en partenariat avec Smart Archives
Libérez vos locaux en externalisant vos documents importants.
Vos documents physiques sont stockés chez notre archiviste agréé Smart Archives. Le délai de prise en charge des archives peut atteindre 10, 20 ou 50 ans selon la nature des documents.
Avec Edilink, vos archives seront numérisées, stockées dans un cloud privé, puis classées. Ainsi, la consultation et le téléchargement des fichiers sont possibles depuis une simple connexion internet.
Enfin, Edilink déposera vos documents physiques à son archiviste agréé si vous ne souhaitez plus être encombré dans vos locaux.
Accompagnement sur mesure et solution 2 en 1
Prix fixe annuel très concurrentiel
Sécurité des données et stockage certifié
Interface intuitive et gestion simplifiée
Une offre de services
2-en-1
Vous souhaitez passer à un SAE (Système d’Archivage électronique) ? Edilink s’occupe de la récupération de vos archives, de la préparation à la dépollution des documents : agrafes, reliures, classeurs, etc,.
Les documents sont ainsi libérés de toutes entraves et sont placés dans des séparateurs et des dossiers. Puis, ils sont numérisés et indexés sur notre plateforme d’archivage sécurisée. Et le tout en toute confidentialité.
Retrouvez toutes vos archives : documents commerciaux, pièces comptables, documents fiscaux, sociaux, gestion du personnel… sur un espace client unique et sous une nouvelle forme : la dématérialisation de documents
Elles sont ensuite stockées dans un cloud personnel. Vous pourrez les consulter via l’interface de stockage numérique, accessible à partir d’une simple connexion internet.
La recherche est instantanée. Vous pouvez consulter, télécharger, restituer et envoyer vos documents aux demandeurs en cas de besoin.
Tous les documents émis ou reçus par une entreprise dans l’exercice de son activité doivent être conservés durant une durée minimum légale. Ces délais sont obligatoires et peuvent faire l’objet de contrôle. La durée varie selon la nature des documents et les obligations légales qui s’y rapportent.
Voici quelques exemples concrets de délais légaux de conservation :
Privilégier un partenaire de confiance et de proximité agréé, proposant un accompagnement sur le long terme et des services inclus tels que la conservation des documents sécurisée, la gestion et l’ordonnancement des archives, le respect des obligations légales d’archivage… Notre expertise orientée syndicat des copropriétaires et de gestion de courrier nous permet de vous accompagner sur toute la ligne et de vous apporter des conseils personnalisés sur le classement de vos archives.
En externalisant le stockage de vos documents, vous réduirez vos frais de location, d’achat de fournitures et d’archivage, ainsi que les coûts de gestion et de recherche des documents. Aussi, vous libérerez du temps à vos équipes, pour se concentrer sur des tâches plus stratégiques.
La GED, la SAE et le coffre-fort numérique sont des outils de gestion électronique de documents. Cependant, chacun d’entre eux a des caractéristiques uniques qui les différencient. La GED est axée sur la gestion des documents au quotidien au sein d’une organisation, tandis que la SAE est utilisée pour la gestion des archives à long terme avec une forte valeur probante. Le coffre-fort numérique, quant à lui, est un système de stockage de documents électroniques qui permet de stocker des documents importants et sensibles. L’élément clé qui distingue ces outils de gestion est la valeur probante, qui est la capacité d’un document à prouver quelque chose devant un tribunal ou autre instance légale. Pour stocker au mieux vos archives numériques, nous vous conseillons de faire appel à un spécialiste de l’archivage électronique comme Edilink pour garantir l’intégrité des documents et vous aider à dématérialiser votre entreprise.
Contrairement à l’archivage papier, la dématérialisation des documents est une solution d’archivage permettant la sauvegarde des documents sur le long terme. Les documents électroniques ont la même valeur légale que les documents papier. Confiez le stockage des documents numériques de votre société à Edilink pour plus de simplicité au quotidien et faire un grand pas dans la transformation numérique.
Vous souhaitez en savoir plus sur notre solution 2 en 1 : numérisation et archivage des documents ?