Recueil de consentement et avis Electronique pour syndic de copropriété

L’avis électronique is the new recommandé électronique ?”* Pas vraiment…

L’avis électronique est un nouveau procédé mis en place pour répondre aux besoins spécifiques des syndics de copropriété. Il permet plus de flexibilité que la lettre recommandée électronique sur certains points.

Notamment :
L’avis électronique est plus simple, le destinataire n’a pas à s’identifier lors de la réception de sa convocation d’AG, de son PV d’AG, ou de sa mise en demeure.
Vous êtes informé de chaque étape de l’envoi : la transmission, la réception et la négligence si l’avis n’est pas reçu dans un délai de 21 jours, au format dématérialisé.
Un autre point à ne pas négliger au niveau de l’utilisation de ce procédé.

Tous les opérateurs postaux français proposent un service d’expédition de lettres recommandées via Internet. L’entreprise postale se charge de l’impression, de la mise sous pli et de l’expédition.

Le procédé est rapide et simple : il suffit de télécharger son document, de renseigner les coordonnées du ou des destinataires, de valider. Le service postal imprime le courrier qui sera remis par un facteur au domicile de son destinataire.
Il existe en France différentes offres de recommandé que vous pouvez utiliser en tant que syndicat des copropriétaires :

• Le recommandé premium
• Le recommandé électronique ou LRE

L’avis électronique ne peut être utilisé que dans les cas spécifiques suivants :

• La notification des convocations d’AG aux copropriétaires
• L’envoi des PV d’Assemblée générale
• L’envoi des mises en demeure en copropriété.
• Pour toute autre communication réglementée, les syndics se tourneront vers la lettre recommandée, version papier ou version dématérialisée.

Cette dernière doit être qualifiée eIDAS pour une valeur probante.

L’eIDAS, Electronic IDentification Authentication and trust Services, est un règlement de l’UE sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein de l’Union Européenne.

Dernier point : pour la bonne gestion de la copropriété en tant que syndic, le recueil de consentement pour l’envoi d’avis électroniques doit se faire au préalable comme pour le recommandé électronique.

*”L’avis électronique est le nouveau recommandé électronique”

LE CADRE LÉGAL ET JURIDIQUE

Suite à l’entrée en application du décret n° 2020-834 du 2 juillet 2020 pris pour l’application de l’ordonnance n° 2019-1101 du 30 octobre 2019 portant réforme du droit de la copropriété des immeubles bâtis et relatif à diverses mesures concernant le fonctionnement de la copropriété, les syndics de copropriété peuvent transmettre, par voie électronique certaines communications courantes en copropriété.

Obtenir le consentement des copropriétaires tout en protégeant les données personnelles est quelque chose d’essentiel aux yeux de la CNIL. Le but étant d’éviter tout risque de divulgation de données et/ou de mauvaise utilisation des données.

Rappel du décret n° 2020-834 qui définit le cadre juridique de l’avis électronique :

« Art. 64-2.-Pour l’application de l’article 42-1 de la loi du 10 juillet 1965, toutes les notifications et mises en demeure peuvent également être faites soit par lettre recommandée électronique dans les conditions prévues par les articles R. 53 à R. 53-4 du code des postes et des communications électroniques, soit au moyen d’un procédé électronique mis en œuvre par l’intermédiaire d’un prestataire de services de confiance qualifié et garantissant l’intégrité des données, la sécurité, ainsi que la traçabilité des communications, dans les conditions prévues aux articles 64-5 à 64-9. »

Ce que dit le RGPD :

Le consentement n’est pas un concept nouveau, puisqu’il était déjà inscrit dans la loi Informatique et Libertés. Le recueil des données personnelles en copropriété n’y échappe pas. Le RGPD complète néanmoins sa définition et précise cette notion sur certains aspects, afin de permettre aux personnes concernées d’exercer un contrôle réel et effectif sur le traitement de leurs données.

Le consentement est défini comme « toute manifestation de volonté, libre, spécifique, éclairée et univoque par laquelle la personne concernée accepte, par une déclaration ou par un acte positif clair, que des données à caractère personnel la concernant fassent l’objet d’un traitement”.

Enfin l’article L100 du Code des postes et des communications électroniques : lors de l’envoi eIDAS, vous devez obtenir le consentement de votre destinataire non professionnel à recevoir vos communications électroniques à une adresse email donnée. Ce consentement est une étape indispensable qui doit précéder vos envois à destination de tout destinataire non professionnel ou administration. Le recueil du consentement n’est pas nécessaire pour un destinataire professionnel (entreprise).

Le consentement est obligatoire lorsque le destinataire est un particulier. Il permet de lier une identité à une adresse mail.
Le copropriétaire peut donner son accord lors d’une Assemblée Générale, ou par tout moyen conférant une date certaine (décret n°2019-650 du 27 juin 2019.

Le Nom et le Prénom du destinataire doit être obligatoirement renseigné avant d’effectuer un envoi de courrier en LRE. Si le destinataire est une entreprise, il esr préférable de notifier un dirigeant (prénom et nom) et de renseigner la raison sociale de l’entreprise.

Enfin, assurez vous que vos copropriétaires sont bien équipés et bien renseignés pour recevoir la première LRE.

A savoir : dans le cadre de son activité, le syndic doit veiller à garantir la protection des données et la bonne gestion des données personnelles.

AR24 est reconnu comme société de confiance de la Commission Européenne, notamment grâce à la certification eIDAS.

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