Externalisation courrier : remplacement total ou partiel de ses machines courriers ?
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Sommaire
De nombreuses entreprises utilisent encore des machines à affranchir ou des systèmes de mise sous pli pour gérer leur courrier. Ces outils ont longtemps été synonymes de gain de temps et de professionnalisation. Pourtant, aujourd’hui ils atteignent leurs limites face à des besoins plus complexes, plus urgents, plus digitalisés.
L’externalisation du courrier n’est pas une remise en cause de ces outils : c’est une évolution naturelle, une solution complémentaire qui permet de gagner en efficacité, en souplesse et en sérénité.
Machines courriers entreprise : ce qu'elles font (et qu'elles font bien)
- Affranchir automatiquement vos courriers.
- Plier et insérer des documents simples dans des enveloppes.
- Réduire les déplacements à La Poste.
- Offrir des tarifs d’affranchissement préférentiels.
Les machines courriers sont de plus en plus 100% automatisées et de plus en plus simples à utiliser, sans formation nécessaire au préalable.
Machines à affranchir et mise sous pli : ce qu'elles ne peuvent pas faire
- Gérer des envois complexes (convocations, PV, LRAR…)
- S’adapter à des pics d’activité ou à des campagnes ponctuelles
- Vous libérer du temps : la mise sous pli reste une tâche interne.
- Offrir une traçabilité complète ou une preuve de dépôt
- Éviter les erreurs humaines (mauvais pli, oubli de pièce jointe…)
L’externalisation du courrier offre une solution aux limitations des machines de traitement du courrier en entreprise, le tout à un coût réduit.
Bon à savoir : De nombreux prestataires éditiques proposent des solutions d’externalisation et de gestion documentaire, sans abonnement ni engagement.
Et si vous testiez l'externalisation pour vos prochains envois documentaires ?
Gagner du temps
Vous n’avez plus à imprimer, plier, insérer, affranchir, poster.
Vous envoyez vos documents en quelques clics via une plateforme.
Gagner en fiabilité
Vous pouvez réaliser des envois automatisés, traçables, conformes aux normes postales.
Moins d’erreurs, moins de retours, plus de sérénité.
Gagner en souplesse
Pas de contrat rigide, pas de volume minimum d’envoi
Vous externalisez quand vous en avez besoin
- Vous ne payez que ce que vous envoyez à votre prestataire.
Gagner en performance
- Vos équipes se concentrent sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
- Vous améliorez vos délais d’envoi et votre image professionnelle.
Une réelle complémentarité, aucune concurrence
L’externalisation ne remplace pas vos machines à affranchir et de mises sous pli. Elle les complète :
CAS D’USAGE | Machine à affranchir | Mise sous pli | Externalisation |
|---|---|---|
Envois simples et réguliers Envois complexes : PV, LRAR, convocations Campagnes ponctuelles ou massives Traçabilité et preuve de dépôt Gain de temps réel Coût variable selon usages
| ✅ ❌ ❌ ❌ ❌ ❌ (coûts fixes) | ✅ ✅ ✅ ✅ ✅ ✅ |
Externalisation courrier VS Gestion interne : A chaque contexte, sa solution adaptée.
Une entreprise ou un cabinet envoie : | Solutions |
|---|---|
200 factures simples 50 convocations d’AG avec annexes 10 LRAR pour des relances juridiques Occasionnellement quelques courriers simples
| Machine à affranchir et de mise sous pli adaptée Externalisation courrier recommandée Externalisation courrier obligatoire Mise sous pli classique ou externalisation si service souscrit |
En résumé, vous pouvez être confiant : vos équipements d’affranchissement et de mise sous pli demeurent pertinents. Cependant, elles ne suffisent plus à répondre aux exigences modernes. L’externalisation du courrier est une solution complémentaire plus souple, plus rapide, plus fiable.
Afin d’optimiser leur processus de gestion courrier, les entreprises doivent donc mettre en place des solutions pour externaliser cette mission et optimiser la distribution des différents envois.
Quels que soient leurs secteurs d’activités, les sociétés peuvent facilement optimiser leur fonctionnement et diminuer les coûts de gestion du courrier en optant pour un service complet tel que celui proposé par Edilink, spécialiste de l’externalisation du courrier sortant.
En effet, Edilink fournit des solutions complètes et intégrées pour la gestion de vos envois postaux, qu’il s’agisse de mailings marketing volumineux ou d’expéditions occasionnelles spécifiques. Grâce à une optimisation des processus, gestion des courriers sortants deviendra ainsi un vrai jeu d’enfant !
💡A savoir : Notre offre comprend également la dématérialisation des fiches de paie et la mise à disposition de bulletins de salaire en format électronique, ainsi qu’un système d’archivage numérique complet, vous permettant d’assurer votre conformité.
