Les machines à affranchir et les systèmes de mise sous pli sont des outils bien implantés dans les entreprises. Ils consistent à aider et automatiser une partie du traitement du courrier. Mais sont-ils toujours adaptés selon la nature des courriers a envoyer ? Doit-on systématiquement se séparer de ces machines lorsqu’on étudie des solutions d’externalisation auprès de prestataires externes et compétents et éligibles ? Et surtout, sont-ils rentables ? Dans cet article, on fait le point sur leurs avantages, leurs limites, leurs coûts et les alternatives
Une machine à affranchir, appelé aussi affranchisseuse ou timbreuse permet d’apposer des timbres et de peser des lettres à affranchir.
Elle comprend des avantages comme :
Une machine de mise sous pli, permet de plier automatiquement des documents et de les insérer dans des enveloppes prêtes à être envoyées.
Elle présente plusieurs avantages :
Ces équipements peuvent être utiles dans plusieurs contextes :
Les machines courriers sont de plus en plus 100% automatisées et de plus en plus simples à utiliser, sans formation nécessaire au préalable.
Les machines à affranchir et de mise sous pli impliquent des coûts fixes, même en cas d’utilisation partielle :
Maintenance : souvent incluse, mais parfois facturée en sus.
Frais complémentaires et Consommables : en plus des frais fixes, il faut comptabiliser la redevance postale, du taux d’affranchissement, des fournitures d’encres, enveloppes, papiers…
Que vous les utilisiez ou non, le coût négocié à la signature du contrat reste le même. Cela peut devenir un poste de dépense peu rentable si le volume de courrier diminue.
Voyons d’ailleurs, quelles sont les limites des machines à affranchir et de mise sous plis…
Avec une machine à affranchir, vous pouvez envoyer tous types de courrier en un rien de temps :
Par ailleurs, bien que de plus en plus de machines soient automatisées, il n’y a pas d’intelligence métier. En effet, ces systèmes de mise sous pli ne savent pas gérer des cas complexes.
Pour les syndics, les courriers d’Assemblées Générales ne peuvent être traités avec ce système. Notamment tout ce qui concerne les convocations et procès-verbaux d’Assemblées Générales.
Mais alors, comment sont traités et envoyés les courriers recommandés en interne ? Quels sont les prix associés ?Accédez à la FAQ plus bas pour le savoir.
Les machines sont conçues pour des formats et des volumes standards. En cas de pic d’activité elles atteignent rapidement leurs limites. C’est le cas par exemple pour les envois massifs de convocations, les relances clients, les campagnes marketing. Il faut alors mobiliser davantage de ressources internes ou allonger les délais. De plus, elles ne sont pas adaptées aux besoins ponctuels : vous payez un abonnement mensuel, même si vous ne les utilisez qu’occasionnellement.
Même si ces machines automatisent certaines étapes, elles nécessitent toujours une intervention humaine : chargement des documents, surveillance du bon fonctionnement, gestion des bourrages ou erreurs. Cela mobilise du personnel, souvent administratif, qui pourrait être affecté à des tâches à plus forte valeur ajoutée. En réalité, la mise sous pli reste une tâche interne chronophage, surtout en cas de volumes importants ou de documents multiples à insérer.
On estime qu’un syndic passe en moyenne 375h à traiter ses courriers d’AG en 1 an.
Malgré l’automatisation, l’intervention humaine reste nécessaire pour préparer les documents, charger les enveloppes et vérifier les impressions. Cela expose à des erreurs fréquentes : mauvais pli, oubli de pièce jointe, mauvais destinataire, voire envoi en double. Ces erreurs peuvent nuire à l’image de l’entreprise, entraîner des retours ou des litiges, et nécessiter des réexpéditions coûteuses.
Contrairement à une idée reçue, l’externalisation du courrier ne remplace pas les machines à affranchir et de mise sous plis : elle les complète intelligemment.
Envois complexes (convocations, PV, LRAR…)
Ces documents nécessitent souvent des pièces jointes, des formats spécifiques ou des preuves de dépôt. L’externalisation garantit un traitement conforme, sécurisé et traçable.
Campagnes ponctuelles ou en masse
Lors de pics d’activité (relances, communication client, marketing), les machines internes peuvent saturer. Externaliser permet d’absorber ces volumes sans perturber votre organisation.
Besoin de traçabilité, de conformité ou de délais courts
L’externalisation offre un suivi précis des envois, des délais maîtrisés, et une conformité aux normes postales, ce qui est difficile à garantir en interne.
Pour aller plus loin, découvrez également : « Pourquoi externaliser son courrier même si vous avez une machine à affranchir ? »
Votre machine à affranchir du courrier est directement connectée au serveur de la Poste et fonctionne grâce à Internet.
Il faut également répondre à certaines conditions, comme :
Sans oublier qu’il vous faut ensuite déposer vos courriers dans une boîte aux lettres pour les petits volumes ou les déposer auprès d’un établissement d’attache pour les volumes de courrier plus importants.
Pour annuler son contrat généralement, vous devez attendre la fin du contrat de location-bail. Une fois la durée initiale écoulée, vous devez annoncer votre rupture au contat de préférence par courrier recommandé.
Une date de préavis est annoncée. Elle est plus ou moins longue selon le prestataire de services choisi. Référez-vous aux clauses de votre contrat pour en savoir plus.
Pour les recommandés et colis, vous pouvez faire appel à un service de collecte. Pour ce faire, vous devez souscrire à un abonnement complémentaire auprès de la Poste. Cela coûte environ 600€ par an pour une trentaine de courriers envoyés par jour. Un ramassage quotidien de vos courriers sera alors assuré, mais cela fait encore monter l’addition de vos charges internes… Vous pourriez donc vous poser la question de l’externalisation de ce service de gestion et d’impression qui prend du temps à vos équipes internes…
Non, l’externalisation du courrier ne remplace pas vos machines à affranchir ou de mise sous pli. Elle les complète intelligemment.
Dans certains secteurs comme les syndics de copropriété, les avocats ou les notaires, les envois en lettres recommandées (LRAR) sont fréquents et souvent complexes à gérer en interne.
Avec une solution comme Edilink, vous bénéficiez d’un service sans abonnement, sans frais de gestion ni d’accès,
d’une facturation à l’envoi uniquement, de tarifs industriels grâce à la massification des volumes.
Vous ne payez que si vous utilisez le service.
Et si vous ne l’utilisez pas : vous ne perdez rien.
Mais si vous l’activez, vous gagnez un temps précieux et réalisez des économies concrètes.
Pour en savoir plus, découvrez notre article :
Pourquoi externaliser son courrier même si vous avez une machine à affranchir ?
Pour conclure, les machines à affranchir et de mise sous pli restent utiles pour certains usages réguliers et simples. Cepandant, elles ne suffisent pas à répondre aux exigences modernes de rapidité, de fiabilité et de flexibilité. C’est pourquoi, l’externalisation du courrier s’impose comme une solution complémentaire, capable de vous faire gagner un temps précieux tout en améliorant la qualité, quels que soient vos envois.
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