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Dans cet article, nous allons explorer les aspects essentiels de l’archivage physique. Dabord, nous commencerons par définir l’archivage physique et son importance pour les entreprises. Ensuite, nous aborderons les enjeux majeurs tels que l’optimisation de l’espace de stockage, le gain de productivité par l’externalisation et la maîtrise des risques liés à la sécurité des informations. Enfin, nous parlerons également de la conformité légale et de la sélection d’un prestataire fiable.
Pour plus d’informations sur nos services numériques, visitez notre page présentant notre solution d’archivage deux en un.
Bonne lecture.
SOMMAIRE
Définition : Qu'est-ce que l'archivage physique ?
L’archivage des documents fait référence au processus de stockage, de gestion et de préservation des documents importants pour une organisation. Les systèmes d’archivage doivent garantir accessibilité, intégrité et conservation des documents à long terme.
L’archivage physique des documents consiste à conserver les documents papier ou autre support physique, dans des espaces dédiés comme des entrepôts ou chez un archiviste agréé. Cela inclut la classification, le catalogage et le stockage organisé des documents pour assurer leur conservation sécurisée et leur disponibilité.
Examinons en premier lieu les différents avantages pour l’entreprise à externaliser la gestion et le stockage de ses archives.
L'importance de l'archivage des documents pour les entreprises
L’archivage des documents revêt une importance capitale pour les entreprises. Archiver ses documents d’entreprise c’est garantir la préservation et la gestion efficace des informations essentielles. Les entreprises peuvent garantir leur conformité réglementaire, simplifier les audits et minimiser les risques de perte ou de corruption des données en organisant et sécurisant leurs documents financiers, juridiques et opérationnels. De plus, l’archivage permet de retrouver rapidement des informations cruciales, favorisant une prise de décision claire et un processus interne fluide. En somme, investir dans une stratégie d’archivage solide représente un pilier fondamental pour la pérennité et la réussite de son entreprise, dans un environnement concurrentiel en constante évolution.
Trop souvent négligé par les entreprises, elles y prêtent souvent attention lorsqu’il y a un risque de perte financière causée par un sinistre ou un litige. Mais aussi, lorsqu’il y a un risque majeur de perte d’informations ou un risque d’exploitation. Quelle que soit la taille de votre entreprise, l‘archivage physique est un levier de performance hors du commun.
Ensuite, découvrons les enjeux majeurs de l’archivage physique.
Les 4 enjeux majeurs de l'archivage physique
Optimiser son espace de stockage : un gain économique
Depuis 2018, le nombre de M² loué a drastiquement diminué. En effet, le prix du M² augmente chaque année d’environ 9%. Les entreprises cherchent donc à optimiser coûte que coûte leurs espaces. Cette tendance a été favorisée par le développement du télétravail pour ajuster les surfaces de travail et de gestion. Au-delà du coût des loyers qui ne cessent de croître, il y a également les charges, les frais de maintenance et de gestion des espaces à prendre en compte, ce qui alourdit considérablement le budget global des entreprises.
Selon une étude réalisée par McKinsey, on estime qu’un dossier d’archives coûte en moyenne 32€ à classer charges comprises et par an. En externalisant la gestion documentaire de vos archives dormantes, le coût d’un dossier à classer est divisé par 3. On estime que cela ne coûte en moyenne à l’entreprise que 9€ / an (seulement).
Tout le monde est concerné. C’est pourquoi, de plus en plus d’entreprises et organisations délèguent cette activité à des experts archivistes.
Souvent, les entreprises profitent d’un déménagement et/ou d’un réagencement de leurs espaces de travail pour s’intéresser à un projet d’externalisation des archives d’entreprise.
En effet, un plan de classement est remanié pour optimiser les recherches futures, en définissant des règles d’archivages strictes. La mise en place d’un outil de gestion permet de mieux gérer et contrôler la durée légale de l’archivage selon chaque typologie de document.
A titre d’exemples, voici des documents comprenant des délais légaux à respecter :
- Facturation client : 10 ans
- Bulletin de paie des salariés : 5 ans
- Archive comptable du Trésor Public : 10 ans
- Contrat d’acquisition ou de cession : 30 ans
- Document officiel de chantier / recouvrement : 10 ans
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Externaliser les archives physiques : un gain de productivité
Ne perdez plus de temps à retrouver la trace d'un document archivé.
Depuis les 15 dernières années, le temps de recherche d’un document s’est vu croître. On estime aujourd’hui que le temps consacré à la recherche a augmenté de plus de 25 %, ce qui équivaut à près de 10 heures par semaine pour la recherche et la collecte d’informations. Et ceux, sans pour autant s’assurer de trouver ce que l’on recherche !
Externaliser le stockage de ses archives physiques : une maîtrise du risque assurée
Qu’il soit accidentel ou volontaire, il peut y avoir de lourdes conséquences sur les aspects opérationnels, financiers, juridiques et sur la (e)-réputation de votre organisation. Il est donc primordial pour votre organisation de se protéger contre la perte ou le vol d’informations, un sinistre de type incendie, dégâts des eaux…
80% des entreprises qui ont subi une perte majeure d'information font faillite dans l'année.
Bien archiver ses documents c’est aussi assurer une sécurité physique de ceux-ci :
- mettre son site ou son lieu de stockage sous vidéosurveillance
- prévoir des restrictions des accès
- se protéger contre les nuisibles
- mettre en place une traçabilité des mouvements
- disposer d’un accès rapide aux documents
- disposer d’une sécurité renforcée pour la destruction de ses archives
En respectant ces obligations, vous assurez la conformité légale et la protection des données lors de l’archivage physique, tout en respectant les principes fondamentaux du RGPD en matière de traitement des données personnelles.
Externaliser ses documents physiques : la conformité en plus
La CNIL prévoit de nombreuses sanctions en cas de non-respect des normes RGPD, pouvant aller jusqu’à 3% du chiffre d’affaires global de l’entreprise.
Vous devez respecter certaines obligations en matière de RGPD et d’archivage physique pour garantir la conformité légale et la protection de vos données. Découvrez les principales obligations légales :
Identifier clairement les données archivées
Elles doivent être exactes pertinentes et nécessaires à vos activités commerciales.
Recueillir le consentement des individus concernés
Si les données à archiver contiennent des informations personnelles sensibles, vous devez informer les personnes concernées sur le traitement et l’archivage des données, obtenir leur consentement préalable, libre, explicite et univoque, ainsi que leur fournir des informations sur la durée de conservation et les mesures de sécurité.
La sécurité et la confidentialité
Vous avez l’obligation de garantir la sécurité et la confidentialité des données que vous conservez ou que vous confiez à votre archiviste professionnel. L’accès doit être limité, contrôlé pour éviter toute altération ou perte de données.
La durée de conservation
Votre durée de conservation doit être déterminée et appropriée selon les obligations légales et réglementaires du marché, précisant également le besoin opérationnel de cette donnée. Les données ne doivent pas être conservées au-delà de ce qui est nécessaire si vous souhaitez optimiser au mieux vos coûts de stockage.
Le droit d'accès et à la rectification
Vous devez permettre aux personnes concernées d’exercer leur droit d’accès et de rectification sur les données archivées. Cela signifie que vous avez l’obligation de fournir ces données sur demande et de les mettre à jour si nécessaire.
La suppression sécurisée des archives
Lorsque la durée de conservation des données arrive à expiration ou que leur traitement n’est plus nécessaire, vous vous devez d’assurer une suppression sécurisée, conformément aux exigences du RGPD.
Porter une attention particulière à la durée de vie de chaque document évite le stockage de document inutile. De ce fait, vous optimisez vos espaces de stockage. Il est important que le plan de classement, le naming des dossiers et les règles d’archivage soient stricts et respectés sur la durée pour assurer la productivité l’entreprise. Tous les services sont concernés.
Une des bonnes pratiques à appliquer est d’allouer de nouvelles missions à un ou plusieurs salariés pour assurer que les règles d’archivage et de bonnes pratiques soient maintenues par tout le personnel.
Avec un archivage physique optimisé, vos salariés gagnent du temps et peuvent se concentrer sur des projets à plus fortes valeurs ajoutées. De ce fait, ils améliorent leur réactivité face aux demandes entrantes, renforçant ainsi la relation et la satisfaction des clients et fournisseurs.
1 entreprise sur 2 s'intéresse à la gestion de ses archives. Pourtant, 80% d'entre elles ne vérifient pas la validité des documents archivés
Conserver ses archives dormantes, ça prend de la place, ça coûte cher et ça n'a aucune utilité !
L’archivage physique implique le stockage et la gestion de documents et d’enregistrements physiques. Il s’agit d’une tâche qui peut prendre beaucoup de temps et de ressources pour les entreprises, en particulier celles qui ont de gros volumes de documents. Il est donc primordial de choisir un prestataire de services spécialisé dans l’archivage physique, disposant de l’expertise et de l’infrastructure nécessaires pour mener à bien cette tâche. En archivant ses documents chez un archiviste agréé aux conditions strictes, vous assurez que votre site de stockage dispose d’une sécurité renforcée : endroit sec, sans humidité, contrôle d’accès, alerte incendie, vidéosurveillance, gardien de jour et de nuit, plan de classement et traçabilité des process, conformité RGPD…
L’accès simplifié à la ressource documentaire est essentiel. Il s’agit notamment de cataloguer, d’indexer et d’étiqueter correctement les documents. Mais, ce n’est pas le seul critère à prendre en compte. Il est également important d’évaluer ses installations, ses capacités de stockage, ses processus pour assurer une récupération rapide et présence des documents et les mesures de sécurité mises en place.
Edilink et son partenaire SmartArchives disposent de mécanismes de livraison fiables pour garantir une livraison de vos archives en 24H.
En plus des installations et des processus, la réputation et l’expérience du sous-traitant dans l’archivage physique sont cruciales. Tout comme pour l’archiva électronique. Cherchez un prestataire certifié, avec une solide expérience et des clients satisfaits, dans des domaines similaires. Demandez des références ou consultez des témoignages de clients pour évaluer leur expertise et satisfaction.
En choisissant Edilink et SmartArchives pour l’archivage de vos documents, vous pouvez avoir l’assurance que vos données seront traitées avec le plus grand soin et dans le respect total de la loi. Nous sommes là pour vous accompagner à chaque étape de votre projet et répondre à toutes vos questions concernant la protection de vos données sensibles.
Vos avantages
- Une offre deux en un pour la gestion de vos archives physiques et numériques
- Proximité client : 3 sites d’archivage réparti en France.
- Espace d’archivage sur mesure
- Traitement des demandes dans un délai de 24 heures. Dans l’hypothèse où vous avez des demandes urgentes, celles-ci seront traitées en moins de 4 heures
- Toutes les demandes sont enregistrées et historisées
- Cartons 100% recyclables
- Prix fixe compétitif
- Logistique de transport
- Destruction des archives respectant les normes ISO 14001 et OHSAS 18001
- Dans la mesure où vous avez des besoins spécifiques, nous sommes capables de vous proposer une solution 100% personnalisée : tri, plan de classement, conditionnement
- Numérisation des archives dans un cloud privé accessible 24h/24h
Nos engagements pour l'archivage physique et électronique
Conformité et respect de votre vie privée
De toute évidence, Edilink s’engage à offrir à ses clients un service d’archivage physique et numérique en totale conformité avec la législation en vigueur, notamment le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). La protection de vos données sensibles tout en garantissant leur accessibilité et leur intégrité est notre priorité.
Sécurité et contrôle d'accès strict
Notre partenaire SmartArchives offre des infrastructures ultra-sécurisées pour l’archivage physique. Vos documents sont protégés contre le vol, l’incendie, et l’accès non autorisé grâce à des mesures de sécurité avancées. Seul le personnel autorisé accède aux documents, avec chaque accès enregistré et surveillé pour une traçabilité optimale.
Audit et suivis réguliers
Nous réalisons des audits réguliers pour garantir une conformité totale. Nous fournissons des rapports détaillés sur la gestion de vos archives, incluant accès, modifications, et mesures de sécurité.
Transparence et confidentialité
Avant tout projet d’archivage, nous procédons à une évaluation approfondie de vos besoins et de la nature de vos documents. Notre objectif : classer vos documents par typologie et vous informer des durées légales de conservation des archives pour optimiser vos coûts de stockage et de numérisation en cas d’archivage électronique.
Nous vous fournissons des contrats clairs détaillant nos engagements en matière de confidentialité, sécurité et conformité légale, ainsi que vos droits en tant que client.
Conformité RDGP
Nous respectons les principes du RGPD : limitation de la collecte, nécessité du traitement, et sécurité des données. Vos données sont traitées en toute transparence, avec des droits garantis d’accès, de rectification, et de suppression.
Étant donné que pour garantir une gestion efficace des documents d’entreprise, il est essentiel d’investir dans une solution d’archivage appropriée et de choisir des prestataires fiables, nous vous recommandons également de sensibiliser l’ensemble de vos collaborateurs aux nouvelles règles d’archivage. Cela permettra de conserver une rigueur dans le classement de vos archives, d’optimiser les espaces de stockages en continu et d’améliorer la productivité de vos salariés, tout en maîtrisant les risques et en assurant la conformité légale sur le long terme.
D’ailleurs, pour tout projet de gestion d’archives, pensez à Edilink et à son partenaire agréé SmartArchives. Nous serons ravis de vous orienter vers les solutions les plus stratégiques pour votre entreprise, tout en s’adaptant à vos budgets.
Optimisez l'espace, réduisez les dépenses et modernisez l'accès à vos archives ! La gestion "smart" de vos archives, on s'en occupe !
