La gestion des convocations d’assemblée générale est une étape clé pour les syndics de copropriété. Pourtant, elle peut vite devenir chronophage et générer des erreurs d’adressage. Pour répondre à ses enjeux, Edilink a développé une fonctionnalité innovante et plébiscitée par les professionnels : la page porte-adresse personnalisable, intégrée automatiquement dans vos envois recommandés, convocations et procès-verbaux d’AG.
Bien plus qu’une simple page d’identification, elle devient un véritable outil de pilotage, pensé pour simplifier votre quotidien.
La page porte-adresse est la première page visible sur vos courriers recommandés. Elle affiche les informations essentielles pour l’expédition et l’identification du destinataire :
- l’identification du destinataire
- l’orientation du courrier
- la gestion rapide des retours
- le contrôle du document envoyé au copropriétaire.
Avec Edilink, cette page devient automatisée, intelligente et 100% personnalisable pour accompagner efficacement chaque étape de la présentation des convocations d’AG
Faites confiance à Edilink pour tous vos envois de courrier syndic
Notre solution d’externalisation courrier a été conçue pour répondre aux besoins réel des syndics :
✅ Personnalisation complète : Votre identité visuelle est intégrée en première page. (logo, couleurs, mise en page).
✅ Champs dynamiques : insertion automatique des données variables (nom, adresse, n° immeuble, date et heure de l’AG).
✅ Intégration fluide avec votre logiciel syndic : les informations nécessaires sont extraites directement de vos fichiers .txt pour garantir précision et gain de temps.
✅ Zéro manipulation manuelle : tout est automatisé de la mise en page à la génération du PDF final, tout est automatisé.
✅ Refacturation automatique : chaque envoi est imputé directement à la copropriété concernée pour une gestion comptable plus simple.
Logo (couleur possible)
Informations clés et pagination
N° immeuble
Votre logo en couleur intégré pour affirmer votre identité
La page porte-adresse personnalisable vous permet d’intégrer votre logo et votre charte graphique. Cette touche professionnelle renforce :
- Votre image de marque auprès des copropriétaires
- La reconnaissance immédiate de vos courriers
- La confiance dans vos communications officielles
Dans un secteur où la concurrence est forte, cette différenciation compte !
Information clés et paganition
Votre page porte-adresse peut intégrer les éléments essentiels de la convocation :
- Date et heure de début de l’assemblée générale
- Adresse du lieu où se tiendra l’AG
Le copropriétaire a ainsi le message principal sous les yeux dès l’ouverture du courrier, avant même de consulter le document complet. Un gain de clarté apprécié de tous.
Le numéro d'immeuble : la nouveauté qui change tout
Suite à une forte demande des syndics, Edilink a ajouté le N° d’immeuble en page de garde.
Pourquoi est-ce utile ? 👉Un gain de temps considérable pour vos équipes et une meilleure réactivité.
Cette information devient essentielle pour :
- identifier instantanément la copropriété concernée
- traiter les retours non distribués (NPAI) et mettre à jour vos bases d’adrassage
- repérer les adresses obsolètes
Exemplaire de pli – Page porte-adresse convocation d’Assemblée Générale
Vous n’avez plus besoin d’ouvrir la convocation : tout est visible en un coup d’oeil.
Vous souhaitez sous-traiter vos envois de courriers recommandés et rendre vos convocations d'AG plus professionnelles ?
La page porte-adresse personnalisée fortement appréciée par vos copropriétaires
N’oublions pas que vos convocations s’adressent in fine aux copropriétaires. Pour eux aussi, la page porte-adresse apporte des bénéfices :
- Repérage rapide de la date et du lieu de l’AG
- Confirmation visuelle qu’il s’agit bien de leur copropriété
- Facilité de classement pour leurs archives personnelles
Une communication claire et professionnelle favorise l’engagement et la participation aux assemblées générales.
Toutes les informations pratiques de l'AG sur la première page
Le copropriétaire perçoit immédiatement les informations essentiel dès l’ouverture de l’enveloppe double fenêtre. Pour en savoir plus sur le principe de l’enveloppe double fênêtre vs la porte porte-adresse, rendez-vous sur la FAQ.
Un système de pagination professionnel
La pagination intégrée à votre page porte-adresse offre plusieurs avantages :
- Lecture simplifiée pendant la réunion d’Assemblée Générale
- Contrôle de l’intégralité du document envoyé
- Aspect professionnel renforcé
Savoir qu’un document fait 72 pages sur 72 par exemple, rassure et professionnalise votre communication.
La page porte-adresse courrier AG : un gain de temps considérable pour votre syndic
Imaginez un monde où vous devez retrouver rapidement à quel immeuble et à quel copropriétaire appartient un AR retourné. Sans page porte-adresse, vous devez ouvrir le pli, chercher dans le document, croiser avec vos fichiers…
Avec une page porte-adresse bien conçue, toutes les informations sont visibles en première page :
- Identification en moins de 5 secondes
- Traitement des retours accéléré
- Optimisation de vos bases d’adressage
- Assurer que le courrier arrive à l’ensemble de la SDC et que le message principal est compris
- Améliorer le taux de présence à l’AG
- Moins de stress pour vos équipes
Une identification immédiate du destinataire et de la copropriété
Avec la page porte-adresse dédiée aux courriers d’AG, aucune confusion possible, même lorsque vous gérez des dizaines d’immeubles. Vous repérez d’un coût d’oeil les informations du destinataire et de la copropriété.
Une gestion simplifiée des plis non-distribués
C’est l’un des points les plus critiques pour les syndics : que faire des courriers non récupérés, non réclamés ou non distribués ? La page porte-adresse devient votre meilleure alliée pour gérer ces situations délicates.
En centralisant tous les détails clés (nom, adresse, numéro d’immeuble), le tri des retours est simlifié et vous disposez d’une réele traçabilité en cas de contestation.
Fini les pertes de temps à ouvrir chaque enveloppe pour chercher à quel immeuble appartient le courrier retourné !
Edilink vous offre un service d'envoi géré de bout-en-bout et 100% personnalisé
Cas d'usage Syndic - Exemple concret
Prenons l’exemple d’un cabinet gérant 15 000 lots répartis sur 80 immeubles. Lors de la période des AG annuelles, vous envoyez plusieurs centaines de convocations par semaine.
SANS page porte-adresse personnalisée
- Difficulté à identifier rapidement les retours
- Temps perdu à ouvrir chaque enveloppe pour connaître le n° d’immeuble concerné
- Risque d’erreur dans le traitement des NPAI (n’habite pas à l’adresse indiquée)
- Image moins professionnelle
AVEC une page porte-adresse personnalisée
- Identification visuelle immédiate (copropriété, destinataire, n° de lot)
- Traitement des retours 3 fois plus rapide
- Zéro erreur dans l’attribution des plis
- Image premium renforcée
Tout savoir sur la page porte-adresse personnalisable
Les deux solutions servent à faire apparaître une adresse sans écrire directement sur l’enveloppe.
Mais elles n’ont ni la même fonction, ni le même usage.
Enveloppe double fenêtre
Elle affiche :
- l’adresse du destinataire,
- et l’adresse de l’expéditeur,
grâce à deux fenêtres transparentes découpées dans l’enveloppe. Elle est surtout utilisée dans le cadre de l’envoi de documents administratifs standardisés.
C’est un support physique, limité à l’adressage postal.
La Page porte-adresse
Elle affiche :
- informations d’AG,
- pagination,
- numéro d’immeuble,
- lot,
- logo,
- données extraites automatiquement du fichier .txt.
C’est un document numérique intelligent, intégré au courrier et pensé pour les syndics.
Les deux solutions répondent à des besoins différents :
- L’enveloppe traite l’acheminement postal,
- la page porte‑adresse gère l’organisation, la traçabilité et le traitement en interne.
La page porte-adresse est la première page visible sur vos courriers recommandés hybrides. Elle contient les instructions essentielles pour l’expédition, comme l’adresse du destinataire, et peut être personnalisée avec votre logo, la pagination, la date et l’heure de l’assemblée générale.
Avec EDILINK, vous pouvez ajouter votre logo en couleur (format .PJS), activer la pagination automatique et intégrer des actualités importantes (date, heure, adresse de l’AG) directement depuis votre fichier .txt. Cette personnalisation est simple et rapide.
L’affichage du numéro d’immeuble permet aux syndics d’identifier immédiatement le copropriétaire concerné sans ouvrir la convocation. Cela facilite le suivi des plis non récupérés ou des adresses obsolètes, et fait gagner un temps précieux.
Elle offre un gain de temps, une meilleure organisation et une image professionnelle. De plus, elle sécurise vos envois en centralisant les données et réduit les risques d’erreurs.
Pour conclure, notre engagement, c’est votre sérénité.
La page porte-adresse personnalisable n’est pas un simple gadget marketing. C’est un véritable atout qui simplifie votre quotidien, professionnalise votre image et optimise le traitement de vos envois recommandés. La page porte-adresse est une solution simple, efficace et professionnelle qui répond parfaitement aux besoins des syndics de copropriété.
Chez Edilink, nous croyons que chaque détail compte pour faire la différence. C’est pourquoi nous avons développé cette fonctionnalité en écoutant les besoins réels des syndics sur le terrain.
Contactez-nous dès aujourd’hui pour découvrir cette fonctionnalité et simplifier vos envois.
