Depuis septembre 2019, Edilink est partenaire d’AR24 pour offrir un service clé en main d’envoi de lettres recommandées électroniques certifiées eIDAS.
Depuis toujours, Edilink s’occupe de vos envois LRPAR : la lettre recommandée papier avec accusé réception).
Aujourd’hui, Edilink s’occupe également de vos recommandés électroniques, appelés LRE.
Tout savoir sur notre partenariat avec AR24
Initialement, nous avons développé ce service pour anticiper les besoins des syndics de copropriété et trouver une solution innovante pour assurer leurs obligations légales face à la crise sanitaire liée à la Covid-19.
Aujourd’hui notre mission est d’accompagner les entreprises et syndics vers la dématérialisation de document tout en offrant une solution de courrier hybride tout-en-un.
Ar24 se développe de plus en plus auprès de toutes les professions. Aujourd’hui, ils ont une forte activité auprès des notaires et des syndics de copropriété. De nombreuses ETI et Grands Comptes leurs font déjà confiance !
Leur mission : offrir un service de LRE de qualité et totalement sécurisé.
AR24 est reconnue comme société de confiance de la Commission Européenne, notamment grâce à la certification eIDAS. La LRE eIDAS issue d’un règlement européen, implique une vérification par le tiers achemineur pour être en conformité avec la loi ELAN. AR24 se place en numéro 1 avec une offre certifiée, moins cher et bien rodé ! Fiable, pratique, rapide, économique et écologique, c’est le seul service 100% français proposant l’identification universelle et à distance du destinataire afin de rendre les communications électroniques accessibles à tous.
C’est pourquoi, qu’Edilink c’est tout naturellement associé à eux. Un partenariat solide qui nous a paru comme une évidence. Edilink se place dans l’air du numérique et vous propose donc des solutions de dématérialisation électroniques.
Aujourd’hui, vous utilisez les recommandés papiers dès que cela est nécessaire ou obligatoire. Mais, avez-vous entendu parler de la LRE ?
Elle dispose de nombreux avantages :
AR24 est le 1er service de recommandés électroniques en France, et également le seul service proposant l’identification universelle et à distance du destinataire afin de rendre la LRE accessible à tous. Si vous ne savez pas encore comment envoyer une lettre recommandée très facilement, n’hésitez donc pas à tester AR24. Vous pouvez réaliser toutes sortes d’envois, en toute sérénité et immédiatement avec ce partenaire de confiance.
Les avantages d’AR24 : Fiabilité juridique, Pratique, Tarif transparent
Conformément à l’article 43, puis à l’article 44 de la règlementation européenne eIDAS, un recommandé électronique acheminé vous permet d’avoir accès à :
AR24 vous donne toutes les informations requises pour mettre en place la LRE et obtenir les consentements des copropriétaires qui souhaitent recevoir leurs recommandés au format électronique.
Edilink fait ensuite le dispatch entre vos courriers recommandés papier qui partent via La Poste et vos courriers électroniques qui partent grâce au service AR24.
Vous n’avez plus rien à faire !
Découvrir notre interface
L’avis électronique est la solution idéale. Il permet de notifier et d’envoyer des convocations et procès-verbaux d’Assemblées Générales aux copropriétaires en toute simplicité.
L’envoi d’avis électronique est une démarche réglementée. C’est pourquoi chez Edilink, nous entretenons un partenariat solide avec AR24, le 1er prestataire de confiance qualifié par l’ANSSI. Ainsi, l’acheminement de vos avis électroniques se fait en toute sécurité et la valeur juridique dont ils ont besoin pour être parfaitement conformes au décret 2020-834 est respectée.
Chez Edilink, nous avons à cœur de vous proposer des solutions qui vous permettent l’optimisation de vos services et de votre gestion. C’est pourquoi, nous vous proposons une solution de recueil de consentement pour l’envoi d’avis électroniques. Le recueil de consentement est une étape obligatoire.
Nous nous chargeons de recueillir le consentement de votre destinataire (non professionnel ou administration) pour vous grâce à notre partenaire AR24.
Pour le recueil de consentement pour l’envoi d’avis électroniques, trois possibilités s’offrent à vous :
Nous envoyons un email à tous les copropriétaires avec un lien spécifique à chaque copropriétaire pour qu’il accepte de recevoir des avis électroniques.
Les étapes de cette solution de recueil de consentement :
Lorsqu’un syndic de copropriété dépose une convocation d’AG aux copropriétaires, un PV d’Assemblée générale ou une mise en demeure sur notre interface pour impression et envoi postal, Edilink grâce à une adresse email renseignée pour chaque destinataire fait partir automatiquement une demande de consentement à vos copropriétaires n’ayant pas encore donné son consentement.
Le recueil se fait donc automatiquement et tous les consentements obtenus seront ajoutés pour les prochains envois.
Nous offrons également la possibilité d’ajouter manuellement un destinataire ayant déjà consenti (ou refusé) à recevoir des avis électroniques. Ce consentement doit avoir été recueilli par écrit, à une date exacte.
Le recueil de consentement via AR24
👉 Tout savoir sur son fonctionnement
Réduisez vos charges avec l'avis électronique
Depuis la loi ALUR, les syndics de copropriété se doivent de proposer la LRE à leurs copropriétaires
Pour envoyer les convocations aux Assemblées Générales avec la LRE, les syndics doivent rajouter 15 jours de plus au délai minimum de 21 jours d’envoi des convocations avant l’AG.
La qualification eIDAS est entrée en vigueur depuis janvier 2019. Les périmètres de qualification varient selon les prestataires.
Retrouvez tous les prestataires éligibles sur le site : webgate.ec.europa.eu/tl-browser/#/tl/FR
la loi ELAN supprime les 15 jours de délais supplémentaires
La loi ELAN renforce la sécurité des envois de LRE en obligeant l’envoi avec une certification européenne eIDAS et avec une authentification d’identité sécurisée.
Comme pour une lettre recommandée papier, le destinataire doit s’identifier pour récupérer sa LRE.
Cette vérification d’identité se déroule de la même manière que dans un bureau de Poste, à la différence qu’elle ne prend que quelques secondes. Soit un gain de temps considérable !
Pour ce faire, il faut :
L’avis électronique is the new recommandé électronique ?”*
Pas vraiment…
L’avis électronique est un nouveau procédé mis en place pour répondre aux besoins spécifiques des syndics de copropriété. Il permet plus de flexibilité que la lettre recommandée électronique sur certains points.
Notamment : l’avis électronique est plus simple. Le destinataire n’a pas à s’identifier lors de la réception de sa convocation d’AG, de son PV d’AG, ou de sa mise en demeure.
Vous êtes informé de chaque étape de l’envoi : la transmission, la réception et la négligence si l’avis n’est pas reçu dans un délai de 21 jours, au format dématérialisé.
L’avis électronique ne peut être utilisé que dans les cas spécifiques suivants :
Cette dernière doit être qualifiée eIDAS pour une valeur probante.
L’eIDAS, Electronic IDentification Authentication and trust Services, est un règlement de l’UE sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein de l’Union Européenne.
Dernier point, le recueil de consentement pour l’envoi d’avis électroniques doit se faire au préalable comme pour le recommandé électronique.
*”L’avis électronique est le nouveau recommandé électronique”
Tous les opérateurs postaux français proposent un service d’expédition de lettres recommandées via Internet. L’entreprise postale se charge de l’impression, de la mise sous pli et de l’expédition.
Le procédé est rapide et simple : il suffit de télécharger son document, de renseigner les coordonnées du ou des destinataires, de valider. Le service postal imprime le courrier qui sera remis par un facteur au domicile de son destinataire.
Il existe en France différentes offres de recommandé :
LE CADRE LÉGAL ET JURIDIQUE
Suite à l’entrée en application du décret n° 2020-834 du 2 juillet 2020 pris pour l’application de l’ordonnance n° 2019-1101 du 30 octobre 2019 portant réforme du droit de la copropriété des immeubles bâti et relatif à diverses mesures concernant le fonctionnement de la copropriété, les syndics de copropriété peuvent transmettre, par voie électronique certaines communications courantes en copropriété.
Rappel du décret n° 2020-834 qui définit le cadre juridique de l’avis électronique :
« Art. 64-2.-Pour l’application de l’article 42-1 de la loi du 10 juillet 1965, toutes les notifications et mises en demeure peuvent également être faites soit par lettre recommandée électronique dans les conditions prévues par les articles R. 53 à R. 53-4 du code des postes et des communications électroniques, soit au moyen d’un procédé électronique mis en œuvre par l’intermédiaire d’un prestataire de services de confiance qualifié et garantissant l’intégrité des données, la sécurité, ainsi que la traçabilité des communications, dans les conditions prévues aux articles 64-5 à 64-9. »
Ce que dit le RGPD :
Le consentement n’est pas un concept nouveau, puisqu’il était déjà inscrit dans la loi Informatique et Libertés. Le RGPD complète néanmoins sa définition et précise cette notion sur certains aspects, afin de permettre aux personnes concernées d’exercer un contrôle réel et effectif sur le traitement de leurs données.
Le consentement est défini comme « toute manifestation de volonté, libre, spécifique, éclairée et univoque par laquelle la personne concernée accepte, par une déclaration ou par un acte positif clair, que des données à caractère personnel la concernant fassent l’objet d’un traitement”.
Enfin l’article L100 du Code des postes et des communications électroniques : lors de l’envoi eIDAS, vous devez obtenir le consentement de votre destinataire non professionnel à recevoir vos communications électroniques à une adresse email donnée. Ce consentement est une étape indispensable qui doit précéder vos envois à destination de tout destinataire non professionnel ou administration. Le recueil du consentement n’est pas nécessaire pour un destinataire professionnel (entreprise).
Pensez donc à prendre ces différentes informations en considération avant d’envoyer une première lettre recommandée.
Le consentement est obligatoire lorsque le destinataire est un particulier. Il permet de lier une identité à une adresse mail.
Le copropriétaire peut donner son accord lors d’une Assemblée Générale, ou par tout moyen conférant une date certaine (décret n°2019-650 du 27 juin 2019).
Le Nom et le Prénom du destinataire doit être obligatoirement renseigné avant d’effectuer un envoi de courrier en LRE. Si le destinataire est une entreprise, il est préférable de notifier un dirigeant (prénom et nom) et de renseigner la raison sociale de l’entreprise.
Enfin, assurez-vous que vos copropriétaires sont bien équipés et bien renseignés pour recevoir la première LRE envoyée.
Deux choix s’offrent à vous :
Dans ce 2ème cas, il sera nécessaire d’envoyer plusieurs LRE pour éviter tout risque de report d’une AG.
NON, il n’est pas nécessaire de doubler la LRE par un recommandé papier. La date de première présentation est celle de l’avis de passage envoyé par mail.
Non, AR24 achemine plus de 15 000 LRE par jour avec un taux d’accusé réception proche de 80%. Chaque notification peut être accompagnée d’un SMS envoyé par Edilink. AR24 est identifié comme achemineur du recommandé grâce aux informations que vous aurez donné lors du recueil des consentements et grâce au service SMS de Edilink qui vous permet d’être notifié de l’arrivée de la convocation.
L’avantage du recommandé dans ce type d’envoi est qu’il constitue différentes preuves (dépôt, envoi, réception…) qui ont des valeurs juridiques et sont donc considérées comme preuves légales.
C’est pourquoi, toutes actions en justice rendent la lettre recommandée obligatoire. L’objectif dans ce cas est de constituer des preuves. C’est le cas pour les demandes d’aides juridictionnelles, les lettres de contestations, les demandes d’avocat commis d’office… Grâce à l’accusé de réception, on peut prouver que le destinataire a bien reçu le courrier.
Autres contextes où l’envoi en recommandé est obligatoire, avec accusé de réception :
Edilink vous propose de découvrir son service de lettre recommandée électronique, un service innovant et compatible avec de nombreux envois en recommandé. Demander une démo gratuite.
Vous pouvez facilement suivre un recommandé en quelques clics. On vous en dit plus sur notre page Suivre un recommandé en ligne.
Découvrez ici nos astuces pour réaliser des économies en payant vos recommandés moins cher !
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