Qui n’a jamais osé rêver de pouvoir gérer son courrier papier et numérique sans effort, en quelques minutes et à moindres coûts ?
En tant que représentant des Syndicats des Copropriétaires, vous êtes le garant de la loi et vous avez énormément de travail et de responsabilités. À cela s’ajoute un Code de la Copropriété qui se renforce un peu plus chaque année. Rien de mieux pour complexifier vos tâches quotidiennes…, mettant à mal votre productivité. Néanmoins, il est parfois difficile de déléguer cette mission. C’est pourtant l’une des solutions les plus efficientes quand on a conscience de l’ampleur de la tâche de l’employé : réaliser les impressions, mettre sous plis, sans compter le traitement de la BDD, l’affranchissement et le dépôt en poste. Et cela recommence, chaque mois…
Lors de vos envois de courrier en nombre (que ce soit en lettre simple ou en lettre recommandée avec accusé de réception), une gestion collaborative et automatisée de vos courriers peut vous éviter bien des frais et des erreurs et vous libère un temps précieux. Trouver un prestataire réactif et de confiance n’est pas toujours une mince affaire.
Mais alors, comment bien choisir son partenaire courrier ?
A l’heure où le numérique est omniprésent, il est toujours bon de savoir à qui s’adresser pour externaliser une tâche récurrente qui vous fait perdre du temps quotidiennement dans vos missions. Sachez qu’une entreprise spécialiste en éditique et gestion de courriers automatisée telle que Edilink peut réaliser plus de 20 000 plis par heure.
L’utilisation de la plateforme pour gérer ses envois de courrier doit être la plus simple et transparente possible. Faire le choix d’un interlocuteur unique pour sa gestion documentaire papier et électronique permet de vous apporter la meilleure prestation de services selon vos critères et de s’adapter à 100% à votre métier et aux exigences de vos copropriétaires. Que votre copropriétaire souhaite recevoir son Procès-Verbal par courrier, par e-mail simple ou par avis électronique, ce n’est plus votre souci. Des acteurs comme Edilink se charge de la répartition selon les préférences de vos destinataires et envoie vos courriers en moins de 24h ! D’un simple clic, déposez, gérez et suivez vos envois via l’extranet client dédié et interopérable avec votre extranet syndic.
L’externalisation du courrier des syndics n’est rien sans une prise en compte précise des besoins du Syndicat des Copropriétaires. Par exemple, un syndic doit envoyer chaque année tout un ensemble d’éléments : appels de fonds, convocations aux AG (Assemblées Générales) des copropriétaires, procès-verbaux, mises en demeure, etc. Ces obligations, Edilink les abordent à bras le corps en mettant à la disposition des utilisateurs des critères d’envoi personnalisables et des reporting de suivi en temps réels.
L’intérêt ?
Répondre au plus juste à leurs problématiques d’aujourd’hui et de demain. Par exemple, Edilink a élargi son offre de services en proposant un recueil de consentement automatisé auprès des copropriétaires pour le passage à l’avis électronique. Une stratégie gagnant-gagnant permettant à la fois de rentrer dans l’ère du numérique et d’optimiser considérablement les budgets annuels de nos clients syndics.
Concernant la question des économies, et depuis la loi ELAN, les syndics peuvent refacturer directement leurs frais d’affranchissement aux propriétaires d’immeubles. Tous les mois une facture leur sera automatiquement envoyée. Ainsi, vous gagnez un temps précieux au niveau de votre gestion comptable et en transparence auprès de vos copropriétaires.
Choisir un prestataire postal validé et certifié pour le passage au Courrier Industriel Premium vous assure de bénéficier de tarifs postaux 50% moins chers, dès le 1er pli.
Choisir un prestataire postal proposant des services de gestion de courrier dématérialisés est primordial pour assurer la pérennité de votre cabinet et satisfaire l’ensemble de vos copropriétaires. En effet, plus vous vous adapterez au marché et aux exigences de vos copropriétaires, plus vous répondrez à leurs attentes et améliorerez votre réputation. Inscrire des services de dématérialisation dans sa stratégie globale permet d’apporter à vos propriétaires de nouveaux services personnalisés selon leurs préférences de réception de courrier. À titre d’exemple, et comme vu plus haut dans cet article, le recueil de consentement pour le passage aux recommandés électroniques est devenu la norme. Et ça, Edilink l’a bien compris. Choisir un prestataire postal qui s’oriente vers des services additionnels digitalisés est une avancée et une sécurité pour votre avenir.
Découvrir aussi : 3 bonnes raisons de choisir une solution éditique
Récemment, Edilink a lancé 3 offres numériques :
Suivi d'acheminement électronique
pour l'envoi des procès-verbaux
Coffre-fort numérique les fiches de paie électroniques
e-facturation pour minimer les coûts et assurer sa conformité
L’utilisation de notre solution est intuitive pour vous garantir un gain de temps et une plus grande efficacité. Celle-ci permet de suivre en temps réel toutes les différentes étapes d’envois de vos courriers.
Grâce à l’automatisation de notre métier, la marge d’erreur est nulle. Un code unique est présent sur chaque document (datamatrix) afin d’être plus productif et d’éviter tout risque d’erreur. Vos fichiers sont donc envoyés dans leur intégralité, en respectant leur intégrité.
Edilink vous accompagne sur toute la ligne : une question, un projet ?
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