L’avis électronique, appelé également ERE simple, est une solution numérique innovante et réglementée qui concerne exclusivement les Syndics de Copropriété.
Cette nouvelle technologie, proposée par Edilink en partenariat avec AR24, permet aux gestionnaires de copropriétés de simplifier leurs démarches administratives et de réduire les charges liées à l’envoi de courriers.
Dans cet article, nous explorerons en détail les avantages et le fonctionnement de l’avis électronique, ainsi que sa réglementation.
L’avis électronique, appelé également ERE simple, est une méthode d’envoi de courriers en format électronique, qui remplace le courrier recommandé papier (LRAR). Les documents syndics et autres communications réglementés tels que les convocations d’assemblées générales, les procès-verbaux d’assemblées générales et les mises en demeure peuvent être envoyés par avis électronique. Grâce à cette solution, l’envoi et la réception des documents sont instantanés, ce qui permet de gagner du temps et d’améliorer l’efficacité des démarches administratives.
L’utilisation de l’avis électronique présente de nombreux avantages pour les syndics de copropriété.
Découvrez via les pictogrammes ci-dessous, les 4 principaux qu’Edilink, spécialiste de l’externalisation et de la dématérialisation documentaire a sélectionnés pour vous.
Tout d’abord, l’envoi d’un courrier recommandé papier est une tâche chronophage et à faible valeur ajoutée pour les équipes. En moyenne, l’envoi de 1000 LRAR représente 9 jours de travail et plus de 12000€, en incluant les frais d’acheminement. Avec l’avis électronique, ces frais d’affranchissement sont supprimés et remplacés par un coût fixe et unique, nettement plus attractif.
En plus de permettre des économies financières significatives, l’avis électronique permet de recentrer les collaborateurs sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
D’autre part, l’avis électronique est une solution innovante et pratique qui améliore considérablement votre relation avec les copropriétaires. Avec cette solution, le syndic de copropriété peut améliorer son image en offrant un service plus moderne et plus efficace à ses clients. De plus, avec l’avis électronique simple, les preuves d’envoi et de réception sont archivées instantanément en ligne.
Enfin, avec l’avis électronique, vous pouvez envoyer rapidement des informations importantes aux copropriétaires, telles que :
En plus d’économiser du temps et des ressources, ils sont écologiques, réduisent la consommation de papier et permettent un archivage numérique immédiat et sécurisé des documents.
L’avis électronique peut être utilisé pour l’envoi de divers documents syndics. Voici la liste des principaux documents qui peuvent être dématérialisés et envoyés par cette méthode :
Il est important de noter que tout envoi dématérialisé nécessite d’avoir obtenu au préalable l’autorisation explicite et tacite de la part de votre copropriétaire. Ces envois doivent également être qualifiés eiDAS par l’ANSSI pour avoir une valeur juridique probante.
L’avis électronique pour les syndics fonctionne de manière simple et efficace. Une fois que votre cabinet de syndic a obtenu l’autorisation du copropriétaire, il peut envoyer ses documents par voie électronique (e-mail). L’envoi et la réception sont instantanés, ce qui permet de gagner un temps précieux. De plus, grâce à cette solution, il n’est plus nécessaire de s’identifier pour accuser réception du document, ni de valider son identité physique auprès d’applications tierces, contrairement à la lettre recommandée électronique
Concernant les délais légaux (souvent 21 jours), ils commencent à courir au lendemain du dépôt de l’avis électronique. Une preuve de première présentation horodatée est alors générée. En cas de non-réponse du copropriétaire, il n’est pas nécessaire d’envoyer une lettre recommandée. En effet, notre partenaire AR24 relance jusqu’à 4 fois votre destinataire (copropriétaire) en cas de non ouverture du mail ou de non réponse.
Une première relance est envoyée au destinataire à J+2. Puis, les relances suivantes en cas de non-réponse sont faites à J+8, J+15 et J+19.
Avec Edilink, l’avis électronique est facturé à un tarif fixe et unitaire de 2€75, quel que soit la taille de l’envoi et le nombre de pièces jointes. Il n’y a aucuns frais annexes, ni d’abonnement. Les frais d’acheminement sont refacturables à 100% et directement à la copropriété. Cette tarification attractive vous permet de réaliser des économies significatives tout en bénéficiant d’un service de qualité.
L’avis comme l’envoi de recommandés électroniques (LRE) proposés par le prestataire de services, doivent être qualifiés eiDAS par l’ANSSI pour être juridiquement légale. Le décret 2020-834 du 2 juillet 2020 facilite les démarches d’envois aux copropriétaires, tout en conservant la même valeur juridique que le papier recommandé, à condition que cette méthode soit utilisée exclusivement pour les envois de convocations et procès-verbaux d’assemblées générales, ainsi que pour l’envoi d’une mise en demeure. Il est donc essentiel de se conformer à ces réglementations pour garantir la validité juridique des envois.
Edilink vous accompagne dans cette démarche en proposant un service clé en main, qui vous simplifie encore plus la vie.
Edilink est un partenaire de confiance pour les syndics de copropriété. Edilink offre une solution complète pour la gestion des recommandés papiers (LRAR) et des envois électroniques (LRE et ERE simple). Nous envoyons pour le compte de vos copropriétaires les lettres suivies et nous archivons toutes les preuves sur un espace dédié français et sécurisé détenu par Edilink, jusqu’à 10 ans pour la LRE ! Ce qui assure une protection optimale des données.
De plus, Edilink vous accompagne pour accroître votre taux d’envoi en électronique tant pour la LRE que pour la ERE simple. Nous proposons un service de validation des adresses électroniques des copropriétaires (NPAI + retour expéditeur) et nous nous occupons de communiquer en votre nom auprès des copropriétaires, les moyens qui s’offrent à eux pour renoncer à l’envoi électronique. En effet, depuis le 9 avril 2024, le recueil de consentement n’est plus obligatoire. Seuls les moyens doivent être explicitement indiqués à vos copropriétaires. Edilink vous accompagne.
Pour en savoir plus sur la nouvelle réforme et nos conseils cliquez ici.
L’avis électronique est une solution innovante et réglementée qui permet aux syndics de copropriété de simplifier leurs démarches administratives et de réduire les charges liées à l’envoi de courriers. Grâce à cette méthode, les syndics gagnent du temps, économisent des frais et améliorent leur image auprès de leurs clients. Il est important de se conformer à la réglementation en vigueur pour garantir la validité juridique des envois. En sélectionnant Edilink comme partenaire, les syndics de copropriété bénéficient d’un service clé en mai de qualité et d’une solution complète pour l’envoi, la gestion des préférences d’envoi (entre l’envoi postal et numérique), le suivi et l’archivage des preuves.
Edilink, partenaire d’AR24 offre ce service à plus de ses 250 clients syndics pour assouplir leurs démarches juridiques et diminuer les charges de copropriété.
Loi du 9 avril 2024 : le recueil de consentement, c’est fini Nouveaux défis et opportunités pour les syndics : Edilink vous accompagne.
Pour aller plus loin, nous vous invitons à lire également l’avis d’expert du PDG d’Edilink sur l’externalisation et la dématérialisation du courrier des Syndics.
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Pour en savoir plus sur l’avis électronique, visionnez le Témoignage vidéo de AR24 et EDILINK : cliquez ici
