L’affranchissement de courrier représente un poste stratégique pour toute entreprise, tant en termes de coûts que de ressources humaines. Bien choisir sa solution de gestion courrier peut vous faire économiser jusqu’à 50 % sur vos frais internes.
Dans cet article, vous allez découvrir les 4 solutions principales. Dans un second temps, les tarifs 2026 d’affranchissement professionnels ainsi que nos astuces d’experts pour réduire vos dépenses.
Bonne lecture !
SOMMAIRE
1. Gestion documentaire internalisée
En premier lieu, on retrouve la gestion internalisée du courrier où tout est traité manuellement. Cette solution est idéale pour les TPE ou entreprises envoyant moins de 100 courriers par mois.
Avantages : autonomie totale
Inconvénients :
- Temps de traitement long : impression, mise sou pli, gestion des données d’adressage, déplacement en bureau de poste, gestion des stocks…
- Coûts élevés : imprimantes, enveloppes, consommables…
A éviter si vous souhaitez chercher à optimiser vos coûts et votre temps.
2. Machine à affranchir et mise sous plis
Lorsque le courrier devient un peu plus important, une entreprise pense souvent qu’investir dans une machine à affranchir et/ou une machine de mise sous plis est la solution la plus rentable.
La société gagne du temps en effet sur l’affranchissement du courrier puisqu’une machine s’en charge. Elle peut également gagner du temps sur la mise sous plis.
Néanmoins, tous les coûts de fourniture : feuilles, enveloppes, impressions et les coûts liés aux ressources humaines peuvent vite faire monter la note… Sans compter les erreurs d’affranchissement et d’adressage qui peuvent retarder le traitement du courrier et donc l’arrivée de vos courriers chez vos correspondants.
De plus, la machine a affranchir à un coût non négligeable qu’il est important de prendre en compte.
Pour une expédition d'environ 30 courriers par jour, une pMAc, dit de Petite Machine à Affranchir Connectée, coûte environ 50€HT par mois.
3. Salle courrier dédiée
Cette solution est réservée aux ETI et grands comptes, qui envoient régulièrement du courrier en masse. Par exemple, cette option est valable pour les banques ou grandes organisations gérant un volume de courrier postal très important au quotidien. En effet, il est difficile d’imaginer qu’une PME puisse investir autant pour la gestion de son courrier.
Inconvénients : Elle présente des investissements lourds : local courrier dédié, machines profesionnelles, timbreuse intelligente (appelé MAi) et personnel dédié.
Avantage : Disposer d’un service courrier dédié permet une certaine réactivité, mais le risque humain court toujours !
Budget mensuel : souvent > 1 500€ pour les volumes importants et > 200€ pour la MAi
Pour conclure, celle solution est pertinente uniquement pour les très gros volumes.
4. Externaliser sa gestion documentaire
Avec les nouvelles technologies, les solutions d’externalisation de courrier en entreprise ont vu le jour il y a une dizaine d’années.
Avec Edilink, bénéficiez de tarifs industriels dès le 1er pli grâce à la massification postale certifiée.
Economies : jusqu’à 50% sur vos frais d’affranchissement.
Avantages : zéro investissement matériel, suivi en temps réel, confidentialité garantie, gestion automatisée des envois postaux et des courriers recommandés électroniques…
Vous souhaitez payer vos timbres moins chers toute l'année ? Externalisez !
étude comparative des frais de timbre
Tarif public timbre vert
< 20grs-
Délais d'envoi > J+3 (jours ouvrés)
-
Tarif applicable jusqu'à 4-5 feuilles A4
-
Tarif particulier la poste et professionnel classique
Tarif ecopli Edilink
< 35 grs-
Délais d'envoi < J+1 (jours ouvrés)
-
Tarif applicatible jusqu'à 6 feuilles A4
-
Externalisation courrier
-
Tarif industriel dès le 1er pli
Tarif ecopli Machine à affranchir
20 à 50 grs-
Délais d'envoi > J+4 (jours ouvrés)
-
Tarif applicatible jusqu'à 10 feuilles A4
-
Gestion courrier internalisée
Choisir le bon tarif d'affranchissement
Anticipez la hausse de tarifs postaux pour votre entreprise dès maintenant !
Affranchir son courrier au mauvais tarif pour un nombre très restreint de courrier, n’est pas impactant pour votre organisation. Cependant, ces petites sommes d’argent cumulées et répétitives représentent plusieurs milliers d’euros perdus par les professionnels par an.
Mais alors, comment bien choisir son tarif d’affranchissement ?
L’envoi d’une lettre soulève souvent plusieurs interrogations en fonction des caractéristiques de l’envoi : quel tarif ? quel poids ? quelle destination ? avec ou sans accusé de réception ?
Quel prix ?
Quel poids ?
Quelle destination ?
Avec ou sans accusé de réception ?
Pour une entreprise qui gère du courrier quotidiennement, tous ces critères se mélangent et sont parfois méconnus des personnes en charge de traiter les envois. En effet, il faut noter que le catalogue des tarifs postaux officiels de La Poste pour les entreprises, fait une soixantaine de pages. Il existe des centaines de tarifs différents selon l’envoi que vous souhaitez effectuer. Il est donc difficile de trouver une solution unique pour l’envoi des courriers professionnels.
Cette méconnaissance des tarifs peut faire perdre des milliers d’euros à une entreprise, uniquement sur les frais d’affranchissement courrier.
C’est pourquoi, opter pour un service courrier externalisé, comme proposé par Edilink devient incontournable pour optimsier le poste courrier et pour diviser ses frais par deux.
Cas concret pour Réduire vos coûts avec Tarification postale industrielle
Comme vu plus haut, en passant par un prestataire de services pour la gestion externalisée de vos courriers, vous bénéficiez d’un prix industriel d’affranchissement dès le premier pli, lié à la massification postale certifiée. Cela vous permet de réduire considérablement vos frais d’affranchissement de courrier au quotidien. Avec un prestataire postal alternatif et certifié, lesSyndics de copropriété bénéficient d’un affranchissement pour leurs courriers d’Assemblées Générales à 0,747€ par envoi.
tarifs industriels réservés aux grands comptes, et vous en faisons bénéficier dès le premier pli envoyé. Plus qu’une simple économie sur le timbre, notre solution globale supprime vos coûts cachés. Par exemple, location de machine à affranchir, maintenance, consommables, temps de mise sous pli.
Vos bénéfices immédiats
- Accès aux tarifs massifiés : jusqu’à -50% d’économie).
- Suppression des tâches manuelles chronophages.
- Continuité de service garantie (plus de dépendance au matériel interne).
étude comparative sur la répartition des frais de gestion courrier
Pour aller plus loin dans notre étude comparative, nous vous proposons de découvrir la répartition des frais d’une gestion documentaire internalisée VS une gestion documentaire externalisée.
- La redevance postale fait partie des frais associés à la machine à affranchir. La flamme publicitaire est nécessaire si vous souhaitez personnaliser vos enveloppes à votre image. L’’empreinte postale est facturée 27 € par an et par flamme à l’entreprise.
Le coût de revient d’un contrat de maintenance pour une timbreuse varie fortement selon le concessionnaire que vous choisissez. Il est généralement inclus dans le prix de location de la machine à affranchir. C’est un point à prendre en compte lorsque vous étudiez et comparez les différents prestataires de services.
Pour simplifier la gestion, réduire les coûts et bénéficier de tarifs « grands comptes »
Contactez nos experts dès à présent pour une étude personnalisée de votre besoin !
