Comment réduire les coûts d’envoi des convocations d’AG en copropriété ?

Dématérialisation notifications AG syndics

Dans cet article, Michael Assor, PDG d’Edilink, explique comment l’offre SyndicZen révolutionne l’envoi des notifications d’Assemblées Générales pour les syndics de copropriété. Grâce à une plateforme innovante, les syndics peuvent désormais réaliser ces envois sans frais, qu’ils soient au format papier ou électronique. L’objectif est de réduire les coûts et de simplifier les tâches administratives tout en respectant les exigences légales. Découvrez comment SyndicZen facilite la transition numérique des syndics tout en leur offrant des économies considérables en temps et en argent.

Lancement de l’offre SyndicZen par Edilink

Syndiczen par Edilink l'offre inédite jamais vue sur le marché des syndics

18 septembre 2024 : lancement de l’offre SyndicZen par Edilink. Découvrez le communiqué de presse et tous les avantages révolutionnaires pour votre syndic et vos copropriétaires. Et si vos notifications d’AG vous coûtaient zéro ? Du jamais vu sur le marché… lire le communiqué

Réforme copropriété 2024 : nouveaux défis et opportunités pour les Syndics

Reforme copropriete 9 avril 2024 - Conseils et bonnes pratiques d'experts pour une tranisition numérique réussie

Réforme du 9 avril 2024 dans la gestion des copropriétés en France. Dans cet article, retrouvez ce qui change pour les syndics et les copropriétaires et découvrez nos précieux conseils et bonnes pratiques pour une conduite du changement réussie après des copropriétaires. Vous n’êtes jamais seul. Faites-vous accompagner.

Facturation automatique des charges SDC

Simplifiez la facturation automatique des charges SDC avec Edilink. Découvrez comment mieux contrôler vos frais de gestion tout en réduisant vos démarches administratives. Revivez la conférence d’Edilink du 20 novembre à Paris et accédez aux solutions innovantes pour la gestion des copropriétés, incluant l’affranchissement simplifié et une facturation optimisée.

Envoi de convocations et PV d’AG : Quelles sont les préoccupations actuelles des syndics pour les assemblées générales de copropriété ?

Place du courrier des syndics : convocations et procès-verbaux - tendances et obligations

Vous savez à quel point la communication transparente avec les copropriétaires est essentielle. Découvrez quelles sont aujourd’hui les préoccupations des Syndics de copropriété pour l’envoi de leurs convocations et procès-verbaux d’AG et comment l’envoi électronique peut améliorer votre relation avec les copropriétaires et simplifie la gestion de votre syndic.

Avis électronique : une solution innovante pour les Syndics de Copropriété

avis electronique guide 2024 Edilink AR24

Vous savez à quel point la communication transparente avec les copropriétaires est essentielle. Découvrez comment l’avis électronique améliore votre relation avec les copropriétaires et simplifie la gestion de votre syndic de copropriété.

Connecteur avec Vilogi : le courrier connecté

Connecter Edilink à son Exranet Vilogi : enfin disponible !
Envoyez du courrier d’un clic et bénéficiez d’un tarif d’affranchissement industriel jusquà -50% toute l’année. Gérez vos biens et envoyer vos courriers à vos destinataires depuis VILOGI. Paiement à l’usage. Demander nos tarifs.

Neoteem partenaire Edilink : connecteur pour logiciel immobilier

Transformez votre syndic avec le connecteur Neoteem pour Edilink

Saviez-vous qu’Edilink, l’expert courrier des Syndics s’interface avec votre logiciel syndic Neoteem pour simplifier encore plus votre gestion documentaire ?

Envoyez vos courriers depuis le logiciel Crypto grâce à Edilink

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Edilink, spécialiste de l’externalisation du courrier des Syndics, enfin disponible sur le Store Crypto ! 3 ans d’abt gratuits.
Connectez votre logiciel syndic à notre solution de courrier pour une gestion documentaire complète et ultra simplifiée !

Gercop partenaire Edilink : connecteur pour logiciel immobilier

Connecteur Edilink Gercop - Transformez votre syndic, envoyez vos courriers depuis votre logiciel gercop

Notre interface de gestion du courrier s’adapte à votre logiciel métier Gercop. Envoyez et faites imprimer tous vos courriers simples et recommandés AR d’un clic avec Edilink.

Affranchissement du courrier professionnel : solutions et tarifs

Meilleur prix timbre courrier - affranchissement - quelle solution choisir ? Quel prix ? Bénéficiez d'un service courrier professionnel et de ses prix industriels

Accueil » Syndics de copropriété

Affranchissement du courrier professionnel : solutions et tarifs

L’affranchissement de courrier est un poste important au sein d’une entreprise, tant en terme de coût, que de besoin en personnel. Il existe différentes manières de gérer son courrier d’entreprise pro. Dans un premier temps, nous découvrirons ensemble les 4 solutions de gestion de courrier proposées et leur coût de revient. Dans un second temps, nous verrons les astuces pour réduire ses frais d’affranchissement de courrier et réaliser jusqu’à 50% d’économies sur les frais internes.

Gestion documentaire internalisée

Cette solution est possible si vous avez du temps, du personnel et un petit volume de courrier à envoyer à vos destinataires, car tout est réalisé manuellement.

Cela signifie que vous imprimez, mettez sous plis, notez les adresses sur les enveloppes et déposez le tout dans un bureau de Poste. Sans compter les problèmes occasionnels d’imprimante, le renouvellement du stock d’enveloppes et le temps de trajet pour aller à la poste, cette option est la plus longue en terme de traitement de courrier et la plus coûteuse.

Néanmoins, elle peut être idéale par les TPE ou sociétés qui gèrent moins de 100 courriers par mois.

Utiliser des machines à affranchir et de mises sous plis

Lorsque le courrier devient un peu plus important, une entreprise pense souvent qu’investir dans une machine à affranchir et/ou une machine de mise sous plis est la solution la plus rentable.

La société gagne du temps en effet sur l’affranchissement du courrier puisqu’une machine s’en charge. Elle peut également gagner du temps sur la mise sous plis.

Néanmoins, tous les coûts de fourniture : feuilles, enveloppes, impressions et les coûts liés aux ressources humaines peuvent vite faire monter la note… Sans compter les erreurs d’affranchissement et d’adressage qui peuvent retarder le traitement du courrier et donc l’arrivée de vos courriers chez vos correspondants.

De plus, la machine a affranchir à un coût non négligeable qu’il est important de prendre en compte.

Pour une expédition d'environ 30 courriers par jour, une pMAc, dit de Petite Machine à Affranchir Connectée, coûte environ 50€HT par mois.

Le saviez-vous ?

Mettre en place une salle courrier dédiée

Cette solution d’affranchissement de courrier est préconisée pour les ETI et entreprises Grands Comptes. En effet, elles envoient très régulièrement du courrier en masse.

Mais, cette solution à ses avantages et ses inconvénients.

Bien sûr, comme avantage on peut citer, des personnes dédiées à la gestion du courrier, l’investissement dans des machines professionnelles d’affranchissement, des plieuses, de mise sous plis, d’impression, permettant de disposer d’un service très réactif.

Hormis pour les grandes organisations, il est difficile d’imaginer qu’une PME ou une entreprise moyenne puissent investir autant pour la gestion de son courrier. En effet les investissement sont nombreux : un local dédié, l’investissement d’une machine, la masse salariale dédiée, etc … Cette option est valable pour les banques et les autres entreprises gérant un volume très important de courrier par jour.

On estime pour un grand volume d'envoi mensuel que les dépenses d'affranchissement sont supérieures à 1 500€. Aussi, il est nécessaire de disposer d'une timbreuse intelligente, appelée MAi, dont le coût de location est d'environ 200€HT par mois.

Le saviez-vous ?

Externaliser sa gestion documentaire

Avec les nouvelles technologies, les solutions d’externalisation de courrier en entreprise ont vu le jour il y a une dizaine d’années.

La Poste propose des tarifs préférentiels aux sociétés envoyant un certain nombre de plis quotidiens, à condition de pouvoir se doter de machines spécifiques. Par ailleurs, Internet permet de transmettre des informations simplement et quasi instantanément.

Une société comme Edilink, spécialiste en gestion de courrier postal et électronique investit dans des machines de dernières technologies, pour gérer l’ensemble des missions liées au courrier.

Avec un massificateur postal certifié au Courrier Industriel Premium, vous bénéficiez d’un tarif postal jusqu’à 50% moins cher et cela dès le 1er pli envoyé, et en toute confidentialité.

Payer ses timbres moins chers avec l'externalisation du courrier

Comme vu plus haut, en passant par un prestataire de services pour la gestion externalisée de vos courriers, vous bénéficiez d’un prix industriel d’affranchissement dès le premier pli, lié à la massification postale certifiée. Cela vous permet de réduire considérablement vos frais d’affranchissement de courrier au quotidien.

Voici un exemple concret pour les convocations d’AG des Syndics de copropriété.
Avec un prestataire postal alternatif et certifié, bénéficiez d’un affranchissement courrier à 0,662€.

Tarif public eco pli 20 à 35 grs = 1,65 €

Tarif ecopli Edilink < 35 grs = 0,662 €

Choisir le bon tarif d'affranchissement

Affranchir son courrier au mauvais tarif pour un nombre très restreint de courrier, n’est pas impactant pour votre organisation. Cependant, ces petites sommes d’argent ccumulées et répétitives représentent plusieurs milliers d’euros perdus par les professionnels par an.

Mais alors, comment bien choisir son tarif d’affranchissement ?

L’envoi d’une lettre soulève souvent plusieurs interrogations en fonction des caractéristiques de l’envoi : quel tarif ? quel poids ? quelle destination ? avec ou sans accusé de réception ?

Quel prix ?

Quel poids ?

Quelle destination ?

Avec ou sans accusé de réception ?

Pour une entreprise qui gère du courrier quotidiennement, tous ces critères se mélangent et sont parfois méconnus des personnes en charge de traiter les envois. En effet, il faut noter que le catalogue des tarifs postaux officiels de La Poste pour les entreprises, fait une soixantaine de pages. Il existe des centaines de tarifs différents selon l’envoi que vous souhaitez effectuer. Il est donc difficile de trouver une solution unique pour l’envoi des courriers professionnels.

Cette méconnaissance des tarifs peut faire perdre des milliers d’euros à une entreprise, uniquement sur les frais d’affranchissement courrier.

C’est pourquoi, opter pour un service courrier externalisé, comme proposé par Edilink devient incontournable et gagner du temps et réaliser un maximum d’économies sur ses frais d’affranchissement.

Economisez jusqu’à 50% sur vos frais d’affranchissement courrier et de gestion interne

Gestion courrier Edilink : comment ça marche ?

Une connexion web à votre espace client depuis votre équipement et toute votre gestion de courrier est automatisée et gérée par nos soins. A travers cet même espace, suivez la vie de vos plis en temps réels et archiver vos preuves d’envoi.

Aller plus loin

Pour aller plus loin dans notre étude comparative, nous vous proposons de découvrir la répartition des frais d’une gestion documentaire internalisée VS une gestion doucmentaire externalisée.

Retrouvez notre FAQ en fin d’article. Si vous avez d’autres questions, n’hésitez pas à sonder nos équipes d’experts.

Vous souhaitez payer vos timbres moins chers toute l'année ? Externalisez !

Combien coûte une flamme publicitaire ?

La redevance postale fait partie des frais associés à la machine à affranchir. La flamme publicitaire est nécessaire si vous souhaitez personnaliser vos enveloppes à votre image. L’’empreinte postale est facturée 27 € par an et par flamme à l’entreprise.

Combien coûte un contrat de maintenance pour sa machine à affranchir ?

Le coût de revient d’un contrat de maintenance pour une timbreuse varie fortement selon le concessionnaire que vous choisissez. Il est généralement inclus dans le prix de location de la machine à affranchir. C’est un point à prendre en compte lorsque vous étudiez et comparez les différents prestataires de services.

Chez Edilink, nous avons la solution pour vous. Grâce à notre expertise, la gestion de votre courrier est beaucoup plus souple et bien mieux contrôlée, vous permettant ainsi de bénéficier du meilleur prix pour chacun de vos envois. Par ailleurs, vous n’aurez plus besoin de vous poser de question concernant les tarifs, les envois et les suivis.

Une fois votre courrier créé, vous nous envoyez votre PDF. En un clic, votre courrier sera imprimé, mis sous pli, affranchi et envoyé. Nous nous occupons de toute votre gestion documentaire. Nous mettons à votre disposition un espace client dédié 100% personnalisé qui vous permet de faire des envois en masse ou des envois unitaires.

En nous confiant votre courrier, vous bénéficiez de nos tarifs « grand compte » vous permettant d’économiser jusqu’à 50% sur les frais d’affranchissement.

Grâce à nos tarifs de courrier industriel, nous permettons à nos clients de réaliser des économies considérables.

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Témoignage vidéo : les meilleurs avis clients Edilink

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Mme Ballu, du Cabinet BALLU, et Mr Remeur du Syndic de copropriété HOMELAND, ont témoigné pour nous ! Des interviews réalisées en immersion dans leurs locaux. Nous sommes très fiers de ce témoignage. Visionner…

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Edilink et Vilogi

[live] Le coup de Boost : Edilink et Vilogi sur Radio Immo

Monsieur Jonathan ZERBIT, Co-fondateur d’Edilink et Monsieur Samuel Essaka Ekedi, Directeur du Développement chez Vilogi, nous présentent en live sur Radio Immo tout l’intérêt de l’externalisation du courrier des syndics et administrateurs de biens par le biais d’un logiciel métier construit sur mesure.

Une convergence de talents au service de nos clients

Samuel ESSAKA EKEDI, Vilogi Suivre

Quand Edilink et Vilogi partagent le même moteur et mêmes valeurs

Notre source d'inspiration : nos clients

L’approche client est le maître mot : la satisfaction des clients quel que soit leur taille

Services 100% internalisés

Délais d'acheminement très courts

Service 100% sur mesure au meilleur tarif

Réactivité confirmée et flexibilité des équipes internes

Sécurisation des données

Le coup de Boost : l'émission de la gestion immobilière digitale

Quoi de neuf ?

Les expertises Edilink dédiées aux Syndics
L’accompagnement digitale
De forts partenariats avec nos clients sur l’éditique
Parole d’expert : Optimiser la performance des Administrateurs de Biens : production de flux électroniques

Quelle est la force de Vilogi et son partenaire Edilink ?

Nous sommes les derniers entrants sur le marché de l’éditique et de l’externalisation des documents print et électronique. Et donc, nous sommes en phase avec les dernières technologies d’aujourd’hui et de demain. Edilink et Vilogi permettent aux Administrateurs de Biens de fonctionner en back office, middle office et front office. C’est-à-dire que, nous pouvons scinder facilement leurs activités tout en mutualisant leurs sources, très utile et pratique notamment pour les clients syndics qui ont plusieurs agences.

Un esprit visionnaire

Comment s'est créée le lien entre Edilink et Vilogi ?

On a une approche très simple : on s’adapte à nos clients et non l’inverse, dans une logique “Plug & Play”

Quelle place pour la sécurisation des données ?

Aujourd’hui, on a cette facilité à “faire du RGPD”. Tous nos salariés sont sensibilisés aux données personnelles. Nous avons et traitons au quotidien des données sensibles. Notre solution a des accès restreints et cryptés. Tous nos documents sont mutualisés et anonymes.

Comment arrivons-nous a rendre notre vie d'entreprise "fun" ?

Nous avons construit une équipe extrêmement soudée où tout le monde met la main à la pâte. Nos 17 collaborateurs sont impliqués au quotidien, nous avons une entière confiance en eux. Nous arrivons à rendre l’industrie “fun” par notre “Joie de vivre”.

Tout est possible. Venez nous challenger.

Quel avenir pour Vilogi ?

On rajoute des fonctionnalité dans notre solution.

Le logiciel métier Vilogi : l’innovation en continu avec un écosystème intégré.

Quel avenir pour Edilink

Nos futurs projets : décharger encore un peu plus nos clients de leurs tâches manuelles et chronophages. Les derniers a succès sont le recueil de consentement automatisé pour l’avis électronique et le refacturation SDC simplifiée et transparente.

Edilink, prestataire postal alternatif certifié est le partenaire des syndics de copropriété pour leur gestion documentaire. Notre expertise est venue essentiellement de nos clients Syndics. Etre à l’écoute de nos clients nous permet de faire évoluer constamment nos logiciels métiers. Nous les avons et les accompagnons de bout-en-bout dans cette démarche. Nous développons perpétuellement nos services afin de toujours répondre au plus juste aux besoins de nos clients. Chez nous, il n’y a pas de petits ou de grands clients. D’ailleurs, on se rend compte que les TPE/PME ont très souvent des demandes bien spécifiques et nous prenons à bras le corps leur problématique pour leur apporter la meilleure solution possible, au meilleur prix. D’ailleurs, Edilink est l’un des premiers a avoir intégrée la lettre recommandée électronique dans son offre de services.

Notre philosophie : toujours avoir une longueur d’avance et relever régulièrement de nouveaux challenges. De ce fait, l’offre Edilink s’étoffe un peu plus chaque mois. Nos dernières solutions intégrées sont liées à la dématérialisation du documents.

Notre société se perfectionne un peu plus chaque jour aussi bien techniquement qu’au niveau de la sécurisation des données, conforme au RGPD.

Envoyer plus, plus rapidement, dans un délai très court mais aussi et surtout, toujours être dans le mouvement et dans le neuf.

Jonathan ZERBIT, Edilink Suivre