La réforme de la copropriété du 9 avril 2024 reposant sur la loi n°2024-322, marque un tournant significatif dans la gestion des copropriétés en France.
Cette réforme vise à moderniser et à simplifier certaines règles administratives, tout en renforçant la transparence et la communication entre les différents acteurs.
Pour les syndics de copropriété, cette réforme représente à la fois des défis et des opportunités qui méritent d’être explorés en détail.
Découvrez les conseils de notre Directeur Général, Michael ASSOR, fondateur de la société Edilink, expert en externalisation du courrier, pour une gestion sans faille de vos courriers sortants.
La loi n°2024-322 du 9 avril 2024 et applicable depuis le 11 avril 2024 a modifié l’article 42-1 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis. Elle renverse le principe précédent en matière de communication par voie électronique en passant de l’opt-in à l’opt out.
« Les envois de notifications d’AG et mises en demeure, sous réserve de l’accord exprès des copropriétaires, sont valablement faits par voie électronique.”
« Les notifications et les mises en demeure sont valablement faites par voie électronique. Les copropriétaires peuvent, à tout moment et par tout moyen, demander à recevoir les notifications et les mises en demeure par voie postale. Le syndic informe les copropriétaires des moyens qui s’offrent à eux pour conserver un mode d’information par voie postale ».
Le décret n°67-223 du 17 mars 1967 pris pour l’application de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, tel que modifié par le décret n°2020-834 du 2 juillet 2020, qui fixe notamment le régime de l’avis électronique reste applicable. Certaines stipulations sont de facto impactées, comme l’article 64-3 I- qui fixe les conditions dans lesquelles le copropriétaire donne son accord exprès à la communication par voie électronique. Toutes les règles relatives à l’avis électronique, et notamment le recours à un prestataire de services de confiance qualifié restent applicables.
Mais concrètement, quels en sont les changements significatifs ?
Après le 9 avril 2024, cette dynamique est inversée.
Les convocations, PV d’AG et mises en demeure seront par défaut envoyées de manière électronique dès lors que vous disposez d’une adresse e-mail valide de la part de votre copropriétaire. Nul besoin de recueillir le consentement des copropriétaires au préalable. Cette évolution représente un gain significatif en termes de temps et d’argent, tant pour votre syndic, que pour vos copropriétaires.
Cette nouvelle loi vise a simplifier les services numériques en copropriété et les démarches administratives des Syndics. En bref, toutes vos nofications d’AG pourront et seront désormais envoyées par voie électronique. Par conséquent, vos coûts d’impression vont diminuer de manière spectaculaire !
Le code de la copropriété stipule que seuls les frais d’affranchissement sont légalement refacturables dans leur globalité et au centime près aux Syndicats des Copropriétaires (SDC). Par conséquent, tous les frais de gestion et frais de copie, représente un budget consiférable pour votre cabinet. Avec le courrier électronique, appelé également avis électronique, service d’envoi électronique simplifié et certifié dédié aux Syndics, ce service représente 0€ à charge pour votre cabinet. En effet, 100% de la prestation est refacturable à votre SDC. D’ailleurs, Edilink, propose une solution de refacturation directe SDC pour simplifier encore plus vos démarches administratives. Au travers de votre espace client, suivez la vie de vos courriers, la répartition de vos envois et vos facturations client / SDC. Un outil parfait pour une maîtrise des consommations parfaite.
L’envoi d’un courrier recommandé papier prend beaucoup de temps et n’apporte pas beaucoup de valeur aux équipes. En moyenne, l’envoi de 1000 lettres recommandées avec accusé de réception (LRAR) représente 9 jours de travail et plus de 12000€, frais d’acheminement inclus. En revanche, avec l’avis électronique, les frais d’affranchissement sont éliminés et remplacés par un coût fixe et unique, beaucoup plus avantageux. On estime que les charges de copropriété sont réduites de 7 fois avec l’envoi électronique certifié et horodaté !
En plus de permettre des économies substantielles, vous recentrez les collaborateurs sur des tâches bien plus stratégiques pour votre cabinet !
L’avis électronique est une solution numérique et pratique qui améliore considérablement vos relations avec les copropriétaires. Avec cette solution, les syndics de copropriété peuvent améliorer leur image en offrant un service plus moderne et plus efficace à leurs clients. De plus, les preuves d’envoi et de réception, qui sont archivées instantanément en ligne. Chez Edilink, nous conservons vos preuves durant 10 ans.
Enfin, avec l’avis électronique, vous pouvez envoyer rapidement des informations importantes aux copropriétaires, telles que les dates des Assemblées Générales, les décisions prises lors des réunions et les travaux planifiés. Par ailleurs, en plus d’économiser du temps et des ressources, ils sont écologiques, réduisent la consommation de papier et permettent un archivage numérique immédiat et sécurisé des documents.
“Cette évolution représente un gain significatif en termes de temps et d’argent, tant pour le syndic que pour les copropriétaires ! Pourtant, si certains de nos clients sont déjà passés au full numérique, d’autres sont encore réticents et ferment les yeux “
Edilink peut assurer à l’ensemble de ses clients que ses engagments vers eux demeurent intacts. Nos services d’externalisation du courrier évoluent en même temps que les lois et nos équipes d’experts en éditique s’adaptent constamment aux évolutions législatives et aux préoccupations du marché de la copropriété.
Depuis plus de 10 ans, Edilink est le référent des Syndics en matière d’externalisation des activités liées à la gestion du document et de l’entreprise. Historiquement connu pour ses compétences informatiques, nous avons su nous faire une place rapidement sur le secteur grâce à notre capacité d’adaptation et réactivité face aux enjeux et défis continus des professionnels de l’immobilier.
Fidèle à ses engagements clients, Edilink fait évoluer ses services en même temps que les lois et les besoins du marché de la copropriété.
Grâce à une capacité d’adaptation hors du commun, ses équipes d’experts développent des outils et des services permettant la gestion des envois de courriers postaux et électroniques de bout en bout :
Edilink reste ainsi le partenaire courrier de référence pour l’envoi électronique et le reliquat postal, tout en bénéficiant d’une facture détaillée par SDC.
Par conséquent, nous continuerons à envoyer les notifications d’AG à vos copropriétaires récalcitrants aux courriers électroniques et à ventiler automatiquement vos envois de courriers postaux et électroniques.
Nous restons votre partenaire courrier pour l’envoi électronique et le reliquat postal, tout en vous faisant bénéficier de la refacturation directe à l’immeuble
Nous continuerons également à vous fournir un accompagnement personnalisé, des solutions efficaces et une expertise pointue pour répondre à vos besoins en matière de gestion de courrier 360° et de communication avec les copropriétaires. Nous sommes avant tout un prestataire informatique. Pour chacun de nos clients, nous créons des règles de gestion 100% personnalisées.
Communiquez auprès de vos copropriétaires sur le changement de loi, mettant en exergue que les notifications d’AG sont dorénavant envoyées par défaut par voie électronique sans retour et contre-indiqué de leur part.
Informez vos copropriétaires des moyens que votre syndic met à disposition pour renoncer à l’électronique :
Edilink vous accompagne dans la gestion et le recueil des préférences d’envoi de vos copropriétaires.
Monitorez les retours de vos copropriétaires. Au bout de 2 semaines ou 1 mois, après l’envoi de votre communication, analysez les retours :
Modifiez et enregistrez les préférences d’envoi dans votre logiciel métier pour que vous puissiez distinguer facilement les envois de courriers postaux VS les envois de courriers électroniques.
Pour conclure, découvrez les étapes à respecter pour une conduite du changement sereine auprès de vos copropriétaires face à la réforme de copropriété 2024 liée à la mise à jour législative de la loi n°2024-322.
Edilink reste à vos côtés pour gérer l’ensemble de vos envois papiers et électroniques de bout en bout.
Expert en dématérialisation et externalisation documentaire, Edilink vous accompagne les Syndics pour réussir leur transition numérique et améliorer la relation Cabinet – Copropriétaire. Contactez-nous pour en savoir plus sur nos services d’envoi électronique certifié. Edilink votre partenaire de confiance pour l’envoi, plus simple, plus moderne, plus sécurisé.
À l’horizon 2026, nous souhaitons que tous les syndics envoient autant de courriers postaux que de courriers électroniques (vs 80% envoi postel et 20% d’électronique actuellement).
