Refacturation SDC : Maîtrise et règlementation

parole expert pavillon dauphine - refacturation sdc syndic

Vous êtes curieux de savoir comment les SDC peuvent mieux contrôler les coûts refacturables aux copropriétaires ? Plongez dans la transcription écrite de la conférence d’Edilink donnée le 20 novembre à Paris, pour découvrir les clés du succès !

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Envoi convocations et PV d’AG: quelles préoccupations ? Quelles tendances ?

Place du courrier des syndics : convocations et procès-verbaux - tendances et obligations

Vous savez à quel point la communication transparente avec les copropriétaires est essentielle. Découvrez quelles sont aujourd’hui les préoccupations des Syndics de copropriété pour l’envoi de leurs convocations et procès-verbaux d’AG et comment l’envoi électronique peut améliorer votre relation avec les copropriétaires et simplifie la gestion de votre syndic.

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Connecteur avec Vilogi : le courrier connecté

Connecteur VILOGI x Edilink

Connecter Edilink à son Exranet Vilogi : enfin disponible !
Envoyez du courrier d’un clic et bénéficiez d’un tarif d’affranchissement industriel jusquà -50% toute l’année. Gérez vos biens et envoyer vos courriers à vos destinataires depuis VILOGI. Paiement à l’usage. Demander nos tarifs.

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Affranchissement du courrier professionnel : solutions et tarifs

Meilleur prix timbre courrier - affranchissement - quelle solution choisir ? Quel prix ? Bénéficiez d'un service courrier professionnel et de ses prix industriels

Affranchissement du courrier professionnel : solutions et tarifs

Quelle solution choisir pour affranchir son courrier professionnel ?

Les solutions d'affranchissement courrier : étude comparative

L’affranchissement de courrier est un poste important au sein d’une entreprise, tant en terme de coût, que de besoin en personnel. Il existe différentes manières de gérer son courrier d’entreprise pro. Découvrons ensemble les solutions et les offres proposées et leur coût de revient.

 

Gestion documentaire internalisée : tout réaliser manuellement

Cette solution est possible si vous avez du temps, du personnel et un petit volume de courrier à envoyer à vos destinataires. Cela signifie que vous imprimez, vous mettez sous plis, vous notez les adresses sur les enveloppes et vous déposer le tout dans un bureau de Poste.

Sans compter les problèmes occasionnels d’imprimante, le renouvellement du stock d’enveloppes et le temps de trajet pour aller à la poste, cette option est la plus coûteuse.

Néanmoins, elle peut être idéale par les TPE ou sociétés qui gèrent moins de 100 courriers par mois.

Affranchissement courrier en interne - la solution la moins économique pour les entreprises - Externaliser permet d'envoyer son courrier au meilleur tarif grace à la massification d'envoi et au homologation au courrier industriel premium

Utiliser des machines à affranchir et de mises sous plis

Lorsque le courrier devient un peu plus important, une entreprise pense souvent qu’investir dans une machine à affranchir et/ou une machine de mise sous plis est la solution la plus rentable. La société gagne du temps en effet sur l’affranchissement de son courrier puisqu’une machine s’en charge. Elle peut également gagner du temps sur la mise sous plis.

Néanmoins, tous les coûts de fourniture : feuilles, enveloppes, impressions et les coûts liés aux ressources humaines peuvent vite faire monter la note… Sans compter les erreurs d’affranchissement et d’adressage qui peuvent retarder le traitement du courrier et donc l’arrivée de vos courriers chez vos correspondants. 

De plus, la machine a affranchir à un coût non négligeable qu’il est important de prendre en compte. Pour une expédition d’environ 30 courriers par jour, une pMAc, dit de Petite Machine à Affranchir Connectée, coûte environ 50€HT par mois.

Mettre en place une salle courrier dédiée

Cette solution d’affranchissement de courrier est préconisée pour les ETI et entreprises Grands Comptes.

En effet, elles envoient très régulièrement beaucoup de courriers.

Mais, cette solution à ses avantages et ses inconvénients.

Bien sûr, comme avantage on peut citer, des personnes dédiées à la gestion du courrier, l’investissement dans des machines professionnelles d’affranchissement, des plieuses, de mise sous plis, d’impression, permettant de disposer d’un service très réactif.

Salle courrier - machine à affranchir

Mais, hormis les grosses structures, il est difficile d’imaginer qu’une PME ou une entreprise moyenne puissent investir autant pour la gestion de son courrier. En effet les investissement sont nombreux : un local dédié, l’investissement d’une machine, la masse salariale  dédiée, etc … Cette option est valable pour les banques et les autres entreprises gérant un volume très important de courrier par jour.

On estime pour un grand volume d’envoi mensuel que les dépenses d’affranchissement sont supérieures à 1 500€. Aussi, il est nécessaire de disposer d’une timbreuse intelligente, appelée MAi, dont le coût de location est d’environ 200€HT par mois.

Externaliser sa gestion documentaire

Avec les nouvelles technologies, une nouvelle solution de gestion du courrier en entreprise a vu le jour il y a une dizaine d’années : l’externalisation du courrier et la massification postale.
D’un côté, la Poste propose des tarifs préférentiels aux sociétés envoyant un certain nombre de plis quotidiens, à condition de pouvoir se doter de machines spécifiques.
D’autres part, Internet permet de transmettre des informations simplement et quasi instantanément.
Une société comme Edilink, Expert du courrier investit dans des machines de dernières technologies pour gérer l’ensemble des missions liées au courrier. Avec un massificateur postal certifié au Courrier Industriel Premium, vous bénéficiez d’un tarif postal jusqu’à 50% moins cher et cela dès le 1er pli envoyé ! Et en toute confidentialité.

Centre éditique - production courrier et impression - externalisation gestion documentaire simplifiée

Vous souhaitez payer vos timbres moins chers toute l'année ? Externalisez !

Externalisation courrier edilink : comment ça marche ?

Edilink comment ca marche ? schéma

Une connexion web à votre espace client depuis votre équipement et toute votre gestion de courrier est automatisée et gérée par nos soins. A travers cet même espace, suivez la vie de vos plis en temps réels et archiver vos preuves d’envoi.

Les solutions d'affranchissement courrier : étude tarifaire 2024

Tarifs timbres moins chers grâce à l'externalisation du courrier

Vous économisez drastiquement sur le prix du timbre. Voici quelques exemples concrets : 

Tarif public ecopli < 20 grs = 1,05 €

Tarif ecopli Edilink < 35 grs = 0,662 €

Tarif public courrier premium < 20 grs = 1,29 €

Tarif courrier premium Edilink < 35 grs = 0,81 €

Lettre recommandée R1 < 20 grs = 5,36 €

Lettre recommandée R1 Edilink <35grs = 4,39 €

Avis de réception papier <20grs = 2,99 €

Avis de réception papier Edilink <250grs = 1,35 €

Vous économisez aussi sur les coûts internes de votre entreprise : 

Coût d'impression, enveloppe, salaire ~ 1,70 € | courrier envoyé

Externalisation courrier avec Edilink ~ 0,50 €

Opter pour un service courrier externalisé, comme proposé par Edilink devient incontournable et toujours plus économique.

En quoi affranchir son courrier au mauvais tarif vous fera perdre des milliers d'euros ?

Affranchir au mauvais tarif : de petites sommes d’argent, mais accumulées, elles représentent des milliers d’euros perdus par les professionnels.

La gestion de courrier en entreprise

L’envoi d’une lettre soulève souvent plusieurs interrogations en fonction des caractéristiques de l’envoi : quel tarif ? quel poids ? quelle destination ? avec ou sans accusé de réception ?

Pour une entreprise qui gère du courrier quotidiennement, tous ces critères se mélangent et sont parfois méconnus des personnes en charge de traiter les envois.

En effet, il faut noter que le catalogue des tarifs postaux officiels de La Poste pour les entreprises, fait une soixantaine de pages. Il existe des milliers de tarifs différents selon l’envoi que vous souhaitez effectuer. Il est donc difficile de trouver une solution unique pour l’envoi des courriers professionnels.

Cette méconnaissance des tarifs peut faire perdre des milliers d’euros à une entreprise, uniquement sur les frais d’affranchissement.

 

Mais alors, comment bien choisir son tarif d’affranchissement ? 

La solution Edilink : récupérer ses euros

Etes-vous sûr de choisir toujours le bon tarif d'affranchissement ? Faites le test !

Affranchir son courrier à la main et l’envoyer soi-même revient cher à votre entreprise. Externaliser sa gestion du courrier : la solution la plus économique à tous points de vue ! 

FAQ

  • La redevance postale fait partie des frais associés à la machine à affranchir. La flamme publicitaire est nécessaire si vous souhaitez personnaliser vos enveloppes à votre image. L’’empreinte postale est facturée 27 € par an et par flamme à l’entreprise.

Le coût de revient d’un contrat de maintenance pour une timbreuse varie fortement selon le concessionnaire que vous choisissez. Il est généralement inclus dans le prix de location de la machine à affranchir. C’est un point à prendre en compte lorsque vous étudiez et comparez les différents prestataires de services. 

Chez Edilink, nous avons la solution pour vous. Grâce à notre expertise, la gestion de votre courrier est beaucoup plus souple et bien mieux contrôlée, vous permettant ainsi de bénéficier du meilleur prix pour chacun de vos envois. Par ailleurs, vous n’aurez plus besoin de vous poser de question concernant  les tarifs, les envois et les suivis.

Une fois votre courrier créé, vous nous envoyez votre PDF. En un clic, votre courrier sera imprimé, mis sous pli, affranchi et envoyé. Nous nous occupons de toute votre gestion documentaire. Nous mettons à votre disposition un espace client dédié 100% personnalisé qui vous permet de faire des envois en masse ou des envois unitaires.

En nous confiant votre courrier, vous bénéficiez de nos tarifs « grand compte »  vous permettant d’économiser jusqu’à 50% sur les frais d’affranchissement.

Grâce à nos tarifs de courrier industriel, nous permettons à nos clients de réaliser des économies considérables.

affranchissement bien choisir ses tarifs pour récupérer des euros et les investir pour d'autres missions stratégiques, c'est notre metier - edilink

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Politique RSE

politique RSE Edilink

Politique RSE

Responsabilité Sociétale des Entreprises

Découvrez tous nos engagements et notre démarche RSE

La RSE au cœur de la stratégie d'Edilink

Chaque année, Edilink s’efforce de compléter sa politique RSE avec de nouveaux engagements sociétaux et environnementaux. Découvrez dans cet article, les principaux.

Edilink : une organisation repsonsable

Nos engagements pour le social et le sociétal

homme femme parité - politique RSE Edilink
fond ambiance bleu - site web edilink - spécialiste éditique et services numériques pour les entreprises et syndics

Parité Homme | Femme

Envoyer du courrier en toute simplicité et sérénité avec un expert en éditique et gestion documentaire - Edilink
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Qualité de vie au travail

inclusion engagement politique RSE - edilink
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Inclusion

Egalité des salaires entre les hommes et les femmes

Signature d’une charte en interne concernant l’intégrité de l’entreprise et son engagement dans l’égalité des traitements et salaires entre tous les salariés. Par ailleurs, tous nos collaborateurs sont sous contrat en CDI (Contrat à Durée Indéterminée). La Direction Générale d’Edilink s’engage à limiter au maximum le turnover et à faire grandir chaque collaborateur rejoignant l’aventure Edilink. Nous nous engageons à être à l’écoute de tous et à faire monter en compétences l’ensemble de nos salariés. Les besoins de formation sont également écoutés attentivement et organisés rapidement. 

L’engagement de nos collaborateurs, fait la réussite et la satisfaction de nos clients. 

Diversité ethnique, sociale et culturelle

Chez Edilink, il y a une grande diversité ethnique, sociale et culturelle au sein des équipes. Une source de richesse et de levier de performance pour la société Edilink. Toutes les générations sont intégrées dans l’entreprise. Entre 2022-2023, 5 personnes nous on rejoint, allant de 25 à 59 ans. 

Actuellement, nous sommes 17 collaborateurs, dont 6 Femmes et 11 hommes (Directeur Général compris).

Qualité de vie au travail (QVT)

Nous avons une pleine confiance en nos collaborateurs. Ils organisent leur temps de travail et sont autonomes au quotidien. 

  • Télétravail possible
  • Tickets-restaurants
  • Mutuelle d’entreprise
  • Prime salariale 2 fois par an 
  • Petits-déjeuners des collaborateurs
  • Team building, afterwork, dîners et soirées d’entreprise 2 fois par an
  • Intranet collaborateur, Groupe What’app pour assurer le même niveau d’informations 

Notre objectif : conserver et promouvoir la cohésion d’équipes, d’autant plus que depuis mai 2023, nous sommes répartis sur deux sites distincts situés à Saint-Maur des Fossés (94).

Nos engagements environnementaux :
une politique RSE en faveur du développement durable

DES PRATIQUES DURABLES GARANTIES PAR LE LABEL PEFC

Le papier issu de forêts gérées durablement est produit à partir de fibres de bois vierges issues de forêts certifiées PEFC et de sources contrôlées. Il consiste donc en l’utilisation d’une matière première. La certification PEFC garantit que le prélèvement de la ressource nécessaire à la fabrication du papier s’inscrit dans une démarche durable visant à préserver la forêt et la biodiversité de l’impact de la gestion et de l’exploitation. Edilink utilise du papier 100% certifié et labélisé PEFC pour l’ensemble de son service courrier.

UTILISER DU PAPIER PEFC : UN GESTE ECO-RESPONSABLE

UN TRI Sélectif pour nos ordures ménagères

Nous mettons à disposition de nos salariés des poubelles de tri pour nos ordures ménagères via un code couleur identifiable.

 

tri selectif - politique rse

du matériel certifié classe 5 pour la destruction de documents confidentiels

Le destructeur de documents certifié P3 est idéal pour la destruction des informations confidentielles. Le niveau de sécurité d’un déchiqueteur de papier est identifié selon la taille des déchets et du type de coupe. En effet, plus les déchets seront fins et plus le niveau de sécurité du destructeur de papier sera important.

Le niveau de sécurité P3 permet de sécuriser des informations secrètes, R&D,  propositions commerciales, relevés et informations bancaires, etc…
Une coupe P3 sur un broyeur papier rendra très difficile la reconstruction des documents voir impossible ! C’est le niveau de sécurité le plus élevé de la gamme des destructeurs de documents. Le broyeur papiers présent au sein d’Edilink est de cette catégorie et est équipé de blocs en coupe croisée, découpant le document en long et en large, allant de 2 x 15 mm à 2 x 14 mm. Notre matériel certifié P5 découpe les liasses papier dans les deux sens. Autrement dit, ça coupe en particules ou confettis en opposition à la coupe en bande ou droite. Avec nous, vos documents papiers confidentiels seront  détruits en particules ≤ 30 mm2.

Edilink utilise du matériel certifié P3 de la marque INTILMUS 16.50 pour la destruction des documents confidentiels de son entreprise et ceux de ses clients.

UN CONFormité rgpd assurée

Outre la lutte contre l’espionnage ou le vol de données secrètes, un destructeur de documents confidentiels P3 permet également de se conformer à la norme RGPD. Le Règlement Général sur la Protection des Données impose aux professionnels du secteur le contrôle des informations physiques et dématérialisées de leurs clients et collaborateurs. 

RECYCLAGE : GESTION ET VALORISATION DE NOS Déchets

[Nouveauté 2024] Edilink recycle son papier détruit avec un conditionnement par système de balles.

Par ailleurs, nous avons mis en place un contrat de reprise des déchets avec la société PAPREC. Plastiques, bois, papiers et ferraille… ils reprennent l’ensemble de nos déchets et s’en suit un traitement respectueux de la loi, où les meilleures options de valorisation possibles sont mises en œuvre dans l’intérêt de tous. Grâce à PAPREC, un système de tri est directement mis en place chez Edilink et il se charge de la collecte et du traitement des déchets, tout en sensibilisant nos équipes internes. 

LABEL BAS CARBONE

Edilink a obtenu un certificat de neutralité Carbone pour les dépôts effectués sous contrats et ceux de ses clients. Le certificat obtenu par La Poste atteste que les prestations confiées à la Poste par Edilink ont généré 188 teqCO² entre le 1er janvier 2022 et le 31 décembre 2022.

Edilink prend part à la transition écologique vers une économie bas Carbone grâce aux démarches de réduction des émissions de CO² et de compensation des émissions résiduelles que la Poste met en œuvre. Ce certificat nous permet d’illustrer notre contribution à la lutte contre le changement climatique et appuie notre démarche globale.

Grâce à cette politique globale, La Poste garantit à ses clients une prestation 100% neutre en Carbone : le CO2 émis lors des prestations effectuées pour le compte de ses clients est mesuré selon une méthodologie validée annuellement par les commissaires aux comptes et intégralement compensé carbone. Ainsi, le certificat carbone répond à un double objectif :

  • Mise à votre disposition de l’information relative au volume de CO2 émis lors des prestations effectuées par la Poste pour le compte d’Edilink,
  • Confirmation que l’ensemble des volumes émis sont compensés dans le cadre de la démarche de neutralité carbone

Référente dans la lutte contre le changement climatique, la Branche Service Courrier Colis de La Poste est engagée dans une trajectoire de réduction des émissions de CO² validée par l’initiative SBT. Depuis 2012, la Poste compense 100% des émissions de CO² résiduelles de ses activités par le financement de projets à l’international et en France.

La démarche de compensation carbone menée par le Groupe La Poste correspond bien à la dernière étape d’une démarche plus globale de réduction des émissions de gaz à effet de serre.

L’objectif central est de tout mettre en œuvre pour émettre moins de CO2 avec des actions de fond.

Cela concerne : 

  • Le transport avec des tournées quotidiennes des facteurs réalisées en véhicule électrique (auto et deux-roues) et modes doux (vélo, à pied) : La Poste détient ainsi l’une des premières flottes de véhicules électriques au monde avec près de 36 000 véhicules : voitures, quads, trois roues nommés également Staby et vélos à assistance électrique. Ce déploiement massif permet, chaque année, de diminuer nos émissions de CO2, mais également les polluants atmosphériques : particules fines et d’oxyde d’azote.

 

  • La Poste s’engage dans le déploiement de véhicules au Gaz Naturel (GNV) sur le territoire national. Le GNV est un axe fort pour la réduction des émissions de polluants atmosphériques : un véhicule GNV émet aujourd’hui 95% de moins de particules fines et 40% à 50% de moins d’oxyde d’azote qu’un véhicule diesel équivalent.

 

  • Le chargement de ses véhicules, avec le choix du transport en vrac et des camions double-pont. La Poste développe les caisses mobiles qui permettent de transporter le double de colis par liaison, et 100% des caisses mobiles vrac seront déployées en 2023.

  • La Poste sélectionne avec attention ses partenaires de transport et de livraison : la performance RSE est aujourd’hui un critère de sélection dans les consultations et les notations finales. Les échanges avec les partenaires sont également réguliers, tout au long de la vie du contrat, autour des innovations technologiques et des évolutions réglementaires. 

 

  • le bâtiment est également concerné, avec des actions de réduction de la consommation d’énergie : éco-gestes, régulateurs,…).

Vous souhaitez en apprendre davantage sur Edilink et ses engagements ?

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