Optimisez la gestion de vos documents avec un service d’archivage physique. Sécurité, confidentialité et productivité garanties ! Découvrez les 4 enjeux majeurs de l’archivage physique et prérequis avant de choisir l’entreprise de stockage fiable
Continue reading
Dans le monde juridique en constante évolution, l’efficacité et la rapidité des procédures son essentielles. Pour les avocats, chaque minute compte. C’est là que la Lettre Recommandée Electronique (LRE) intervient… Découvrez avantages et conseils
Continue reading
Découvrez comment Edilink optimise votre gestion de courrier sortant et améliore la rentabilité de votre activité. Téléchargez notre communiqué de presse !
Continue reading
Vous êtes curieux de savoir comment les SDC peuvent mieux contrôler les coûts refacturables aux copropriétaires ? Plongez dans la transcription écrite de la conférence d’Edilink donnée le 20 novembre à Paris, pour découvrir les clés du succès !
Continue reading
Vous savez à quel point la communication transparente avec les copropriétaires est essentielle. Découvrez quelles sont aujourd’hui les préoccupations des Syndics de copropriété pour l’envoi de leurs convocations et procès-verbaux d’AG et comment l’envoi électronique peut améliorer votre relation avec les copropriétaires et simplifie la gestion de votre syndic.
Continue reading
Vous savez à quel point la communication transparente avec les copropriétaires est essentielle. Découvrez comment l’avis électronique améliore votre relation avec les copropriétaires et simplifie la gestion de votre syndic de copropriété.
Continue reading
Connecter Edilink à son Exranet Vilogi : enfin disponible !
Envoyez du courrier d’un clic et bénéficiez d’un tarif d’affranchissement industriel jusquà -50% toute l’année. Gérez vos biens et envoyer vos courriers à vos destinataires depuis VILOGI. Paiement à l’usage. Demander nos tarifs.
L’affranchissement de courrier est un poste important au sein d’une entreprise, tant en terme de coût, que de besoin en personnel. Il existe différentes manières de gérer son courrier d’entreprise pro. Dans un premier temps, nous découvrirons ensemble les 4 solutions de gestion de courrier proposées et leur coût de revient. Dans un second temps, nous verrons les astuces pour réduire ses frais d’affranchissement de courrier et réaliser jusqu’à 50% d’économies sur les frais internes.
Cette solution est possible si vous avez du temps, du personnel et un petit volume de courrier à envoyer à vos destinataires, car tout est réalisé manuellement.
Cela signifie que vous imprimez, mettez sous plis, notez les adresses sur les enveloppes et déposez le tout dans un bureau de Poste. Sans compter les problèmes occasionnels d’imprimante, le renouvellement du stock d’enveloppes et le temps de trajet pour aller à la poste, cette option est la plus longue en terme de traitement de courrier et la plus coûteuse.
Néanmoins, elle peut être idéale par les TPE ou sociétés qui gèrent moins de 100 courriers par mois.
Lorsque le courrier devient un peu plus important, une entreprise pense souvent qu’investir dans une machine à affranchir et/ou une machine de mise sous plis est la solution la plus rentable.
La société gagne du temps en effet sur l’affranchissement du courrier puisqu’une machine s’en charge. Elle peut également gagner du temps sur la mise sous plis.
Néanmoins, tous les coûts de fourniture : feuilles, enveloppes, impressions et les coûts liés aux ressources humaines peuvent vite faire monter la note… Sans compter les erreurs d’affranchissement et d’adressage qui peuvent retarder le traitement du courrier et donc l’arrivée de vos courriers chez vos correspondants.
De plus, la machine a affranchir à un coût non négligeable qu’il est important de prendre en compte.
Pour une expédition d'environ 30 courriers par jour, une pMAc, dit de Petite Machine à Affranchir Connectée, coûte environ 50€HT par mois.
Cette solution d’affranchissement de courrier est préconisée pour les ETI et entreprises Grands Comptes. En effet, elles envoient très régulièrement du courrier en masse.
Mais, cette solution à ses avantages et ses inconvénients.
Bien sûr, comme avantage on peut citer, des personnes dédiées à la gestion du courrier, l’investissement dans des machines professionnelles d’affranchissement, des plieuses, de mise sous plis, d’impression, permettant de disposer d’un service très réactif.
Hormis pour les grandes organisations, il est difficile d’imaginer qu’une PME ou une entreprise moyenne puissent investir autant pour la gestion de son courrier. En effet les investissement sont nombreux : un local dédié, l’investissement d’une machine, la masse salariale dédiée, etc … Cette option est valable pour les banques et les autres entreprises gérant un volume très important de courrier par jour.
On estime pour un grand volume d'envoi mensuel que les dépenses d'affranchissement sont supérieures à 1 500€. Aussi, il est nécessaire de disposer d'une timbreuse intelligente, appelée MAi, dont le coût de location est d'environ 200€HT par mois.
Avec les nouvelles technologies, les solutions d’externalisation de courrier en entreprise ont vu le jour il y a une dizaine d’années.
La Poste propose des tarifs préférentiels aux sociétés envoyant un certain nombre de plis quotidiens, à condition de pouvoir se doter de machines spécifiques. Par ailleurs, Internet permet de transmettre des informations simplement et quasi instantanément.
Une société comme Edilink, spécialiste en gestion de courrier postal et électronique investit dans des machines de dernières technologies, pour gérer l’ensemble des missions liées au courrier.
Avec un massificateur postal certifié au Courrier Industriel Premium, vous bénéficiez d’un tarif postal jusqu’à 50% moins cher et cela dès le 1er pli envoyé, et en toute confidentialité.
Comme vu plus haut, en passant par un prestataire de services pour la gestion externalisée de vos courriers, vous bénéficiez d’un prix industriel d’affranchissement dès le premier pli, lié à la massification postale certifiée. Cela vous permet de réduire considérablement vos frais d’affranchissement de courrier au quotidien.
Voici un exemple concret pour les convocations d’AG des Syndics de copropriété.
Avec un prestataire postal alternatif et certifié, bénéficiez d’un affranchissement courrier à 0,662€.
Tarif public eco pli 20 à 35 grs = 1,65 €
Tarif ecopli Edilink < 35 grs = 0,662 €
Affranchir son courrier au mauvais tarif pour un nombre très restreint de courrier, n’est pas impactant pour votre organisation. Cependant, ces petites sommes d’argent ccumulées et répétitives représentent plusieurs milliers d’euros perdus par les professionnels par an.
Mais alors, comment bien choisir son tarif d’affranchissement ?
L’envoi d’une lettre soulève souvent plusieurs interrogations en fonction des caractéristiques de l’envoi : quel tarif ? quel poids ? quelle destination ? avec ou sans accusé de réception ?
Pour une entreprise qui gère du courrier quotidiennement, tous ces critères se mélangent et sont parfois méconnus des personnes en charge de traiter les envois. En effet, il faut noter que le catalogue des tarifs postaux officiels de La Poste pour les entreprises, fait une soixantaine de pages. Il existe des centaines de tarifs différents selon l’envoi que vous souhaitez effectuer. Il est donc difficile de trouver une solution unique pour l’envoi des courriers professionnels.
Cette méconnaissance des tarifs peut faire perdre des milliers d’euros à une entreprise, uniquement sur les frais d’affranchissement courrier.
C’est pourquoi, opter pour un service courrier externalisé, comme proposé par Edilink devient incontournable et gagner du temps et réaliser un maximum d’économies sur ses frais d’affranchissement.
Economisez jusqu’à 50% sur vos frais d’affranchissement courrier et de gestion interne
Une connexion web à votre espace client depuis votre équipement et toute votre gestion de courrier est automatisée et gérée par nos soins. A travers cet même espace, suivez la vie de vos plis en temps réels et archiver vos preuves d’envoi.
Pour aller plus loin dans notre étude comparative, nous vous proposons de découvrir la répartition des frais d’une gestion documentaire internalisée VS une gestion doucmentaire externalisée.
Retrouvez notre FAQ en fin d’article. Si vous avez d’autres questions, n’hésitez pas à sonder nos équipes d’experts.
Vous souhaitez payer vos timbres moins chers toute l'année ? Externalisez !
Le coût de revient d’un contrat de maintenance pour une timbreuse varie fortement selon le concessionnaire que vous choisissez. Il est généralement inclus dans le prix de location de la machine à affranchir. C’est un point à prendre en compte lorsque vous étudiez et comparez les différents prestataires de services.
Chez Edilink, nous avons la solution pour vous. Grâce à notre expertise, la gestion de votre courrier est beaucoup plus souple et bien mieux contrôlée, vous permettant ainsi de bénéficier du meilleur prix pour chacun de vos envois. Par ailleurs, vous n’aurez plus besoin de vous poser de question concernant les tarifs, les envois et les suivis.
Une fois votre courrier créé, vous nous envoyez votre PDF. En un clic, votre courrier sera imprimé, mis sous pli, affranchi et envoyé. Nous nous occupons de toute votre gestion documentaire. Nous mettons à votre disposition un espace client dédié 100% personnalisé qui vous permet de faire des envois en masse ou des envois unitaires.
En nous confiant votre courrier, vous bénéficiez de nos tarifs « grand compte » vous permettant d’économiser jusqu’à 50% sur les frais d’affranchissement.
Grâce à nos tarifs de courrier industriel, nous permettons à nos clients de réaliser des économies considérables.
Partager cet article
Découvrez tous nos engagements et notre démarche RSE
Chaque année, Edilink s’efforce de compléter sa politique RSE avec de nouveaux engagements sociétaux et environnementaux. Découvrez dans cet article, les principaux.
Signature d’une charte en interne concernant l’intégrité de l’entreprise et son engagement dans l’égalité des traitements et salaires entre tous les salariés. Par ailleurs, tous nos collaborateurs sont sous contrat en CDI (Contrat à Durée Indéterminée). La Direction Générale d’Edilink s’engage à limiter au maximum le turnover et à faire grandir chaque collaborateur rejoignant l’aventure Edilink. Nous nous engageons à être à l’écoute de tous et à faire monter en compétences l’ensemble de nos salariés. Les besoins de formation sont également écoutés attentivement et organisés rapidement.
L’engagement de nos collaborateurs, fait la réussite et la satisfaction de nos clients.
Chez Edilink, il y a une grande diversité ethnique, sociale et culturelle au sein des équipes. Une source de richesse et de levier de performance pour la société Edilink. Toutes les générations sont intégrées dans l’entreprise. Entre 2022-2023, 5 personnes nous on rejoint, allant de 25 à 59 ans.
Actuellement, nous sommes 17 collaborateurs, dont 6 Femmes et 11 hommes (Directeur Général compris).
Nous avons une pleine confiance en nos collaborateurs. Ils organisent leur temps de travail et sont autonomes au quotidien.
Notre objectif : conserver et promouvoir la cohésion d’équipes, d’autant plus que depuis mai 2023, nous sommes répartis sur deux sites distincts situés à Saint-Maur des Fossés (94).
Le papier issu de forêts gérées durablement est produit à partir de fibres de bois vierges issues de forêts certifiées PEFC et de sources contrôlées. Il consiste donc en l’utilisation d’une matière première. La certification PEFC garantit que le prélèvement de la ressource nécessaire à la fabrication du papier s’inscrit dans une démarche durable visant à préserver la forêt et la biodiversité de l’impact de la gestion et de l’exploitation. Edilink utilise du papier 100% certifié et labélisé PEFC pour l’ensemble de son service courrier.
Nous mettons à disposition de nos salariés des poubelles de tri pour nos ordures ménagères via un code couleur identifiable.
Le destructeur de documents certifié P3 est idéal pour la destruction des informations confidentielles. Le niveau de sécurité d’un déchiqueteur de papier est identifié selon la taille des déchets et du type de coupe. En effet, plus les déchets seront fins et plus le niveau de sécurité du destructeur de papier sera important.
Le niveau de sécurité P3 permet de sécuriser des informations secrètes, R&D, propositions commerciales, relevés et informations bancaires, etc…
Une coupe P3 sur un broyeur papier rendra très difficile la reconstruction des documents voir impossible ! C’est le niveau de sécurité le plus élevé de la gamme des destructeurs de documents. Le broyeur papiers présent au sein d’Edilink est de cette catégorie et est équipé de blocs en coupe croisée, découpant le document en long et en large, allant de 2 x 15 mm à 2 x 14 mm. Notre matériel certifié P5 découpe les liasses papier dans les deux sens. Autrement dit, ça coupe en particules ou confettis en opposition à la coupe en bande ou droite. Avec nous, vos documents papiers confidentiels seront détruits en particules ≤ 30 mm2.
Edilink utilise du matériel certifié P3 de la marque INTILMUS 16.50 pour la destruction des documents confidentiels de son entreprise et ceux de ses clients.
Outre la lutte contre l’espionnage ou le vol de données secrètes, un destructeur de documents confidentiels P3 permet également de se conformer à la norme RGPD. Le Règlement Général sur la Protection des Données impose aux professionnels du secteur le contrôle des informations physiques et dématérialisées de leurs clients et collaborateurs.
[Nouveauté 2024] Edilink recycle son papier détruit avec un conditionnement par système de balles.
Par ailleurs, nous avons mis en place un contrat de reprise des déchets avec la société PAPREC. Plastiques, bois, papiers et ferraille… ils reprennent l’ensemble de nos déchets et s’en suit un traitement respectueux de la loi, où les meilleures options de valorisation possibles sont mises en œuvre dans l’intérêt de tous. Grâce à PAPREC, un système de tri est directement mis en place chez Edilink et il se charge de la collecte et du traitement des déchets, tout en sensibilisant nos équipes internes.
Edilink a obtenu un certificat de neutralité Carbone pour les dépôts effectués sous contrats et ceux de ses clients. Le certificat obtenu par La Poste atteste que les prestations confiées à la Poste par Edilink ont généré 188 teqCO² entre le 1er janvier 2022 et le 31 décembre 2022.
Edilink prend part à la transition écologique vers une économie bas Carbone grâce aux démarches de réduction des émissions de CO² et de compensation des émissions résiduelles que la Poste met en œuvre. Ce certificat nous permet d’illustrer notre contribution à la lutte contre le changement climatique et appuie notre démarche globale.
Grâce à cette politique globale, La Poste garantit à ses clients une prestation 100% neutre en Carbone : le CO2 émis lors des prestations effectuées pour le compte de ses clients est mesuré selon une méthodologie validée annuellement par les commissaires aux comptes et intégralement compensé carbone. Ainsi, le certificat carbone répond à un double objectif :
Référente dans la lutte contre le changement climatique, la Branche Service Courrier Colis de La Poste est engagée dans une trajectoire de réduction des émissions de CO² validée par l’initiative SBT. Depuis 2012, la Poste compense 100% des émissions de CO² résiduelles de ses activités par le financement de projets à l’international et en France.
La démarche de compensation carbone menée par le Groupe La Poste correspond bien à la dernière étape d’une démarche plus globale de réduction des émissions de gaz à effet de serre.
L’objectif central est de tout mettre en œuvre pour émettre moins de CO2 avec des actions de fond.
Cela concerne :
La Poste s’engage dans le déploiement de véhicules au Gaz Naturel (GNV) sur le territoire national. Le GNV est un axe fort pour la réduction des émissions de polluants atmosphériques : un véhicule GNV émet aujourd’hui 95% de moins de particules fines et 40% à 50% de moins d’oxyde d’azote qu’un véhicule diesel équivalent.
Le chargement de ses véhicules, avec le choix du transport en vrac et des camions double-pont. La Poste développe les caisses mobiles qui permettent de transporter le double de colis par liaison, et 100% des caisses mobiles vrac seront déployées en 2023.
Vous souhaitez en apprendre davantage sur Edilink et ses engagements ?
Partager cet article
Combien coûte une machine à affranchir, pourquoi se séparer de ses machines courriers internalisées dans mon entreprise ? Edilink : expert courrier 360°, combien ça coûte ?
Continue reading
Découvrez les nouvelles façons d’envoyer vos convocations d’AG et tous les services associés. Pourquoi choisir un prestataire postal à la culture syndic vous fait drastiquement baisser vos charges et vous simplifie la vie ?
Continue reading
Découvrez les 4 principaux critères à prendre en compte en vue d’externaliser de sa gestion documentaire d’entreprise
Continue reading
Notre Directeur Général prend la parole ! Découvrez le publi-reportage de Michael Assor : enjeux, culture d’entreprise, projets d’avenir, il se livre à vous
Continue reading
Edilink s’associe à AR24 pour l’envoi dématérialisé : lettre recommandée électronique, avis électronique, recueil de consentement… AR24, 1er acteur 100% français hautement certifié et sécurisé
Continue reading